タスク管理の基本、3つのポイント

仕事で同時に色々進めると頭がいっぱいいっぱいになってタスクが抜け漏れ上司に怒られる。
自分にはマルチタスクはできない。
社会人として生きていける気がしない。


社会人1,2年目の私はこんな感じでした。


今は 仕事もプライベートもいろんな活動をしていきたい と思えるようになりました。

ではどうやって社会人としてこう思えるようになってきたのか。


私が大事にしているポイントをご紹介させて頂きます。

大事なポイントは3つ

①タスクの可視化
②タスクに期限を設ける
③タスクに優先順位をつける

それぞれについて一つずつ解説をしていきます。

①タスクの可視化

目の前の事に追われる事は多々あるかと思います。


私がよく陥っていた状況は目の前の事を言われたまま一つずつ片付けて常に追われているという疲労感でした。

その時にやって良かったことは、タスクを可視化することです。


紙に書きだす、電子メモやエクセルに書くなど何でもOKです。


何があるかを可視化する事で

"何となく追われている"

という不安からくる疲労がなくなり、一旦落ち着くことができます。

②タスクに期限を設ける

いつまでも手つかずのタスクが残っているという状況はありませんか？


先ほど書き出したタスクを「いつまでにどれくらいやらなきゃいけないの？」というのが不透明なままだといつまでも残り続け、「いつかやらないと」という疲労感に襲われます。


そうならないように、１つ１つのタスクをいつまでに終わらせなければならないのものなのかをはっきりとさせ、期限を設けます。

③タスクに優先順位をつける

最後に優先順位です。


優先順位ってどうつければいいの？
という方に私が良く使っている方法をお伝えしようと思います。


下図のように緊急性の高いもの、重要性の高いものに分けて考えます。

ポイント1で書き出したタスクを見て①～④に振り分けます。


①は締め切りが当日（緊急度が高い）で顧客やクライアントなど相手先がいる（重要度が高い）をよくいれたりしています。


②は当日締め切りでと上司に言われたが、社内で完結する事や売上に影響のないものをいれたりしています。


③は締め切りが決まっていない（緊急度が低い）が長期的に必要なもの（重要度が高い）をいれています。


④は締め切りもなく（緊急度が低い）何のために必要なのかよく分からない仕事をいれています。

例としてIT系の仕事を記載しましたが、書き出して見て
①から順に片付けていくようにしています。


この図に当てはめてタスクを見てみると④に当てはまるものも結構多いのではないかなと思ったりします。


やらなくていいことや書き出してみて今日の仕事はどこまでやれそうか見積もりを立ててみます。

自分1人では終わらない量なのであれば、可視化されたものを用いながら周りの人とコミュニケーションを取ります。

力を貸してもらうかタスクの見直しをしたり、期限変更はできないかと話し合うことで、日々追われる事はなくなりました。

この方法はマルチタスクではなく、ちゃんと整理をして短い単位のシングルタスクをこなしているだけです。


この3つのポイントは仕事に限らず、私生活でもかなり応用が効くので、慣れてみたら試してみて頂けると嬉しいです。

マルチタスク苦手だなと思っている人にとって本記事が少しでも力になりましたら幸いです。