仕事のミスをなくす方法！「仕事のミスが絶対なくなる頭の使い方」より

仕事でミスしたこと、ありますか？
私は、よくありました。

ちょっとした頼まれごとをすっかり忘れていたり、
会議の時間を忘れかけて、ヒヤッとしたり。
資料を提出するときも、チェックを怠ったせいで結果がまったく違っちゃったり…

数々のミスを経験し、このままじゃマズいと気づいたんです。
ミスしてばっかじゃ、
オンライン会議で「すいません、すいません…」しか言えないし、
信頼もガタ落ち。
しかも、ミスを修正するって時間かかるんですよね…
（最初にもちょっと時間かけて、ていねいに作業したほうがよかった…！）

そこで！
私は、仕事のミスを圧倒的に減らすことにしました！
ここでは、私がやってるミス対策を紹介します。

⛵ミス対策リスト⛵
【仕事を依頼されたら】
■その場で即座にToDoリスト化
■復唱する
■勘違いしようのないレベルまで具体化して話す

【作業中】
■必要なことにだけ注意を向ける
■作業に慣れる
■がんばらない

【作業が終了したら】
■かならず見直す
■チェックリストを作り、チェック
　※チェックリストは、1項目につき1アクションにする

【コミュニケーション時】
■意見を伝える時は、かならず根拠をあげる
■「相手のことを知らない」と思う

【仕事を依頼されたら】
■その場で即座にToDoリスト化
■復唱する
■勘違いしようのないレベルまで具体化して話す

「しまった！忘れてた！」
あなたも、ありませんか？
私は、よくやります。

ちょっとした頼まれごとを忘れる。
会議や作業の予定を忘れる。

ほっとくとミスばっかりになって、
作業効率も落ちるし、信頼もガタ落ち。
「すみません、すみません！」
って、あやまってばっかり…

そこで、対策…！

頼まれたら、その場で即座にToDoリスト化！

理由は、
頼まれごとなんて、かならず忘れるから。

忘れることはあたりまえ。
しょうがないんです。

だから、「ぜったい忘れる」前提で、しっかりメモをする！

忘れる前に、その場ですぐメモ！
やるべきことを、その場で即座にToDoリスト化する！

私も、仕事を頼まれたら、Excelのスケジュールにすべてメモします。
メモしておくとスッキリするし、忘れても安心。

忘れてもメモが残っている安心感があるので、目の前の作業にギュッと集中できます。
作業も速く終わる。
それに、
「あ、あれ覚えておかなくっちゃ…」という、モヤモヤしたストレスも消えるので、スッキリしますよ！

メモしておけば抜け漏れもなし。
いいことばかりなので、やらない手はなし！

つぎに、
・復唱する
・勘違いしようのないレベルまで具体化して話す

これは、「え、話ちがうじゃん！」を防ぐのにめっちゃ有効！

仕事だと、締め切りとか作業内容とかで、
「思ってたんとちげぇ…！」
が、けっこうありますよね…。

私もテレワークのため、指示はすべて文字だけ。

なので、
「理解したつもりが勘違い」
は、けっこうあるある。
コレ、放置しとくと…

一日がんばって作業したことが、「そうじゃないよ」の一言で無に…　涙（経験済み）

なので、私も対策をとっています！
それが、こちら↓

・復唱する
・勘違いしようのないレベルまで具体化して話す

これをやれば、締め切りや作業内容の勘違いがなくなります。
それに、相手に確認するだけでも
「コイツ、デキるヤツだな！」
と思ってもらえたり、ほめてもらえます　笑

また、締め切りがハッキリするので、トラブルが減ります。
よくあるパターンは、締め切りが思ってたより早かった…というヤツ。

上司「もうできた？」
　私「え？だって、今日中っていってましたよね？（まだ昼前だし）」
上司「今日中っていっても、確認したいから正午までにはくれないと困るよ！」
　私「あと30分…（先に言ってよ～～～！）」

