ここからはじめる会議ファシリテーション
ファシリテーションLOVEな私が、社内で最低限の会議ファシリテーションを実践してほしい！
という思いから、まずはここから始めようねという項目をまとめました。
ファシリテーションとタイトルにありますが、「状況に合わせて場をうまく回していく」みたいな難しいことは今回は扱いません！
ファシリテーターのアドベントカレンダーに参加させていただいてます（投稿遅れてすみません）。
noteを書くにあたってはケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズの榊巻さん執筆の書籍を参考にさせて頂きました。
なぜファシリテーションが必要？
「この会議意味あるの？」
「早く終わらないかなあ」
こんなことを思ったことはないでしょうか。
社会人１人でおよそ3万時間も会議に費やすとも言われています。
そんなに多くの時間を費やす会議が楽しくなければ仕事も楽しくないし、会議の生産性が低ければ会社としての生産性も低いと言っても良いのではないでしょうか。
楽しくない生産性の低い会議を撲滅させるための１つの手段がファシリテーションです。
ファシリテーションとは何かというと、会議の教科書には
「ゴールを達成するために、人々の能力を最大限に引き出す技術」
「会議に参加している人を迷わせない技術」
とあります。
会議全体として成果を出せることはもちろん主要な目的ですが、
参加者がいきいきとして、会議にやりがいを感じられるのが私が目指す姿です。
会議ファシリテーションでやるべき３つのこと
次にファシリテーションなんてやったことない！という人がまずやるべきことを、３つに絞ってお伝えします。
１．会議の準備をする
「準備するなんて当たり前」という声も聞こえてきそうですが、意外とできていないまま臨む人もいるのではないでしょうか。
最も重要なことですので、事前に準備すべき４点セットを１つずつ解説します。
いちいち準備しなくてもパッと頭の中に浮かぶ人いるでしょうが、そうでない人はしっかりと準備をしましょう。
簡単なイメージ図も作ってみました。
上（山頂）から順番に考えていきます。
これらの４点セットはスケジューラのメモ欄に入れて共有しておくのがおすすめです。
１－１．目的（どこに向かうのか）
まずは目的。
これがないと始まりません。
何のために会議をするのか、プロジェクト中の１つの会議であればプロジェクトの目的がここに入ります。
次に説明する終了条件は会議単体で達成すべきもので、目的は終了条件の先にあるより大きなものです。
目的を道しるべに、どこに向かうための会議なのかを参加者に理解してもらいます。
１－２．終了条件（今日どこまで進むのか）
目標とは別にその会議で達成すべき終了条件も設定します。
「今日到達するのは山小屋までです！」というイメージです。
終了条件は「○○の状態」、といったように状態ベースで設定します。
「進捗を共有する」といった曖昧な終了条件にしてしまうと、会議がぼやけたものになってしまいます。
「進捗が共有され、遅延の対策となるアクション・担当・期限が決まった状態」といった書き方にしましょう。
１－３．アジェンダ（どんなルートで進むか）
目的と終了条件が整理できたら、終了条件を達成するためのアジェンダを考えましょう。
アジェンダを整理することで、終了条件に向かうための具体的な道筋が見えてきます。
１－４．参加者と情報（誰と何を持って登るか）
アジェンダを設定することで、
この人に参加してもらわないと、、あの資料を用意しておかないと、、
といったことが思い浮かんでくると思います。
それをもとに参加者を招集し、情報（資料）を準備しておきます。
いなくても会議は進むかな、という人は呼ばないことがポイントです。
２．会議の最初に会議の目的・終了条件・アジェンダを共有する
ここまでで会議の準備としてはバッチリです。
後は描いた会議の目的・終了条件・アジェンダ（総じて登山計画）を、参加者に共有します。
・我々はあの山を目指している（目的）
・そのために今日は山小屋まで行きましょう（終了条件）
・山小屋まではこんなルートで進みます（アジェンダ）
イラストのように、進む方角と今日行くべき場所を示すことで参加者も安心し、やるべきことが見えてきます。
事前準備したことをしっかり伝えましょう！
会議中のファシリテーションも色々とありますが、最初から取り組むのは難しいので割愛。
３．会議の最後に決定事項とタスクをおさらいする
山小屋に着いたら（着かなくても）決定事項とタスクをおさらいしましょう。
会議中に決まったことでも終了時には忘れていたり、人それぞれ認識が違っていることもあります。
今日はこの終了条件を達成できました。
決まったことは○○と○○で、
タスクは△△なので、✕✕さんが□□日までにお願いします。
という感じです。
議事録は、決定事項とタスクを中心に書きながら進めて、会議終了直後に共有というのがおすすめです。
おわりに
自分でなんとなくできると思っていたことでも、文章でまとめようと思うと難しいものですね。。
ファシリテーションが少しでも広がることを願ってます！
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