Excelをスプレッドシートに変えるだけで起きた変化

こんにちは。
税理士法人マッチポイントのシステム担当、浦瀧貴仁（@t_urataki）です。
私は、お客様の会計システムの導入や切替はもちろんの事、業務の改善に向けたシステム提案やより業務の効率化を図るためのシステム構築を手掛けております。
普段何気なく使用しているシステムや業務フローが、実は一瞬で完了できたり、フローを効率化する事で他の業務に充てる時間を作る事が可能となります。
本日は、普段お使いのExcelをスプレッドシートにすることで得られる業務効率化についてご紹介していきます。
 

私の自己紹介

簡単に私の自己紹介をさせていただきます。

税理士法人マッチポイントでお客様のシステム導入担当及び所内でのシステム運用管理、導入管理、エラー対応などを主な仕事としております。しかし、システム関係のみの業務ではなく、いわゆる会計・税務業務もさせていただいております。普段はお客様の会計・税務についての監査や相談対応をしておりますが、新規のお客様や既存のお客様のシステム関連での操作説明や改善提案を行っています。私自身は特にIT系の資格を保有しているわけでもありませんが、一般的な会計事務所の職員よりもシステムに関する知識は有していると自負しております。 さて、あまり自己紹介が長いと読んで頂けないので、本日の本題に移ります。 

Excelのメリット・デメリット

皆様、普段Excelは使われていますか？？
どんな企業や個人事業の方も、少なからず一日一回は触れる機会があるのではないでしょうか？

私も業種的なものもありますが、Excelを毎日のように見ております。もう誰しもが利用しているExcelではありますが、企業単位で考えると使いづらい点が結構あります。実際の利用方法を見ながらご説明します。

①    顧客情報などの社内管理ファイルをExcelで作成し、社内サーバで共有しているけど、更新しようと思ったら他の社員が利用していて、編集できなかった。

②    日々の売上を店舗ごとにExcelで記載して本部へ送信しているが、営業が17時までのため、17時以降にデータチェック⇒修正⇒メール等で本部へ送信、しているため、次の日の午前中に本部社員がデータを集計し、上長の確認を経て翌日の夕方に前日の情報を把握しているため集約に時間を要する

 など、例を挙げるとキリがありませんが、少なからず今回挙げたような事例についてはExcelをスプレッドシートに変えるだけで改善する事が可能です。 

ここで、簡単にスプレッドシートの紹介をしておきます。 

■スプレッドシートとは
スプレッドシート（sheet）は、Google社が提供する表計算機能を有するクラウドツールです。（Microsoft社のExcelと同様）
Googleアカウントを保有している方であれば、誰でも無料で、かつ、インターネットの環境（パソコン・スマホ）があれば、閲覧・編集などが可能となっています。

スプレッドシートでのメリット・デメリット

Googleアカウントは自由に作成できますので、会社用としてアカウントを作る事も可能です。会社で管理する管理用データは会社アカウントで、社員個人が自身の管理のために作成するデータは個人アカウントでと使い分けも可能です。

Excel（インストール型）に比べ、インターネットを介したクラウド型のツールのため最初の抵抗感はありますが、それを乗り越えると、これまでに体験できなかった幸福感が舞い込みます。
 
折角なので、先程のExcelでの事例を基に、スプレッドシート化した場合の想定をお伝えいたします。

①    Excelも同時編集機能がありますが、リアルタイム同時編集ではありません。保存したタイミングで元ファイルに反映されるというタイムラグがあります。

・・・結果として起こるのが、同じところに別のデータを入れてしまって、片方のデータしか入ってなかった。結局、データを入れ直した。という状況です。スプレッドシートは同時編集はもちろん、編集の数秒後に更新が表示されるため、タイムラグを感じることもなく、また、たまたま同じところに入力した場合もすぐに気づくことができます。参加者全員で一斉に記載していく、情報集約型の会議録など作成に優位です。
 

②    日々の売上を集約するなどのリアルタイムの情報をやり取りするのにスプレッドシートは最適です。

・・・情報を入力すると、入力した段階で同時に情報の共有がされます。これまでExcelをメール等で送信していたという場合ですと、この送信という作業は無くなります。また、データを確認する（受け取る）側についても、入力がされればその場で確認ができ、算式を事前に入れておくことで集計も自動化され、リアルタイムの集約が可能です。
 

Excelで少しでも使いづらい、タイムラグがあると感じた方は、これを機にスプレッドシートでの管理や業務フローを検討頂くのも良いと思います。

次回は、スプレッドシートを活用した応用的な使用方法をご紹介していきたいと思います。