自治体への電話アポ取りで押さえるべき３つのポイント

過去の記事で何度か、「報道を見て直接電話をかけてみては？」と書いてきましたが、見ず知らずの相手に対して電話でのアポ取りは、とても勇気がいりますよね。そこで、今日は、電話でアポ取りする前に、押さえておくべき３つのポイントをお伝えします。

１．自治体の問題意識をしっかりと理解する

記事の中で「〇〇計画を策定」「〇〇調査を実施」などと書いてあったら、真っ先に、その計画書や調査報告書をWEBで探し、熟読しましょう。自治体のホームページの中でキーワード検索をすれば出てきます。また、自治体は計画策定にあたって有識者委員会を開催することも多いので、もし委員会が開かれていれば、委員メンバーや会議資料、議事録などもざっと目を通します。

これらの資料の中には、自治体がいまどのような課題を抱えており、どんな対応があり得るのか、かなり詳細かつ具体的に記載されています。

数分で勝負が決まる電話アポでは、相手のことをどれだけ研究し、理解しているかが言葉の端々ににじみ出ることが重要で、公表されている資料については、少なくとも熟読したうえで、自分なりの意見（仮説）を持っておく必要があります。

２．会うべき価値のある人物だと思ってもらうこと

次に行うことは、１．で整理した自治体の課題解決策に、自分の団体のサービスがどのように貢献できるのか考えることです。例えば、

〇セミナーが売りの団体なら、「女性活躍社会に向け、地域企業向けのセミナーを企画・運営する」

〇調査を得意とする団体なら、「問題の所在をさらに具体化するため、追加調査を提案する」

〇ITに強みがある団体なら、「新技術の導入で、行政コストを効率化する」

など、様々な可能性が考えられ、これらのアイディアを電話口でぶつけてみて、相手の感触を伺ってみる必要があります。関心を持ってもらえたら面談のアポを申し入れることができますが、あまり興味のなさそうな反応の場合は、面談までこぎつけることは難しいです。

関心を持ってもらうために忘れてはいけないのが、「自治体や市民にとって、何のメリットがあるのか」という視点。自治体職員は、常に彼らのクライアントである納税者（＝市民）を意識しています。全ての業務に対して、市民にとってどんな価値をもたらすのか、市民サービスをどれくらい改善できるのか、という視点での説明を求められ、思考する訓練を積んでいます。

世の中の「公務員」のイメージは、「お役所仕事」ともいわれるように、市民を置き去りにした内向き集団と考えられがちですが、実際に彼らと対面して業務を行っていると、市民のことを考え、市民のために仕事をしている人が多いことに驚かされます。

自治体へのアポ取りの際に、「自治体や市民にとってのメリット」をしっかりと語れないと、電話対応した職員に『会うべき人物』だと思ってもらえず、電話口でむげに面会を断られてしまいます。

自分が会うべき価値のある人物だ、ということを、数分の電話の中で端的に伝えるためには、自治体の課題と団体のサービスとのマッチングを、しっかりとイメージしておくことが重要です。

３．最初のうちは、読み原稿を作ってみる

私の初めての電話アポでは、私を警戒する担当者の気配を感じ取り、何を話したらいいかわからずパニックに陥りました。会社を背負って電話を掛けたのに、不信感だけ抱かせてしまうなんて。。。。みじめな経験です。

経験を積めば、相手の反応によって話題の振り方を柔軟にすることもできますが、慣れないうちは、テキストで簡単に読み原稿を作っておくのもよいと思います。例えば、私はいつも次のような話運びをします。

・突然のお電話で失礼します。私、〇〇をやっています〇〇会社の〇〇と申します。

・〇〇新聞で〇〇の記事を拝見し、少しお話を伺えないかと思い、お電話差し上げました。

・ご担当の部署はこちらでよろしかったでしょうか。

・今、少しお電話のお時間頂戴できますか？

・〇〇の記事によると、貴市では来年度〇〇計画を策定される予定と拝見しましたが・・・・・（以下略）

このように書き出してみるだけでも、相手との会話のやり取りをイメトレできるので、良い準備運動になりますよ。

特に、（以下略）と書いた部分が、各社のノウハウの活かしどころです。ここで、相手の核心を突くような質問をしたり、参考になる類似実績を提示することができれば、面談に至る確率が格段に高まりますよ。

是非参考になさってください！