きちんと対策すれば、こんなトラブルもなくなります。
期限の前倒しとか、地味に焦りますからね…。

【作業中】
■必要なことにだけ注意を向ける
■作業に慣れる
■がんばらない

つぎに、作業中のミスを減らす方法。
まず、必要なことにだけ注意を向けるのって、大切ですよね。
何か気にしながら作業すると、やっぱりミスが発生します。

その分、作業に慣れるとムダなことに気を使わなくなるので（手が覚える）、
集中力が高まり、ミスがぐっと減ります。

この集中力を大切にするために、何か依頼されたらそのつど「即座にToDoリスト化」する。
これはホントに有効です！

すぐやらないで「覚えておこう、あとにしよう」って思ってると、
「忘れちゃいけない」ってプレッシャーがかかりますよね。
すると目の前の作業に集中できないし、
「もし忘れたら…！」って忘れて怒られるときの場面をイメージしちゃって、ストレスになります。

だから、ちゃちゃっと作業を始めるか、ちゃっちゃかメモしてすっきり忘れたほうがいいですよ。
それに、がんばりすぎるとプレッシャーになって、それがミスにつながったりします（私は特に　笑）。

もしうっかりミスを防げないと、
ミスをする→評価が下がる→焦り、不安、心配で注意力が散漫→さらにミスをする、
のドロ沼が…（エンドレス！）。

だからしっかり対策しつつ、がんばりすぎないように。
集中してパリッと作業→信頼される→不安、心配なく作業に集中→パリッと作業！
の、よいサイクルをまわしていきましょう…！

【作業が終了したら】
■かならず見直す
■チェックリストを作り、チェック

つぎも、あるある。
「誤字脱字」
「チェックもれ」
「メールの送信まちがえ」

私は今、仕事で個人情報をあつかってます。
だから、（まだ経験ないけど）メールを送り間違えちゃったら、一発アウト…！
上司にも、間違えて送った人にも、個人情報をさらされた人にも、みーんなに謝らなくちゃいけません。
それに、懲戒や賠償責任の可能性だってあるし…こわっ。

ということで、
やりがちなうっかりミス（でも命取り！）を防ぐために、

・チェックリストを作り、チェック
・かならず見直す

を心がけています。
チェックリストを作れない時は、指差し確認したりしてますし　笑

※チェックリストを作るときは、1項目に1アクションとすると、いいですよ！
たとえば、メール送信時のチェックでも、

・宛先、CC,タイトルは記入されているか？

とするより、

・宛先は○○さんか？
・CCに○○さん、○○さん、○○さんが入っているか？
・タイトルは記入しているか？

としたほうが、手を止めて考える必要もないし、サクサクチェックしやすいですよね？
ので、チェックリストは1項目に1アクションがオススメです！

【コミュニケーション時】
■意見を伝える時は、必ず根拠をあげる
■「相手のことを知らない」と思う

さいごに、コミュニケーションのコツは、
意見を伝える時は、必ず根拠をあげること。

ビジネス場面で意見を伝えるとき、
「え～っと、なんとなく？」
「たぶん、そうかな～…って」
とかじゃ、ぜんっぜん説得力ないし、フワッとしすぎです　笑。

そこで、自分の意見を伝えたいときは、かならず根拠をいっしょに伝えること。
これだけで、ぐっと説得力があがります。

それから、相手のことを知ったつもりにならないで、「知らない」と思うこと。

相手のことを知ったつもりになって、相手も同じことを考えてると思うから、
指示を勘違いしたり、締め切りがズレたりするんですよね。

「相手は私の考えていることを何も知らない」
「自分は相手のことを何も知らない」
と思うこと。

相手はこちらの考えを一切知らないからこそ、
期限を明確にする、指示を復唱する、丁寧に報告・連絡・相談することが大切だと思うんです。

特に、
「根拠をあげて伝える」
ことは必ず必要になると思うので、ぜひ取り入れてみてください！

ということで、仕事のミスを圧倒的に防ぐために私がとっている方法でした！
対策法を学んだのは、こちらの本です。

ミスを防ぐ対策も、やるとやらないでは、信頼や作業スピード、ストレスがだいぶ違ってきます。
もしよかったら、参考にしてみてくださいね！

仕事のミスが絶対なくなる頭の使い方