残業が少なく、有給の消化率も高い社労士事務所の特徴とは!?

社労士事務所の業務の進め方と言えば

「顧問先担当制」「業務担当制」

大きく分けるとこの２パターンではないでしょうか。今まで色々な社労士事務所を見てきましたが、多くの社労士事務所では

「顧問先担当制」

を選択している事務所が多いような気がします。そして顧問先担当制を選択している場合、

業務が属人化している・・・・
自分が担当していない顧問先のことは全く把握していない・・・
顧問先の担当を変えづらい・・・
引き継ぎが大変・・・
情報共有が・・・

多くの社労士事務所でこのような悩みを抱えているのではないでしょうか。今回、このような問題を解決するにはどうしたらいいか、を考えてみました！

私たちが考える理想の社労士事務所とは

私たちの事務所は、顧問先担当制、業務担当制、どちらも経験してきました。どちらもメリットデメリットがあり、

こっちが正解！！

という明確な答えはありませんが、創業39年の中で、生産性が高く、残業が少なかった時の業務の進め方は、

「業務担当制」

でした。

時は遡ること約20年前、
ちょうど株式会社セルズで「台帳」をリリースしたくらいの頃です。
この4人による業務担当制で業務を行っていた時が、最も効率よく社労士業務ができていました

給与計算担当者　1名
手続き担当者　1名
顧問先訪問担当者　1名
所長　1名

もちろん、当時は電子申請は存在していませんので、社会保険事務所やハローワーク窓口に出向いて手続き業務を行っていました。電子申請が当たり前になった今よりも、生産性が高く、残業は少なく有給消化率も高かったです。その理由は、2つあります。

業務担当制がうまくいくコツ　その１　情報共有

業務担当制は情報共有がキモであり、情報共有ができていないとミスが多発します。当時のスタッフは、

手続き担当者は妹、
顧問先訪問担当者は叔母、
給与計算は社員、
所長は父

スタッフがほぼ身内で固められており、本当の意味での家族的経営でした　笑　何でも相談しやすい空間があり、情報共有がやりやすかったです。

業務担当制がうまくいくコツ　その２　製販分離

当時は一人一台のパソコンが無い時代でしたが、私たちは一人一台のパソコンを用意し、

お客様から情報を仕入れて、
↓
情報を加工し、（申請書の作成または給与計算）
↓
行政に納品（届出）
↓
顧問先に報告（控書類）

この役割分担が徹底されていました。また、事務所の目の前にたまたまゼロックス の販売店があり、Docuworksを早い段階から導入しました。顧問先ごとにフォルダを用意し、スキャナで業務を管理して業務の進捗もペーパーレスで把握しやすい体制でした。現セルズの会長である所長が、製（作業）と販（仕事）を分けて仕事する仕組みを導入したことで、製販分離が自然にできていました。

これからの私たちの事務所は・・・

最近の私たちは、顧問先担当制で業務を行っていましたが、今年から事務所の体制を大きく変えることもあり、20年前の業務担当制に戻します。そして現時点で考える理想のメンバー構成は、こんな感じです。

給与計算担当　2名
手続き担当　2名
顧問先担当　2名（うち1名が所長）

私はこの体制を

２：２：２の法則

と言っています。なぜ1名ではなく2名なのかというと、

残業を少なく、有給消化率を高く

する事務所でありたいとと思うからです。

業務が属人化していると有給消化率が低くなります。なぜ有給消化率が低くなるかというと、

代替メンバーがいないからです。

仮に有給を使っても翌日が大変です。特に給与計算の担当者は、長期期間休みづらいと言われていますが、代替メンバーがいれば安心して休めれます。

スタッフに安心して有給消化してもらうためにも

また、顧問先担当は、3年くらいの周期で顧問先担当を変更したいと思っています。顧問先の健全な発展をサポートするのであれば、人にお客様がつくのではなく、組織にお客様がつく状態が理想であり、永遠に同じ人が担当よりかは定期的に変更すべきと考えます。そのためには2名以上の顧問先担当者が必要です。顧問先の担当者に

担当者を変えて欲しくない。。。

と言われても、

スタッフに安心して有給消化してもらうためにも、
顧問先の考え方を未来に向けるためにも、

社労士事務所の判断で担当者を変えます。

今のところ、業務の属人化を防ぎ、自分が担当していない顧問先のことも興味を持てれるようにする。情報共有を徹底し、担当者が退職しても引き継ぎをスムーズに行なうには、業務担当制と製販分離が最適ではないかと考えています。私は、

「業務担当制＆製販分離」と「残業時間＆有給消化率」

は相関関係にあると思います。

柔軟な働き方を自ら実践し、顧問先へ安定したサービスを提供するためにも、私たちは業務担当制で製販分離を目指してまいります。