【本解説】とにかく仕組み化
今回は安藤広大さんの『とにかく仕組み化』を解説していきます。
著者の安藤広大さんはこれまでシリーズ累計110万部突破のベストセラー『リーダーの仮面』と『数値化の鬼』を書かれてきています。今回紹介する『とにかく仕組み化』は3部作目になります。
その三部作目である本書は人の上に立ち続けるために必要なことについて書かれています。皆さんは人の上に立ち続けるために必要なことは何だと思いますか。本書では歯車として機能することであると書かれています。歯車として機能する人には仕組み化の考えが備わっております。仕組み化の考えが備わっているからこそ組織の仕組みの一部としてちゃんと役割を果たすことができるのです。
結論
このnoteでは仕組み化がなぜ重要なのか・仕組み化の具体的なステップについて紹介します。組織の歯車としてちゃんと役割を果たすことができるからこそ、どの会社でも活躍することができ人の上に立つことができるのです。そこで本書を読むことでその仕組み化の考えを身につけることができます。
仕組み化がなぜ重要なのか
まずは仕組み化が大切な理由についてです。仕組み化が大切な理由は大きく2つ。
人は弱いから
1つ目は『人は弱いから』です。まず人は弱いということについて解説していきます。あなたはやらなきゃなと思いつつもなかなか手がつけられずにいることはないでしょうか。私も実際に書類申請をやらなきゃなと思いつつも何週間も先延ばしにしてしまった経験があります。
このように私たちは面倒くさいことを先延ばししてしまう傾向があります。そこで人は楽をして生きるものだという性弱説を使って仕組みを作ることが大切です。
実際に著者は『私からメールが届いたら3時間以内に返信してください』というルールを設定しているそうです。なるべく早く返信をして欲しいでは人によってなるべく早くの認識が異なります。人によっては10分以内、30分以内という人もいれ ばその日のうちに返せばいいという考えの人もいます。そのため各自が自分の物差しで判断してしまったり、先延ばしにしてしまうことで思うように仕事が進まなくなってしまいます。
そこで3時間以内という明確なルールを作ることによってみんながそのルールにのっとって仕事をしてくれるようになります。他にも締め切りをきちんと設定する、締め切りが守れない場合はそれが判明した時点で、いつまでなら間に合うかも含めて報告するといったルールを設定することも大切です。
このように組織として仕事を円滑に進めるためには人は弱いということを前提に仕組みを作っていくことが大切です。
組織は放っておくと属人化してしまう
続いてポイント２つ目のは『組織は放っておくと属人化してしまう』ということについて解説していきます。
属人化とはその人にしかできない業務が存在してしまっている状態です。人は自分が投稿するために自分が活躍をして他の人が追いつけない状態を作ろうとします。組織の中に優秀な人がいることは良いことのように思えるかもしれません。
ですが万が一その人が仕事を休んだり退職しまったらその組織はどうなるか。属人化してしまっている場合は代わりが務まる人がいなく、その組織の売り上げはガクッと下がってしまいます。そのため優秀な組織を作るためには優秀な人が不在でもチームとして機能することで勝てる組織を作る必要があります。
そこで必要になるのが『仕組み化』です。その人がいなくてもちゃんと仕事が回るような仕組みを作ったり、全員が成長できるような育成の仕組みを作ることが大切です。そして人の上に立つ人は仕組みを作り属人化を壊す必要があります。
仕組み化の具体的なステップ
具体的にどのように仕組みかをしていけばいいのか。本書では次の5つのステップで仕組み化が作れると書かれています。
１、責任と権限を手に入れる
２、危機感を利用する
３、比較と平等に気をつける
４、企業理念を再認識する
５、進行感を感じる
この仕組み化のステップには社長などの経営陣にとって特に大切な内容や経営陣しか変えることができないものもあります。そのためこのnoteでは現場で働く社員や中間管理職の方でも実践できる仕組み化として①責任と権限③比較と平等の2つに絞って紹介していきます。
①責任と権限
まずは責任と権限です。責任と権限を手に入れるステップで大切なことは次の4つです。
１、いい権利と悪い権利を分ける
２、意思決定で線引きをする
３、朝令碁改を恐れない
４、権限を与える
まずは良い権利と悪い権利についてです。本書ではいい権利とは、文章として明確になっている権利であると書かれています。一方で悪い権利とは、文章として明確になっていない曖昧な権利です。あなたの職場にも暗黙の了解というものはありませんか。立場が上の人でもない人が長年いるからという理由でマニュアルにはないルールを独自で作っているというケースは多くあると思います。長年いる人であればやり過ごせるかもしれませんが新入社員や中途入社で入ってきた人はそういうわけにはいきませません。そのため暗黙の了解があることでそんなのは研修で聞いていない。そんなのはマニュアルには ないじゃないかとトラブルに繋がってしまいます。
