わたし的。いろんな仕事をスグに切り替えてスグに取り掛かるための工夫（Mac利用者）

わたしは、組織やプロジェクトの管理を行う役割を担っています。
いわゆる“プレイングマネージャー”といわれるひとです。
そんな役割の方がたくさん共感していただけるであろう悩みや課題があります。
タイトルでお分かりのように、「15分や30分単位で対応する対象や内容をすぐに切り替えて実行する必要があり、対象の情報や資料を探したり、頭を切り替えたりするのが大変！」という悩みや課題です。
このような悩みや課題をわたしがどう対応しているのかの工夫を紹介いたします。
みなさんの創造的な時間を作り出す一助になれば幸いです。

わたしの立ち位置と仕事

工夫を紹介する前に、わたしの立ち位置と日常的に対応する仕事をざっくりと。

わたしの立ち位置

会社組織のマネジメントにおいては、会社の複数ある部署の配下にあるひとつのグループマネージャーです。グループには複数のチームがあり、基本的にはそのチームマネージャーたちを監督・管理しています。
また、自社が提供する事業にまつわる個別プロジェクトのマネジメントを行っています。

わたしの仕事

• 配下社員の相談や対応

• 配下社員の衛生管理、稼働管理、売上管理

• 採用などの組織運営にまつわる相談の対応や意思決定

• プロジェクトの進行管理やアウトプットのレビュー

• 上記に関連する会議への出席

コンセプトは
「全部ある。全部見える。奥行きゼロの一面管理」

このコンセプトに従って行っていることは4点です。
これらをやると、トラックパットを指3本でシュッとスライドするだけで、スグに別の仕事の準備完了！という状態となり数年間これで過ごしています。
とても快適です。
それぞれをチョットずつ解説して、この記事は終わりです。

1. 仕事の種類ごとにデスクトップを用意

2. ツールは原則ウェブブラウザのみを使う（Google Chrome）

3. 繰り返し利用するウェブページは閉じない

4. ウェブページはタブグループで整理

１. 仕事の種類ごとにデスクトップを用意

Macでデスクトップを複数作れる機能を活用し、組織運営、プロジェクトA、プロジェクトB… のようにデスクトップをつくり、対象の仕事に関する情報を区分けされたデスクトップにすべて詰め込みます。
これによって、別の仕事に取り掛かる準備がすぐに完了です。

２. ツールは原則ウェブブラウザのみを使う（Google Chrome）

見出しそのままです。
なぜか。
例えば、SlackやTeamsなどのコミュニケーションアプリを使った場合、そのアプリ内でトピックやプロジェクトの切り替えをする必要があります。
このような仕様は、Macのデスクトップ切り替えで仕事の切り替え・準備をしている私からすると「Slackだけ組織運営のデスクトップに置き去りだ」みたいなことが起きます。
デスクトップ切り替えだけで別の仕事の準備を完了させるためには必要なことなのです。

３. 繰り返し利用するウェブページは閉じない

これも見出しそのままです。
なぜか。
ウェブブラウザにはブックマーク機能など、情報管理を助けてくれる機能ありますが、1秒でもはやく目当ての情報へアクセスするためには、その瞬間表示した画面上に一覧して情報がある方が見つけやすい。と感じているからです。
※ 開いているウェブページを活性状態にしておくとPCのパフォーマンスが悪くなるため、一定の条件（時間など）で休眠状態にする機能やプラグインなどは使う前提です

４. ウェブページはタブグループで整理

こちらは、3を補完する工夫です。
よく使うウェブページが全部開かれていることはいいのですが、きっかけが無いと探しにくいです（というか無理に近いです）。
例えば、プロジェクトAのデスクトップに置かれているChromeのウインドウでは「契約」「カレンダー」「スケジュール」「議事録」「アウトプット（Figma）」のようなタブグループをつくり、探すきっかけを作っています。
その時々で新たなウェブページを開く必要があるときは、タブグループ外に展開されるので、いつか使いそうなものはブックマークし、そうじゃないものは一定の時間が経ったら消すルールで運用しています。

以上です。

一点、最後に補足をすると、機械学習を通して検索性が上がったり、レコメンドを機械がしてくれたりなど、最新のツールなどはウォッチしつつ、代替できそうなことはしていく所存です。なので今後もコンセプトと照らし合わせながら改造していきたいと思ってますので、「これいいよ！」という情報があればどしどし募集してます！

どこかの誰かの仕事が効率化されて、充実した時間が過ごせますように。