３年かけて『継続できるタスク管理』に行きついた話｜Trelloとその運用ルール

facebookを見ていたら「タスク管理ツールを教えてください」という投稿があり、ちょうどTrelloを使ってまともにタスク管理が続いているのでここにまとめて公開します。

そもそもタスク管理って必要？

いっとき神経質にタスク管理してましたが、続かないしタスクリストを眺めたりアップデートする時間が業務時間の３割を占めている気がして、突然やめました。もうアドリブです。記憶を頼りにし、且つ「速攻でカタをつける」にして見た結果、楽にはなったんですが以下の問題が勃発しました。

•働き方が近視眼的になった（目の前のことしかやらない）
•タスクを思い出すのがメンドくさくなる
•「やり損ねてないか？」という不安がつきまといしんどくなる

プロジェクトメンバーそれぞれがタスクの抜け漏れを発生させることもあいまって「もっかいチャレンジしよう！」と再起しました。

DONEリストの気持ち良さ

まったく別で、妻が一言日記を書いているのを知り、客観的に自分を見つめるメタ認知のいいトレーニングだと思い、2018年2月から日誌を続けています。そこで副次的に得られたのが「DONEリストによる多幸感・達成感」です。

思いの外、結構な量のタスクを日々潰しているんだと気づいたこともあり、「ToDoリストを作ろう／運用しよう」だとモチベーションも上がらないので「DONEリストの運用ルールを構築しよう」にゴールを設定し直しました。

運用ルールと管理ツールを定義する上で抑えるべきポイント

場当たり的にチャレンジするのももう疲れたので、抑えるべきポイントを以下のように整理してルール作りに着手しました。

[ポイント]
•とにかくシンプルにする
•継続可能性を最優先する（最重要）
•直感的にする
•GTD(Get Things Done｜タスク管理の概念)を見直し「ToDo（すぐやれるタスク）」と「Project（検討事案）」を扱えるようにする
•ToDoリスト特有の「これ今すぐ全部やるの？」という胃もたれ感をなんとかする

今続いている日誌も「ハイパー簡単でいい／１行でいい／何日かサボってもいい」というルールにしているので全くむりなくできてます。（まだ３ヶ月だろと思うかもしれませんが２週間以上続いたことが個人史上初なんですw）

タスク管理のルール「５枚カンバン」

ポイントを網羅的に対応するルールを考えていきついたのがこの方式です。
タスクをカードに見立て、５つのカンバンを行き来させて管理するというもの。プロジェクトごとに５枚カンバンを作成し、メンバーでシェアしていきます。どうしても公開できないプライベートタスクもこの方式で管理可能です。

５つの看板のそれぞれの意味は以下の通り。

[１] タスクトレイ
とにかく思いつくタスクをここにバシバシいれます。これだけはざくざく積み上げるイメージなので「トレイ」と呼んでます。
[２] Mtgリスト
GTDの概念でいう「タスクとしてはサイズが大きく分解が必要なもの(= Project)」はほぼ100%「然るべきメンバーでMtgが必要なもの」と言い換えられるので、このリストを設けました。
[３] 進行中リスト
タスクトレイの中で「今週はこれを片付けるぞ／今日これやるぞ」と決めたものをここに移して実行していきます。進行中リストに載せてないものはやらなくていいとわかるとめちゃくちゃ気が楽になります。
[４] Doneリスト
終わったものをここに入れ込みます。そもそもタスクトレイに起票前に終えたタスクは、直接ここにガンガン追加していきます。（例えば「急な来客としてAさんが訪れ〇〇の共有をした」など）
[５] 決定事項リスト
組織としてのルールやプロダクトの仕様など、大事な決まりごとは議事録やToDoリストから探すことが多いのでこのリストを設けました。

タスク管理の手順｜簡単５ステップ

詳細を図解しました！

もちろん当たり前ですが、タスクに「担当」と「締め切り」を定義するのは当然のことです。そしてTipsとしては「Mtgリスト内のカードには複数人アサインされてOK」「その他は１人だけアサイン」としないと、担当者が曖昧でタスクの処理が遅くなります。

実際にどんな画面になるのか？

こんな感じです。（架空の会社のEC事業部を例にして新規にTrelloで書いてみました）

Trelloを選んだ理由

１、iPhone用のアプリがある
２、〆切が近づくとアプリからPush通知が届く（ここ重要）
３、操作が直感的（参加者のリテラシーの高低差が気にならない）
４、Slackとも連携できる（僕は設定と運用が面倒なのでやめました）
５、ブラウザでも動く／デバイスにあまり依存しない
６、操作履歴がわかるのでタスクの起票者/変更者が誰かわかる
７、「〆切順」「起票日順」の並び替えが簡単に行える

まずはお金かからないので以下からお試しして見るのがいいかと。
https://trello.com/

最後に

この運用方式でいくつかの事業やプロダクトの進行管理してますが、副次的に得られたのは「Doneリストを見るとプロジェクトが進んでる感じがする」「誰にタスクが集中しているかがわかる」「誰が貢献度が高いかわかる」というもの。チームワークの熱が全体的に高まるのが肌で感じられます。