【ｵﾌｨｽ/人材】リモートでも必要な電話は迅速に対応したい。営業電話も減り、業務を効率化できた
組織強化や採用の支援、沖縄へ進出する企業の支援を行うコネクトハブ株式会社さま。スタートアップ企業の組織づくりからIPO体制の整備、大手企業のDX部門コンサルなどIT業界に特化して人事コンサルティングをおこなっています。今回は、同社の代表取締役 箭内智さまにマヤイを導入いただいた背景や導入後の変化について、お話を伺いました。
導入前の課題
・営業電話が多く、仕事の手が止まってしまう
・リモートワークのため、オフィス以外でも電話対応できるようにしたい
導入後の効果
・電話を取らずに用件を確認でき、仕事に集中できる
・チャットで通知が届くため、リモートワーク中でも用件を確認して対応できる
営業電話は多いが、代表番号が必要
ネット経由以外の問合せも迅速に対応したかった
マヤイを導入したきっかけは何でしたか？
箭内さま 専任メンバーがいないバックオフィス業務の効率化は常に課題でしたが、1番のきっかけは沖縄オフィスの移転でした。コロナ禍においてリモートワークを進めていたので、会社の電話をどうするか悩んでいたんです。求職者の方や既にお取引のあるお客様との連絡は主に担当者の携帯にかかってきますし、新規の問合せもネット経由がほとんどでした。代表番号には1日5-6件着信がありましたが、ほぼ営業電話でしたね。しかし、人材紹介は厚労省の大臣の許可が必要な事業のため、その関係で代表電話は必要だったんです。いかに電話に取られる時間を削減できるかを考えていました。
当初から電話代行サービスを検討していたのですか？
箭内さま 当初は代表電話を留守電にしておき、2週間に1度くらいの出社のタイミングで確認していました。しかし、それだと緊急の用件に対応することができませんでした。電話した方からすると、せっかく代表電話にかけたのにレスが遅いのはストレスになってしまいますよね。そこで、会社にいなくても用件が確認できるサービスが必要だと考えるようになりました。
対応不要な電話にコストをかけなくて良い
外出先でも確認でき、気軽に試せたのが導入の決め手
マヤイを導入した決め手は何でしたか？
箭内さま マヤイを導入する前に、他のサービスもいくつか検討しました。例えば、代表電話をPCで受け取れるツールもありましたが、結局誰かが出る必要があるため、仕事の手が止まるのは変わりません。コールセンター代行のようなサービスでは、コストが見合いませんでした。1日の受電数は5-6件あっても、対応が必要な電話はそのうち1件もあるかないかです。そこに対してコストをかける必要はないと判断しました。マヤイに決めた理由はいくつかありますが、録音データ含め外出先でも用件が確認できる点、会社で日頃使っているSlackと連携できる点、トライアル期間があった点が良かったです。とりあえず試してみよう！ということでトライアルに申込みました。
ありがとうございます。トライアルでマヤイを使ってみた感想を教えてください。
箭内さま 弊社には、私含め難しい苗字のメンバーが多いので、名前の文字起こしは少し違和感がありましたが、肝心の用件の部分は特に問題ないと感じました。代表番号にかけるとAIが対応する、というのもすぐに慣れました。
リモートでも電話対応が可能に
営業電話自体が減り、確認の手間を削減できた
導入いただいてから、プランを変更していただきましたよね？
箭内さま はい。トライアルは月額0円のスタータープラン*1で申込みました。スタータープランだと対応時間が月曜から金曜の9-18時なんですよね。営業時間外にも緊急の電話がかかってくる可能性があるので、24時間365日対応のスタンダードプラン*2に変更しました。
*1…月間の受電数が20件以下ならずっと無料の月額0円プラン。（現在は提供を終了しております）
*2…24時間365日受電対応できる月額1,500円のプラン。
料金の詳細はこちら
対応時間は重要ですよね。マヤイを導入したことで、当初の課題は解決されましたか？
箭内さま はい、やはり営業電話の対応をしなくて良くなったことが大きかったです。あとそもそも、営業電話の数も減ったように思います。電話をかけて自動音声だと分かると、次回以降、営業電話をかけないという判断をされる方が多いのだと思います。確認する手間も減りますし、仕事の手を止めることがないので私含め全員が助かっています。電話内容はSlackに通知が来るように設定しているので、すぐに内容が確認できますし、何も話されなかった場合でも相手の電話番号が分かるので必要に応じて確認することができます。おかげさまで、リモートでも迅速に電話対応できるようになりました。仮に新型コロナが収束して出社の頻度が増えたとしても、弊社ではマヤイを使い続けると思います。
最後に、マヤイに対して改善要望などがあれば教えてください！
箭内さま 絶対こうしてほしい！というのはないですが、文字起こしの精度が上がれば更に便利だなぁと思います。あとは、着信番号にハイパーリンクを付けてワンクリックでどの会社からの着信か分かるようにできるとか…。今後、マイページができるのであれば、社名のイントネーションを自分で調整できたり、単語登録で人名などが正しく文字起こしされるよう設定できると嬉しいですね。
人事コンサルティング・人材紹介（主にIT・DX）・沖縄進出企業支援
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