仕事の時間を記録して仕事効率化！

今日は、「仕事の作業時間を記録すること」について書いてみたいと思います。

仕事の作業時間を記録することは、仕事効率化にとって非常に大事です。


作業時間を記録することがなぜ仕事効率化につながるのか？

それは、「時間の見積もりが正確にできるようになるから」です。


仕事をしながら、その仕事にかかった時間を記録していくことは、面倒ではあるのですが、それを繰り返していくとで、将来の仕事の効率化につなげることができます。



自分がどういう仕事にどれくらいの時間がかかっているのかということがわかれば、仕事のスケジューリングがうまくできるようになります。

「この時間が空いたから、この仕事だったらこの時間に終わらせられそうだな」といった具合に効率よくスケジュールが組めるのです。


また、確実に期限を守らないといけない仕事の場合は、このスケジューリングが大きく影響してきます。

短時間で終わるだろうと思っていた仕事が想定よりも時間がかかってしまい、期限ギリギリになってバタバタ仕上げてしまうと、仕事の質も低くなりがちです。


また、別のメリットとして、「過去の自分と競争できる」ということもあります。

例えば、ある仕事に前回は30分かかっていたとすると、「今回は25分でできるように頑張ろう！」と集中して仕事に取り組むことができるようになります。


過去の自分と競争して記録を更新していくモチベーションになるため、より時間を意識して集中力が上がりますし、「どう工夫したらより短時間で終わらせることができるだろうか？」と改善思考が働くようになります。


では、どういう仕事の時間を記録しておくのが良いのか？

ビジネス書には、「全ての仕事の時間を記録しなさい」と主張しているものもありますが、私の場合、そこまで完璧にはできないズボラな性格なので、「定期的に繰り返す仕事」はできるだけ記録するようにしています。


日単位、週単位、月単位、年単位ごとに定期的に繰り返すような仕事の時間が把握できていれば、次回のスケジュールが組みやすくなるというメリットが大きいからです。


毎日繰り返すような仕事は、記録しなくても自分の中に時間感覚が身についていると思いますが、1年に1回しかしないような仕事は、1年後にはどれだけ時間がかかっていたかを忘れている可能性が高いので、記録する意義があると思います。


私の具体的な記録方法は、以下の通りです。

・記録ツールとしてEvernoteを使う
・仕事にかかった時間を測る（時計を見て開始時間を覚えておくパターンもあるし、Apple Watchで正確に測る場合もある）
・Evernoteに「タイムログ」というノートを作り、仕事の名前とかかった時間を記録していく

これだけです。


タイムログ専用のスマホアプリも試したことはありますが、高機能すぎても使わないし設定が面倒だったりで結局、シンプルに記録する方法になっています。


以上、仕事の作業時間を記録して仕事効率化を図ることについて書いてみました。


ここまでお読みいただき、どうもありがとうございました！

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