スケジュールが管理できない。＜634/1000＞

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こんばんは。
スケジュール管理が苦手すぎて、Googleカレンダーに予定を入れつつもアナログの付箋で手書き管理をしているのに、出張の予定を丸1週間間違えていたコマリストです。

皆さんは仕事のスケジュール管理をどうやってされてますか？

その昔、私が某通信大手でSEとして働いていた時のこと。

私がこの会社に入った時は、全ての社員がOutlookでスケジュール管理をしていて、分刻みで入力された予定を互いに閲覧出来る状態になっていました。
#もう使われてないけど

ルールとして、スケジュールを入れていない時間は『空き時間』としてみなされ、会議招待等を他者が勝手に入力出来る。
#勝手に予定が埋まる
#チェックしてない人が悪い

もちろん、常に案件にJOINしている訳では無いけれど、日常作業をしている時間もあります。

そんな時は、ありのまま「作業」として時間を入力してブロックしておく。

今思い返すと、あんな面倒なことを国内数十万人に及ぶ全ての社員が入力していたというのはすごいことのような気がします笑

こんなルールで細かく運用するものだから、その後、グループ会社で開発された新たなシステムを全社で導入することになった際、ものすごいストレスになったのは言うまでもありません。
#今でも
#上手く使えない人が居る

話が逸れました笑
この会社で、私が最も仲良くなった先輩社員のMさんが実際にしていたTODO＆スケジュール管理方法が、秀逸だったので、未だにパクらせてもらっています。

使用するのは、A4の裏紙。

案件ごとに、タスクを箇条書きして、各項目の左端には必ず空欄の四角形(チェックボックス)を付ける。

案件が前進するほどに、チェックボックスにチェックを入れて、全ての項目にチェックが入ればタスククリア。

タスクが増えすぎて収まらなければ、紙の枚数を増やして同じように進めていく。

そして、一枚の紙には必ず同じ案件のことしか書かない。

この単純なルールに従って運用し、最終的に案件がクローズする時に、使用してきたA4の用紙は、案件そのものの歴史となります。

本人が保管しておくのも良いし、電子化して情報共有に使用するのもあり。

さすがに、A4の紙を常に持ち歩ける訳では無いので、今の私が活用しているのはチェックボックスの仕組み。

スマホに収まるサイズの付箋を使用して、チェックボックス付きの案件管理シートを作成してスマホに貼り付けておく。

毎日目にするので、忘れることは無いし、進捗が悪いと、否が応でも気になるので、案件を前進させようとする。

ここまでしないと管理も進捗も維持出来ない私。

それでもスマホサイズの付箋では案件の細かいスケジュールまでは管理不可能なわけです。

で、結果、冒頭に書いたような間違いを結構な頻度でやらかしてしまう。。

アナログにこだわる訳ではありませんが、スケジュール管理が苦手な私に、クールな管理方法を提案してくれませんか？

あなたの素敵なスケジュール管理方法を、ぜひコメント欄で教えて下さい。

じゃ、またね〜！