忙しい現代人のためのメール管理術、または効率化を求める人に最適なメール仕事術

最近ではメール以外にも色々なsns、コミュニケーションツールやサービスという物があって、その中で一つではなく、複数のサービスを使っている方も多いと思います。

フェーイスブックメッセンジャー等だけ、使ってメールは使わないよとか

ツイッターのDM、インスタグラムで

事足りてるって方も多いと思います。

こと、企業においてはメールがインターネットのインフラの中では初期からあったものだけに、メールでのやり取りというのは、やはり不動の地位を占めているんです。

古くからあるインフラで機能するように設計されているため、今日のインターネット回線の太く速度の早いブロードバンド回線を想定されたものではありませんでした。

その為、各メールサーバーによって最大の送受信容量が個別に設定されている為、また送受信容量も低インフラ時代の設定のまま(添付ファイル込み、最大10MB等、会社による)特にメールの送受信トラブル、送ったけど、届かない問題は結構、頻出したりします。

その上に、迷惑メール対策のフィルターも張り巡られている為、禁止ワード等に引っかかると、何処にもメールが存在しないという状態にもなったりしています。

まあそんなレガシーシステムなメールなんですが、やはり、賢く、要領よく、スマートに使いこなしたいものです。

はい、あえて副詞を複数用いて強調しています。

前置きが長くなってしまいましたが、

•メールはGmail等の大容量のサーバーを使います。

他にも、皆さんご存知Yahooメール(検索は弱い傾向)

ロシアの勇、ヤンデックス

自前で用意したメールサーバー

お好みで色々あります。

個人情報保護の問題等も昨今ありますが、政府や企業の秘密の研究機関じゃあるまいし、通常の一般市民にはそこまで関係ないかと思います。

ただ、各アカウント情報等をセキュア送受信設定していない状態で平文で同時に送信するのは、さすがにあまりお勧めできません。

グーグルビジネスアカウントなら、自分自身所有のドメインを割り当ててそのまま使えます。

ただ、そこまでは要らないという人の方が多いでしょう。

gmailは無料でも15GBは使えますが、月額100円で100GB等、使えますし、サポートもつくので、俄然、有料の方をおすすめします。

その場合は、グーグル側にメールを転送設定できたり、pop等、受信の設定も出来るので、会社等の容量の少ない数十MB〜1GB等のメールを転送して、一杯近くになれば、消して、蓄積としてはグーグルメールサーバー使えば検索機能、ラベルの設定等も使えて便利です。

その際、送信したメールはbccで自アドレスにも送信しておくようにする事が送受信、全文検索にするコツです。

•迷惑メール等も含めて、メールは一切削除しません。

そうすると、メールサーバーがあふれて、目にしたくない物まで目にする事になってしまいますよね？

でも気にしないでください(笑)

時間の無駄ですので、、、

これは私の私見だけでは、ありません。

一昔前は、確かにそういう側面はありました。

フォルダ等に整理して視認性を上げる事で、仕事効率も上がると、

ただ、これは本末転倒で整理整頓するにも、時間がかかります。

はい、今は全文検索等あります。

迷惑メール消す暇があったら他の事ができます。

個人的な複数のメールアカウントがありますが、その多くが数万通というメールが溜まっていますが、その中から必要ないものはだいたい、目につくものですし、そうでなければ検索を使えばいいです。

またそれらのメール群から閃きで見たものから一期一会だったものからの、新たなアイデアを得てまたストーリーが始める事もあります。

今は、大容量なので、メール1通の容量からしても、数万通、数十万通と余裕で蓄積、快適に閲覧できます。

•必要なメールだけクラウドに転送する

特に送信したメールに関してはbccでメールサーバにもクラウドにも同時に送信しておく事です。

これを導入すれば、そのクラウドのフォルダには、必要なメールだけが残ります。

そちら面倒くさければ、それこそ、フィルタリングして、該当のメールだけクラウドに転送すれば自動化されます。

・添付ファイルの扱いはクラウドにアップロード

添付ファイルはもう添付せずに、

クラウドからダウンロードできるようにしましょう。

有名どころでドロップボックスとかワンドライブとかあります。

ワンドライブは、普通にダウンロード期限等設定できるので、いいです。

パスワードはドロップボックスの上位プランでできますが、

元のファイルにパスワードを設定してそれを別メールで送れば

何の問題もないと思います。

•迷惑メール対策として

どうしてもみたくない場合は、フィルタリングすればいいと思います。

またスパム、フィッシング等、に対応するには、ドメイン、セキュリティをキチンと確認する事です。

また有名ショッピングサイト等から同時期に購入していたとしても、

ブックマークに入れた正規アドレスからサイトにログインするようにして、必ず、ワンクッションおいて、確認をするというのは大事だと思われます。

メッセンジャーとメールの決定的違いは

※メールには件名があります。

最近のメールをあまり使わないメッセンジャー世代の方は件名と言われてもピンとこないかもしれませんが、件名とは、そのメッセージの中で何が一番言いたいかの要約になります。

メールには慣用句が多いのでコピペというより、辞書登録してすぐに出るようにしておいたほうが良いです。

例)キーボード入力(おせ)

実際の入力( お世話になります。よろしくお願いいたします)等

•業務に応じて、受け取りに、件名を、文面、署名ををセットにした、テンプレを作っておきましょう。

•宛先アドレス

誰に届けるか

•cc(カーボンコピー)

宛先アドレスにはにも、わかる形で、送ります。

例として、上司、仲介者、関係者、

進捗を、共有したい時に使います

•bcc(ブラインドカーボンコピー)

宛先アドレスには分からない様にメールのコピーを送ります。

例として自分バックアップ用等です。

•パソコンで使用される場合、おすすめのメーラーは

"秀丸メール”

一択です。

こちらの特筆、同じメールを諸条件で並べ替えて、その一覧のメールをテキスト一括エキスポートできたりします。

ちなみに、ヘッダー等、取り除いて、テキストをスピーチ化してmp3の1.5x等に仕上げれば、自分まとめや、オリジナル勉強コンテンツの作成も活用させたら楽しいですよ。

インターネットの回線速度は1995年等から比べると1万倍等は余裕で上がっているわけです。

ムーアの法則により、その当時よりコンピュータの速度も単純に10倍になっていますし、メモリだけ見ても1995年に16mbが標準で少し上でしたが、2020年は16GBが標準として16000mbはサクッと千倍はある訳です。

時代と共に、ツールと共に、その有り様にも進化変容があるのが、むしろ自然だと思われます。

では皆さんも快適なメールライフをお送りください。

仕事術とか、こういった系統の話をまだ色々、知りたいという方は、コメントや応援、よろしくお願いいたします。