日報・週報に返信出来なくなったら負けだと思う【299/300】

2024年の上期ももうすぐ終わりますね。株式会社はこの亀谷です。

今週は「日報・週報に返信出来なくなったら負けだと思う」というテーマで一本書いておきます。

私は、毎週末2～3時間かけて、メンバーの週報を読んで、それぞれに返信をしています。

日報・週報って、ひとつ間違うとやること自体が作業になってしまい、本来の意味を失いがちなので、改めて今日は日報・週報の効果的な活用方法について考えてみたいと思います。

日報・週報の意味を考える

まず始めに日報・週報の意味を考えてみます。

名前の通り「報告」なので、数字の進捗報告、作業の進捗報告、未来の作業の確認が大きな目的になります。

出す側としては「報告」を行うことにより、自分の現状の確認と言語化、未来への作業のタスク化、方針がズレていた際のリスクヘッジが主な目的になります。

受ける側としては、現場の作業進捗の把握と、向かっている方向性の確認、作業効率改善サポートが目的になります。

基本的には上司・部下という関係性で、部下が上司に出す形になると思うので、上司は自分の立てた戦略に対しての進捗を知り、その進捗に合わせた動きの調整を行えるタイミングにもなってきます。

日報・週報を継続させるモチベーションづくり

日報・週報の問題として「継続出来ない」というのが一番の問題だと思います。

私も社会人の時に形骸化していった報告を何度も見てきました。

この問題は多くの場合、報告を出す側が、報告を出す意味を感じられなくなって起きています。

報告を出しているけど、これって必要ある？

この報告、誰かに見られているんだっけ？

という状態が、この日報・週報が続かないを引き起こします。

そのため、日報・週報をルールとして実装する場合は、提出する相手の明確化と、提出する相手からのレスポンスが必要です。

特に提出を受ける側は、提出するのが当たり前と構えるのではなく、報告を継続させるためには、提出する側のモチベーションコントロールを行う必要があることを理解し、提出する側が提出するメリットを作り出すことを考えなくてはなりません。

目標進捗に対してのコメント・作業効率の改善案の提示・方向性の調整・個人のスキルアップに対する助言などを、常に行ってあげることにより、進研ゼミ的なやりがい創出を考えるべきです。

日報・週報に返信することがないってどういうこと？

たまに日報・週報を継続的にやっていると、報告することがなくなる。返信することがなくなる。という人がいます。

これは危険信号です。ほとんどの場合、報告・返信することがなくなる＝現場の解像度が落ちています。

報告する側の目線でいくと、報告することがないということは、現時点での進捗の細かい変化に気付けなくなっている場合が多いです。

また返信する側は、現場の状況に対しての理解度が浅いため、上がってきた報告に対して、良い・悪いという評価が出来ないという状況になってしまっています。

私自身、自分の返信の中身が薄いなぁと感じることが時折ありますが、そういったときは大概その部下や仕事への理解度が落ちていると考えています。仕事への理解度が落ちている状態が続くと、事故が起きるか、その仕事の品質が低下していくかのどちらかなので注意が必要です。

危険信号を感じたら、自分が何故良く分かっていないのかを知るために、ミーティングを設けたり、直接現場に降りて、状況の分析を行って、その不明点を解消しておきましょう。

大きくミスが起きる前に調整出来ることが、定期報告の良いところです。

日報・週報によって、社内のコミュニケーションをアップしよう！

最近だと働き方の変化に伴い、リモートなどで社内のコミュニケーション量が低下する傾向にあります。

そういう際には、日報・週報を使って、お互いの興味関心について、一言入れてやりとりするのも良いでしょう。

実際にうちの今週の週報だと、GAINAXが倒産しましたね。とか、日本のりんごの消費量の2割は、エバラ焼肉のたれに使われているって知っていましたか？とか、うちの小学生の子どもが最近は…などが、週報と一緒にあがってきていました。

忙しい毎日を送っていると、効率ばかりに目を囚われがちですが、報告を利用して、軽い雑談をするというのも良いコミュニケーションづくりになります。また業務のことが分からなくても、他の人の日報・週報にも目を通す意味が生まれ、リアルなコミュニケーション機会の創出にもつながっていきます。

単純に効率化だけを突き詰めても、チームの力は上がってきません。

日報や週報という定期的な報告フォーマットを設けることにより、報告する情報量が多くなり、互いに意味を感じられる状態を作り出せると良いですね。工数がかかる日報・週報だからこそ、その工数分の価値を考えて使ってみてください。

それでは、今週もお疲れ様でした。来週も頑張りましょう！