グローバルサミットを開催 | リーダーとして自信と課題を発見できた話

この会議やる意味あるの？

会社員であれば一度は疑問を抱いたことがあるのではないでしょうか。

これまで会社でも前例のない某プロジェクトサミットのリーダーを任され、アメリカ、ヨーロッパ、インド、韓国、中国、台湾のメンバーを日本に招集し3日間のグローバルサミットを開催しました。参加したメンバーはオフラインで総勢40名。(オンラインを含めると70名)

多くの社員の時間を拘束すること、海外からの出張者も多く経費を要すること。そんな状況の中で挑戦したサミットを成功に導くためのプロセスと学びを残します。

サミットの事前準備

サミットを開催するにあたってまずはじめに目的とゴールを設定しました。「この会議やる意味あるの？」というフレーズを冒頭で書きましたが、会議をやること自体が目的になっているケースをよく見かけます。

【サミットの目的】
・一方通行の発表（報告）にしない＝意見やアイデアを出し合う
・市場の動向とターゲットを明確にする
・参加者全員がグローバルの拡販状況を把握する

【ゴール】
・ターゲットとアプリケーションが明確になっている
・製品の新技術を理解し拡販活動に繋げてもらう
・情報の集約ができている
・売上が伸びている

私はサミットの目的とゴールをサミット開催1ヶ月前から関係者に周知しました。その際にアジェンダ案（議題・時間・発表者）も共有しました。アジェンダは一度では整合できないので、なるべく早い段階で関係者と共有することをおすすめします。あらかじめサミットの概要を共有することで参加者全員の「ベクトルの統一」が図れたと思います。

サミットは一人では成り立ちません。参加者のモチベーションや発表者のアウトプットの質も有意義な場にするために重要です。アジェンダ案の事前共有は発表者の事前準備（＝アウトプットの質向上）にも繋がります。

サミット開催（成功体験/失敗体験）

3日間のサミットを開催してみての率直な気持ちは大きな成功体験を積めてよかったという安堵。前例のない会議を、総勢70名を超える社員を巻き込んで開催したサミットをやり遂げたのは大きな自信にもなりました。

開催してくれてありがとう。事前準備から本番まで本当によくやってくれた。参加者からお礼の言葉をかけていただき嬉しい気持ちにもなりました。

一方で課題もありました。サミットを振り返りながら、「成功体験」と「失敗体験」を赤裸々に綴っていきます。

【成功体験】
・サミット期間中も毎日冒頭で目的を共有したことで、目的から外れることなく有意義なディスカッションができた（目的の共有）
・時間通りに進行できないこともあったが、司会進行をしながら（発表者の了承を得た上で）他の議題の時間帯を調整することで全てのアジェンダを遂行できた（臨機応変に対応）
・プレゼンテーションでは伝えたいメッセージを届けることができた（伝える力）
・3日目のアジェンダに余白を入れたことで、1日目、2日目のアクションアイテムを3日目にまわすことができた（余白を作る/スピード感）
・グローバル情報の共有と集約ができている＝サミットでスキームを共有し運用中（仕組み化）

【失敗体験】
・参加者の中に発言できていない人がいた
→レイアウトの工夫、ファシリテーターとして適切なタイミングで質問を投げかけることで輪の中に入ってもらう
・時間通りに進められない議題があった
→あらかじめ発表者の資料に目を通しておくことで必要時間を逆算しておく

サミットの事前準備、当日のファシリテーション、プレゼンテーション。簡単ではありませんでしたが、サミットのリーダーを経験したことでたくさんの学びがありました。参加してくれたメンバー、サポートしてくれた運営メンバーのおかげで無事にサミットを終えることができました。感謝です。

さいごに

今回のサミットでの経験は私に大きな自信を与えてくれました。私たちは成功体験の積み重ねで大きくなっていくんだと思います。

わかるけど、やらない。は勿体ないと思います。勇気を出して一歩前に踏み出してほしい。自分自身の手で未来を切り拓いてほしい。

一緒に頑張りましょう。応援しています。