事務職って何をやるの？

久しぶりのnote。
ダイエット中につき、フードエッセイを封じられている今、特に書く事もなく。

そもそも、日々、仕事で自宅と会社の行ったり来たりでネタもない……いや、待てよ。せっかく仕事に復帰したので、仕事ネタを書こうと思った。

とは言いつつ、私がしている仕事はどこにでもあるような中小企業の一般事務で、特殊でも華やかでもない。

しかし、自分が当たり前と思っている「事務職」の基本みたいな事も、他の職種の人からしたら新鮮かもしれないし、もしかしたらこれから事務職に就きたいけれど、具体的にどんな事をするのかザックリとしか分からない方もいるのではないか？ 

もちろん、同じ一般事務でも業種によって、更には会社毎でも異なるし一概には言えないが、これどこの会社でも同じ事をやるという作業もある。

私は転職歴が多く事務職も飛び飛びだが、累計すると15年以上は就いている。

所詮、パートなので全然偉くも何ともないが、事務共通の雑用なんて、社員がパートに押し付けて……おっと、失言はこの辺で。 

今、働いている仕事がハローワークの求人票に出していた仕事内容と実際の仕事がどんな感じだったか比較してみようと思う。

求人票の内容と実際やってみた仕事

職種

販売事務・オフコンオペレーター

私が配属されたのは、管理部システム室。
一般的に「システム」というと、社内PCのメンテナンスや管理などのイメージがあると思うが、それらは私の上司(部長、課長)がやっており、私の仕事はメンテナンスや管理ではなく伝票発行その他諸々が主な仕事である。詳しくは下記で。オフコンという平成レトロな単語でピンと来ないが、ようは社内独自のシステムを操るオペレーターである。

仕事内容

コンビューター入力操作

うちの会社は古い社内システムを中心に業務が回っている。令和の世、取引先はWebシステムが中心なので、そのWebシステムでダウンロードしたものをわざわざその古い社内システムに転送して作業する。

社内システムはキー操作が独特であり、実行キーがEnterではなくCtrlだったり(たまにEnterの時もある) Shift+F1が登録キーだったり、慣れるまでは大変。

電話応対

私はまだ働いて短いので、電話は取っていない。システム室は基本、外線を取らなくても良いが慣れたら誰も取る人がいなかったら取るようになるという。内線は掛けたり、掛かってきたりはある。

営業サポート

真の営業サポートは他部署である営業事務が行っている。システムは営業もしくは営業事務から依頼された伝票発行をしている。

その他、営業サポートではなく、経理サポートになるが、売上を立てたり返品などで伝票訂正する案件を社内システムに入力をしたりもする。

あと、倉庫から出荷物があって、それを欠品などのデータをPCで入力してから、出荷送信作業をしている (これは出荷担当の商品課サポート)

つまり、私の仕事は各部署のデータ入力処理が中心である。

書類作成・伝票整理・書類整理

書類作成というより、伝票発行。ExcelやWordやPowerPointなどで新規に書類作成をする事はほぼない (全くないとは言わない)

伝票整理は出力された大量の伝票を機械で裁断して、分けたりまとめたりする。

書類整理は入力時のチェックを入れた帳票やその他細かい書類などをファイリングする。

雑務

• 伝票類や封筒など日々使う消耗品の発注作業

• プリンターのインクリボン交換

• その他、コピーやFAX、メール処理など。

こう書き出してみると、うちの会社は結構正直に仕事内容をハローワークに出しているとは思う。ひとまず、こんなはずじゃなかったという内容は無かった。

事務仕事の基礎知識

例として私の仕事なんぞを先に書いてしまったが、ここからは事務職はどこの会社でも同じような仕事があって、その基礎知識みたいなものを挙げる。

電話応対

外線(取引先)などの電話を取って、そのまま問い合わせに答えたり、他の人に取り次いだりする。業種や会社によって微妙な違いはあるが、大体の出だしはこんな感じである。

「ありがとうございます、○○(会社名) ○○(自分の名前)です」
(ありがとうございますが、お世話になっておりますや、そもそもその冒頭や自分の名前を省く場合もあり)

相手の方が名乗ったら、「お世話になります、もしくは、なっております」(これはどこの会社も同じだった)
自分宛だったらそのまま要件を聞き回答をする。他の人宛なら「少々お待ちください」と保留にして取り次ぐ。

ちなみに内線の時は「お世話になっております」ではなく「お疲れ様です」である。

あと、取引先からの応対で社内の人の名前を出す時は、普段呼んでいる「○○さん、○○課長」ではなく、どんなに役職が偉かろうと必ず「○○(名字の呼び捨て)」と呼ぶ。「○○さんは席を外しております」ではなく「○○は席を外しております」になる。

複合機操作(コピー・FAX・スキャナー)

事務職をしていると、これは絶対に逃れられない。PCメインになろうとコピーは取るしFAXも送る(昔に比べればかなり減ったが)

複合機の操作は、大体どこも似たり寄ったりなので (私調べで申し訳ないが、富士通かゼロックスが圧倒的に多かった) 何処に行っても慣れるのは難しくない。

事務職が初めてで、なおかつ今までの仕事でも複合機をあまり使って来なくて操作が良く分からない場合は、まずは基本的なコピーの取り方(原稿の置き方や枚数、サイズ指定の仕方)とFAXの送り方(宛先の設定の仕方)を覚えて、両面コピーや拡大縮小コピーなどの応用のやり方は追って覚えていけばいいと思う。一気に覚えようと焦ると余計に操作ミスをするので(経験済) 特にFAX送信は焦って送り先を間違えると、重大な情報漏洩事故になるうるので、要注意。※これはメール送信でも同じ事が言える。

複合機使用にまつわる暗黙の了解を記そうと思う。

• 使い終わった後は、次に使う人の為に必ずリセットを押して初期状態に戻す(次の人がうっかりそのままの設定でコピーを取って間違えるという事故を防ぐ為)

• 指定がない限りはモノクロ(白黒)コピーが基本。カラーコピーはモノクロコピーの10倍くらい高い。

余談だが、会社によって、セキュリティの観点から裏紙にコピーするのを厳禁している所があれば、逆に紙の節約の観点から裏紙にコピーする事を推奨している所もある (両方経験済) そういう細かい点でも会社の経営方針や雰囲気が分かって面白い。

ファイリング(書類整理)

ペーパーレスの時代になったとはいえ、やはりまだまだ書類をファイルに綴ったりする作業はなくならない。ファイリングの暗黙の了解を記そうと思ったが、指定がない限りは古い日付が下に来るようにファイルに綴るくらいしか思いつかなかった。

他にメール送信などの作業があるが、PC関係の業務まで入れるとかなり長くなるので、今回は端折る。

最後に

事務職というのは、前記したが特殊でも派手でもない。言うならば、会社の花形業務が売上に直接貢献する営業職だとすれば、事務職は縁の下の力持ちとして地道に会社全体の業務が円滑に進むようにサポートする仕事である。

会社によって様々だが、細かい仕事を沢山覚える事も多々ある。それらを早く理解して覚えて、なおかつ慎重に正確に作業するというのが最重要だと思う(自分にも言い聞かせ)

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。