そこで人の上に立つ人が部下が迷わないように明文化したルールを設定する必要があります。
2つ目の大切なポイントが意思決定で線引きをすることです。ルールを決める場面で意見が2つに分かれることもありますよね。その時にはっきりと線引きをすることが人の上に立つ人にも求められます。そこで人によって特別ルールを作ってしまうと後々トラブルになります。そのため人の上に立つ人がはっきりと線引きをし私が決めましたと主語を自分にして伝えることが大切です。
3つ目のポイントが朝礼誤解を恐れないことです。ルールを決めたとしても実際に運用していく上でこうした方が良いという改善案が出てくることもあります。その時にルールをコロコロ変えると不満が出てしまうかもしれないと心配になるかもしれません。
ですが状況によって適切なルールは変わっていきます。そのため他いい案があったり状況が変わった場合には潔くルールを変えていくことが大切です。
4つ目の ポイントが権限を与えるです。部下に任せたと言って全てを丸投げするのは権限を与えることでありません。仕事を任せる時は何をしなければいけないのか、そのために何をやっていいかを明文化して伝えることが大切です。
このように権限を与えるとは部下にどこまで自由にやっていいかを示すことです。さらに権限が足りないと感じたら報告してくださいと伝えておくことで後から権限がなかったから達成できなかったと言い訳されてしまうことを防ぐことができます。
また部下は自分の責任を達成するために追加の権限が必要だと感じればどんどん上司に相談するようになります。このような相談が部下と上司の間で増えると組織はどんどん良い方向へと向かっていき ます。そのためにまずは上司と部下の間で責任と権限の認識のずれがない状態を作っていきましょう。
③比較と平等
では続いて比較と平等のステップについて紹介していきます。このステップ大切なことは次の4つです。
１、比べることから逃げない
２、環境への言い訳を認めない
３、人間関係の問題を生み出さない
４、マイナス評価を受け入れるようにする
1つ目のポイントは比べることから逃げないです。最近では他人と比較しないことの重要性を言われることもあります。しかし人の上に立つ人は人と比べるための仕組みを整える必要があります。平等とは全員が同じ報酬を受け取ることでありません。頑張った人がちゃんと報われることです。そのためには誰が見ても明らかな基準を明文化された評価が必要になります。明文化された評価があるかこそ頑張った人がちゃんと報われるようになり、評価されなかった人は次こそは頑張ろうと思うことができます。
2つ目のポイントは環境への言い訳を認めないです。今回は条件が悪かったなど失敗を環境のせいにしていては成長できません。そこで明文化された評価があることで言い訳をせずにその評価を受け入れる ようになります。また環境への言い訳をさせないためにも前のステップで出てきた権限を与えています。そのため明文化された評価と権限を与えることによって人は環境のせいにすることなく試行錯誤して成果を上げようとします。
3つ目のポイントは人間関係の問題を生み出さないです。人の悩みは99%が人間関係と言われているように、仕事での悩みも人間関係から生じます。仕組みのない属人化された組織ですと部下は上司にゴマすりをするようになります。そういった環境では人間関係の問題が多く、人間関係がうまくいかなかった人は辞めていってしまいます。
さらに人間関係のことを気にするあまり、仕事で成果を上げることに集中することができなくなってしまいます。そのため上司がえこひいきを許さないスタンスを取りルールで仕組み化することが大切です。
4つ目のポイントがマイナス評価を受け入れるようにするです。成果を上げなくても給料や評価に影響がないと部下は頑張らなくてもいいんだという意識を持ってしまいます。それでは部下は成長しませんし優秀な組織を作ることができません。そのため、もし部下の成績が良くない場合は明文化された評価のもとを降格や降級といったマイナス評価を下すことも必要になります。
そして一旦降格をして学ぶべきことを学んでもらい、今後をさらに成長してもらうことが大切です。
このnoteでは本書に書かれている仕組み化のステップから重要な部分だけをかいつまんで解説してき ました。そのため本書には紹介しきれなかったポイントや実例について豊富に解説されています。仕組み化についてもっと深く知りたいという方はぜひ本書を読んでみてください。
今回の知識が何か少しでもあなたの人生の役に立てれば幸いです。
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