タスク管理
タスク管理でするべきことは３つ。
タスクの洗い出し
優先順位付け
スケジュール管理
1. タスクの洗い出し
まずするべきことはタスクの洗い出し。
ここでのポイントは、プロセスフローと完了条件を明確すること、できるだけ細かい粒度でそれを規定すること。
例えば「この資料をまとめておいて？」と依頼が来た場合、どのような手順でその依頼を進めて何を完了条件とするだろうか？それは状況によって常に変化するが、少なくとも上記だけではそれは読み取れない。
上記の依頼を完遂するうえで情報が足りないので、そこは上長へ確認することが必要。
達成期限やGoalを明確にしたうえで、次はプロセスフローを整理しよう。
プロセスフローとか完了までの各手順の実施項目や順番を整理したもので、完了までのフローが一目見てわかるもの。期限とGoalがわかっても、ここが分からないと実際に手を動かすことはできない。
ここは業務経験による部分が多いので、分からないことは随時上長などの経験がある方へ確認することを推奨する。
また、なんとなくその所要時間も見積もっておく。
キーワードは
完了条件の確認、プロセスフローの具体化、見積もり時間の設定
2. 優先順位付け
次にリストアップしたタスクに対して優先順位付けを行う。
ここは正直ざっくりで大丈夫。
優先順位が分からなければ、上長やクライアントと確認して一緒に決めていく。
もしそういうものがなければ、クリティカルパスになっていないかどうか、ステークホルダーが多いか、などの視点からざっくり優先度を決めればよい。
3. 優先順位付け
その次にスケジュール管理を行う。
ここまでですでにいつまでに何をすればよいか、は決まっており、Google Mapで目的地を決めて経路も算出してあるような状態。
ここからは、どれだけ早く走れるかが勝負。
予定通りタスクを完了するために必要な時間を割いて、スケジュールを埋めていく。
このときは見積もり時間に応じてしっかりと時間をとって、進めていくことが大切。
ポイントはバッファをとること、見積もり時間がずれた場合はその原因を考察して次にフィードバックを行うことが必要。基本的にタスクの中断はNG。一度とりかかったらやりきる。５分くらいで終わるようなタスクは途中で挟んでしまってOK。