2021年最新版！pipedriveとasanaとintegromatで実現！営業マンの最強タスク管理術！
タスク管理。。。ノウハウやナレッジは本当に様々な情報が出回っており、どれも非常に美しく設計されているものが多いです。そんな中で今回は、株式会社Merにて実践しているタスク管理術を公開しようと思います！
また今回は営業に携わっている人向けに顧客に関連するタスクと顧客に関連しないタスクをどのように一元管理するのか？にフォーカスしてご紹介していきます。
まず使用するツールに関してご紹介していきます。
使用するツール①...pipedrive
１つ目のツールは世界9.5万社以上で導入されているCRMプラットフォームpipedriveです。日本語対応も完了し、今まさに日本展開に力を入れています。pipedriveは今までのCRMにありがちな"使いづらい"といったイメージを、非常に直感的なUI/UXで見事に解決しています。
pipedriveの概要資料はこちらから
詳細は省きますがpipedriveには、次回アクションを管理する機能があり、商談の予定やタスクなどをGoogleカレンダーやOffice365などと双方向に同期して管理する機能があります。
顧客に関連するタスクだけなら、この機能だけで十分に管理できるのですが、日々の業務の中で顧客に関連しないタスク(例えば、保険証の提出とか、提案資料の刷新とか)も発生してくると思います。そこで今回使用するツールの2つ目をご紹介
使用するツール②...asana
これまでTrelloやToDoist、Mondayなど様々なタスク管理ツールを使ってきましたが、個人的に一番おすすめなタスク管理ツールasana。UIが美しく、非常にタスク管理を行いやすいツールです。
asanaでは複数のプロジェクトを持つことが可能です。またクライアントと共有して、プロジェクトを進行させていくことも出来ます。
asanaにはマイタスクという、複数のプロジェクトをまたいで自分のタスクのみを表示させる機能があります。またカレンダー形式での表示も可能なため、本日やらなければならないタスクが何なのか、期限が超過しているタスクがないかといったことがひと目で確認できます。
やりたいこと
顧客に関連するタスクはpipedriveで管理し、(どんなことをしたのか履歴を残したい、どのような次回アクションが設定されているか把握したいといった理由から)顧客に関連しないタスクはasanaで管理しているものの、やはりタスクは一箇所でわかるようにしたいので、下記のような実装を行います。
・pipedriveでタスクを作成、更新したらasanaに同期
・asanaでタスクを更新したらpipedriveでも更新
上記を実現するために使用するツールが下記になります。
使用するツール③...integromat
いわゆるiPaaSといわれるツールで、クラウドサービス同士を連携させ、自動的に処理を行ってくれます。
今回完成イメージとしては、このような動作になります。
pipedriveでタスクが更新(作成)されたら、asanaでタスクを更新する
まずは、下記のようなフローをintegromatで構築します。
①pipedriveで更新(作成)されたアクティビティタイプがタスクだったら
(pipedriveではアクティビティのタイプを指定することが可能です。)
②スプレッドシートを検索
③検索した結果によって分岐
a.存在しなかったら→スプレッドに情報記載して、asanaでタスクを生成
b.ステータスが完了だったら→asanaでも完了にして、スプレッドを更新
c.スプレッドに記載されている期日と更新された期日が異なり、ステータスが完了でなかったら→asanaで期日を更新し、スプレッドを更新
大まかに上記のような処理を行います。間にスプレッドシートを挟んでいるのは、処理がループしないようにするためと、pipedrive側のアクティビティID、担当者IDとasana側のタスクID,担当者IDを合致させるためです。
こんな感じでスプレッドは用意しています。
これで、pipedriveでアクティビティを更新(作成)した時、asanaに同期する処理が完了です。
実装したい方は下記jsonファイルをダウンロード頂き、integromatでインポート頂くことが可能です。
asanaでタスクを更新したら、pipedriveでもタスクを更新
①asanaでタスクを更新したら
②asanaのステータスによって分岐
a.ステータスが完了だったらスプレッドを検索→ステータスがTRUE(完了)でなかったらスプレッドをアップデートしてpipedriveの該当するアクティビティを更新
b.ステータスが完了でなかったらスプレッドを検索→期日が同じでなかったらスプレッドをアップデートして、pipedriveの該当するアクティビティを更新
これでasana側でタスクをアップデートした時の処理が完了です。
実装したい方は下記jsonファイルをダウンロード頂き、integromatでインポート頂くことが可能です。
以上でpipedriveとasanaの連携が完了となります。
最後に少しだけ、宣伝を！
株式会社Merは、pipedriveの国内唯一のマスターパートナーとして、同製品の日本展開を担っております。pipedriveはエストニア発のCRMプラットフォームで、すでに世界9.5万社以上で利用されており、様々な賞も受賞している今注目の製品です。
また日本においても「ITreview Grid Award 2021 Spring」にて、CRM部門、SFA部門の2部門で同時受賞をしています。
営業マンが営業マンのために作ったCRMプラットフォームを是非、お試しください！
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