Zoomのオンラインイベントでホストになったら気をつけること

Zoomのホスト（主催者・運営者）といえば、毎週土曜日に開催しているオンライン写経会でやっていますが、
（最大10名程度）

先日、初めて大人数が参加するZoomイベントのホストをする機会があり、課題がたくさん見つかったので、

「Zoomのオンラインイベントでホストになったら、これに気をつけよう！」

と思ったことを、備忘録も兼ねて記しておきます。

・大前提として、有料版のライセンスは必須

Zoomは、配信規模によって、以下の4つのプランに分かれていますが、

基本（無料／会議3人・40分まで、1対1は時間無制限）
プロ（有料／会議100人まで・時間無制限）
ビジネス（有料／会議300人まで・時間無制限）
企業（有料／会議1000人まで・時間無制限）

無料版は、3人以上がアクセスすると40分で接続が切れるため、参加者に再度入り直してもらう必要があります。

有料ライセンスがあれば、何度も入り直す必要はありませんので、スムーズな会の進行のためにも、有料ライセンスはあった方が良いでしょう。

・ホストは絶対に複数人いた方が良い

有料ライセンスがあれば「共同ホスト」機能が使えます。
無料の場合は、ホストは1名ですが、この機能があればホストの役割を分担出来ます。

例えば、

・参加者の入室承認
・参加者の音声・マイクのトラブル対応
・参加者の音声・マイクのオン／オフ管理
・資料やWebサイトなどの画面共有
・イベントで話題に出た内容（Webサイトの参考記事やWikiなど）をチャットで流す

など、諸々対応することがあるので、参加者が30人以上になった場合は、ホスト2人以上体制で、役割を分担するのが良いでしょう。

・前日までにリハーサルを

ホールや会議室等を借りて、登壇者がいるイベントの場合、出来るだけ本番に近いシチュエーションでリハーサルが出来るのが理想。

・カメラのセッティング
→参加者が使っているデバイスは様々なので、どのデバイスでも、登壇者全員がしっかり映るようなカメラ配置が必要。
　但し、ソーシャルディスタンスの確保を優先すると、画面に登壇者が見切れる可能性もあるので、カメラワークを考慮しなければならない場面も。

・マイクチェック
→使うかどうかは、使用する場所の広さにもよります。マイクを使わない方が音が割れずに聞き取りやすい場合もあるので、入念にチェックしたいところ。

・ホストの運営チェック
→画面切替のチェック（スピーカービュー、ギャラリービュー）
　画面共有に使う資料の場所と共有タイミングの確認

・カメラ・マイク・PCとの配置
→同じ室内で複数アカウント使う時は、ハウリングしないように、どのデバイスでマイクをオン・オフの設定にするかは、予め確認が必要。
　また、意外とマウスのクリック音が拾われて耳障りになるので、カメラとホストがいるPCの位置を離しておく必要もある。

・進行台本・タイムスケジュールの確認
→これは、オンライン・オフライン問わず必要ですね(^_^)

・参加者のテストは、絶っっ対に必要！

初めてZoomを使う人がいる場合、参加者のテストも必須です。
デバイスによっても微妙にUIが違ったりするので、参加者フォローの専任が、1人いた方が良いです。

想定されるトラブルは、

・ホストの音声が聞こえるけど、映像が見えない
・ホストの映像は見えるけど、音声が聞こえない
・ホストの音声も映像も見聞きできない
・参加者の音声・映像が、ホストに届いていない
・そもそもアプリがダウンロードできない

などが考えられますが、これらのトラブルが、以下のデバイスの種類分発生する可能性が。

・PC（Macintosh／Windows）
・タブレット（iPad／Android）
・スマホ（iPhone／Android）

私は確率の計算が出来ないけど、想定されるトラブルが多岐に渡るのは分かる(笑)

これらのトラブルは、Zoomの設定ではなく、デバイス側の設定が原因の場合もあり、解決に時間を要することもあります。

・Zoom初参加者向けのお試しタイムを作る

これは、絶っっっ対に必要です！

私は、当日2時間位前からスタンバイして、お試しタイムを設けましたが、
これは前日までにやっておけば良かった…というのが反省点。

オンラインイベントやウェビナーは、参加者は、ビデオ[OFF]／マイク[OFF]にするのが一般的ですが、

質疑応答で音声・映像を[ON]にすることが多いので、

・ホスト側の音声・映像が、参加者に届いているか
・ビデオとマイクのON／OFFの操作が出来るか

のチェックをするよう、参加者に事前案内をしておく必要があります。

また、お試しタイムは、文字通り色んな機能を試せる場なので、チャット機能はもちろん、意味なく挙手したり拍手したり(笑)

ちょっとしたZoom飲み会的な雰囲気で、場を温める良いきっかけにもなったりもするので、おすすめです。

・理想のスタッフ配置

数十人が参加するイベントの場合、

・ホスト（2人）
・音声＆カメラ担当（1人）
・進行・タイムキーパー（1人）
・登壇者フォロー（1人）
・参加者フォロー（共同ホストを兼ねてもいいかも）

てところかと。
但し、登壇者ありのイベントの場合、コロナの影響で、イベントスペースに入室できる人数に制限がかかっている場合もあるので、
入念な事前準備と遠隔対応で、少人数でも回せる体制に出来るのが理想ですね。

私は、Zoomはマンツーマン～数名で使うことが多いので、数十人単位のホスト対応を日常的にしている方々にとっては、

「そんなことも知らんのか」

という内容ばかりかもしれません(苦笑)

今回のホスト経験は反省しかなかったですが、自分なりにトライ＆エラーを繰り返して、ノウハウを貯めつつ、ビジネスでバリバリ活用している人からも色々話を聞いたりしながら、次に繋げられたら嬉しいです。