最近の仕事への取り組み方の変化〜マニュアルを作り終えて〜

こんにちは、minakoです。

友達の会社で働き始めてから2ヶ月半が経ちますが、毎日のように会社に行って働く生活は続いています。

周りはすでに他社での経験の積んだ強者ばかりで、自分の経験のなさに不安になることは多々ありますが、そんなこと嘆いている暇もないほど、目の前の課題に向き合うことに奔走しています。

そんな私が最近ハマっているのは、「リッチマン・プアウーマン」です。

会社の子の勧めで何気なく観始めたのですが、つい最近まで就職活動を行い、気がついたらベンチャー企業で毎日働いている自分の境遇を、石原さとみ演じる“夏井真琴”に重ね合わせてしまい、気がついたらどっぷりハマっていました。

彼女の積極的に行動をおこしたり、仕事をひたむきに頑張ったりする姿がとても魅力的で、見ているこちらも応援したくなってしまいます。

もちろん結果を出さなければいけない世界であることは承知ですが、私は、彼女のように、周りから応援されるような人になりたいと思っています。

そのために、人から仕事を任されるように、今は目の前のことを手を抜かないようにして、日々仕事に励んでいます。

話が逸れてしまったので、本題に戻すと、
前回に引き続き、友達の会社での話を今回も書きました。

↓前回の記事です。読んでくださった方々、ありがとうございます！

今回の仕事は、インスタ運用のマニュアルを書く仕事でした。

新たな仕事を任された嬉しさの中で仕事をしていましたが、この時の仕事の出来は、自分の力を100%出せたとは言い難いもので、今後に生かすべき課題がたくさん得られた仕事でした。

その反省とこれからどう活かしていくのかをこのnoteに残していきます。

マニュアルはみんなの認識を統一させる

私がマニュアルを作る前、人数も少なかったこともあり、1人の運用者ごとにメンター1人がつきっきりで面倒をみていました。

しかし、運用者の人数増加や会社が忙しくなるにつれてそのやり方に限界を感じていました。
特に忙しくなってくると、"よくありがちな注意を各運用者に行うこと"や"1人の運用者に対して同じ注意をすること"が増え、時間的にも心理的にも負担になっていたと思います。

そこで全員が運用に支障ないレベルのインスタの知識を持つために、最低限の知識を文章ベースで残す必要がありました。

それがマニュアルです。

図のように、”マニュアルのある世界”では、同じものが引き継がれているので、みんな基本的には同じような知識を持っています。

しかし、”マニュアルのない世界”では、人から人に伝わるごとに少しずつ変わっていくので、伝われば伝わるだけ少し理解にズレが生じてしまいます。

これらをマニュアルはある程度防ぐことができます。

もちろん、それ以外にも

・経験と勘ではなく、しっかりとしたフローを作ることで作業を効率化する
・会社の理念を共有する
・作業の目的をあらかじめ伝えることで運用者の視点をなるべく揃えられる

などの効果も発揮します。

マニュアルは誰が見ても分かるもの

最初、マニュアルとは以下のようなものであるという説明を受けました。

マニュアルとは、「手順書」のことであり、誰が見ても分かりやすいものであり、業務を行う上で分からないことがあったら見れば、分かるようになっている辞書的なものである。

事実に基づくことのみを記載すれば良いだけなので、簡単に書けそうだと思っていたけど、これが想像以上に大変な作業でした。

具体と抽象の行き来するという文章的な基礎的な部分と、全ての作業に対して漏れがないように載せること
の二つが難しかったからです。

そして、それまで自分で１から作り上げるアカウントの運用をしていたのに、リポスト型のメディアの手順書を書かなければならず、自分の頭の中でシミュレーションする作業が必要だったため、手こずってしまいました。

自分が躓いてしまった2つのポイント

-【1】抽象のレベルを高めて業務を理解する難しさ

マニュアルに限った話ではないのですが、文章を書く手順で、一番初めに行うことは土台としての構成を作るために"見出しをつける"ことです。

前回のnoteを書く時も苦労し、反省した部分だったので、今回のマニュアルでもきちんと行おうと思っていました。

でも結局、私が行ったのはプロセスは以下の通りでした。

①まず最初、見出しを作り、並び替えを行う
②途中のフィードバックで、抜け部分を指摘される
③抜け部分を言われた通り差し込み、文章ベースで書き始める
④抜け部分を含めた文章の構成の練り直しを行う
⑤練り直しの必要があったので、並び替えを行う
⑥その他気になる箇所を補正する

最初は見出しベースで考えられていたのに、抜けてしまった見出し部分を訂正された後、何も考えずにぽんっと差し込み、そのまま書き始めました。

それゆえ、見出しごとのまとまりが大きくなってしまい、見返したときに全体を掴みにくいという状況に陥ってしまいました。

よく考えるとそこで構成する必要があるのは明白だったのですが、その時は修正することで精一杯でした。

ここに関しては、意識的に全体像を掴むように自分で改善をしなければならないので、どの仕事でもまずは全体から入るように今は心がけています。

-【2】全ての行動を残さず、言語にすることで具体化をする

最初に述べたように全て書き出すために、作業の手順をきちんと時系列で把握することがポイントでした。

その作業の中で、失敗してしまったところが２点ありました。

1つ目は、"私が作業工程の全てを理解できていなかった"ことでした。

自分で一通りの作業を行った経験がなかった分、作業を書き起こす上でのストーリーを描ききれていなかったため、自分が理解していないポイントを分かっていませんでした。

分からないなら分からないなりに1投稿やらせてもらうなり、分からない部分は人に聞くなり、という積極的な姿勢も欠けていたため、挽回もすることができませんでした。

このような行動力は今まで培ってこなかったので、この会社に入ってから自分のできなさをすごく痛感させられる部分であり、正直、直すことの難しさに今は直面しています。

今は楽に(≠手を抜いて)仕事できる方法を模索し、実践を心がけているところです。

2つ目は、"無意識にやっている作業の言語化"です。

普段、習慣としてやっているような言葉で説明できない作業を言葉にすることに手間取りました。

例えば
・画面上のボタンの位置を言葉で説明したい時
・良い写真の選定など感覚でやっていて言語化が進んでいない部分
などです。

それ以外にも、全ての作業の意義についても理解し、それを適切に伝えることも必須でした。

立ち止まって言語化することができ、マニュアル作りは良い機会だったと思う一方で、普段から意義について考えずになんとなくで仕事をしていた自分の甘さも感じました。

この2点から学んだこととして、
マニュアルにおいて必要なことは、断片的に引っ張り出すだけでなく、きちんとストーリーとしてアウトプットすることが大事だと気がつきました。

相手の視点に立って文章を整える大事さ

自分がただ書いて終わりだけではなく、読んでもらう人の時間を大事にする気遣いというものは欠かさずにあるべきです。

今回私は3つの工夫を行いました。

①画像をとにかくたくさん入れる
②改行や色付け、太字にして読みやすくする
③難しい言葉は使わない

①については、視覚的に理解してもらえるようにスクリーンショットをたくさん差し込みました。

それのみならず、スクリーンショットの重要な場所を強調するように画像の加工を行い、マニュアルを見ながら作業を行えば、気がついたら作業が終わっているような構成にしました。

ちょっと面倒臭いなと思って、写真を抜かしたところ、周辺のクオリティが下がってしまいました。

1個でも手を抜くと完成の差は歴然であり、一つ一つ丁寧に仕事をしなければとその時、ぎゅっと気を引き締められました。

②に関しては、以下のような意味があると考えています。

1. マニュアルとは必要量の情報が書かれているが、十分量で理解できる人もいる。その十分量の部分を色付けすることによって、理解が早い人をうまく誘導することができる。
2. 理解が遅い人に対しても何を優先的に覚えたらいいのかを導くことができる。

ほんの一手間だけど、すごく意味のあることです。

読み手のストレスにも直結する大事な部分だと考えています。

③はマニュアルの本質とも言える部分です。

私は普段からインスタの用語の会話が飛び交っているので、無意識に業界用語を使っていると思います。

でも、このマニュアルを使うのは初めてのこの会社に来た人です。その人が理解できるように書かなければならないのです。

以上のの3つは、マニュアルの利用者に対して理解しやすいように導く大事な気遣いです。
こういうところに私の人間性というものが現れるので、しっかりとこれから気を配っていきたいところです。

時間を守ることは信用に直結する

上記のような学びは、マニュアルや文章を書く上での注意点は今後の資料作成などに役立ていくものでしたが、私はそれ以上の失敗を犯し、一番大切な学びを得ました。

それは、マニュアルの提出が大幅に遅れてしまったことです

2日間ぐらいで終わらせるという話だったけど、想像以上に難航し、思ったより時間がかかってしまいました。

普段から遅刻などはあまりしないタイプで、あまり相手に遅刻されることを好まない私が、提出期限という部分に関してはなぜか甘く捉えていました。

その時に、信用に関わるという話をもらい、その場で気持ちを改めて、行動で示していかなければならないと思いました。

それからの自分の行動徹底して工夫することを心がけるようになりました。

マニュアルの今後と自分の仕事に対する姿勢の変化

実際に、この間から私のマニュアルで研修が始まっていますが、運用者は問題なくインスタの運用をすることができています。

マニュアルの最新を保ち続けるために使ってくれた人の意見を聞き、常に見直しを行いながら、柔軟に変えられるようにしていきたいと思っています。

そして、現在はインスタ事業部長となり、多くの運用者を統括するポジションについていますが、今回の反省を踏まえて、次のようなことを気をつけながら行っています。

◎自分の目標と期限を決めて、周りに提示し、評価を取りに行く
・あらかじめ項目を立ててからフィードバックを行うことで時間短縮する
・相手に、この作業の意義などを投げかけ、運用者のより早い成長を促す

◎のことを実践するようになってから、褒めてもらえることも増え、仕事により一層のやりがいを感じています。

まだまだ私のやるべきことはたくさんあるので、自分ができることを全力で取り組んでいきたいと思っています。

最後に

今、私がいる株式会社Tsuzucleでは、一緒に働いてくれる人を募集しております。

この会社は、周りの人を大事にしながらも、一社会人として、果たすべき責任をきちんと為し遂げるような優秀な人たちが揃っています。

実際、私が直すべきところは叱ってくれながらも、落ち込んでいる時にはさりげなくフォローしてくれたり、達成できた時には一緒に喜んでくれたりしたおかげで、私はできることを少しずつ増やすことができました。

そのおかげで今では、社内体制のことは私に任せてもらえるようになり、より大きなやりがいを感じながら、仕事に取り組めています。

自信を持って勧められる環境なので、興味がある人は声をかけてくれたら嬉しいです。

具体的に、募集しているのはこういう人です。

・就活終わって、入社前にしっかり準備したい人
・起業に興味あるけど、その前に力を付けたい人
・大学1・2年生で時間があるのでビジネスに触れたい人
・やる気があり、一生懸命頑張ることができる人
・優秀なメンバーと働きたい人
・マーケティングに興味ある人

絶対後悔しない環境だと思いますので、よろしくお願いします。

最後までお読みいただきありがとうございました。

minako