「PREP法」で伝わるメール

こんにちは。みきです。

いよいよ寒くなってきました。
今年もあと２週間。仕事納めに向けて、忙しくなっていく頃ですね。



さて、最近チャットやTwitterなど、短文のやり取りが増えてきたものの、
まだまだメールを使うこと、多いですよね。


「長い」
「何が言いたいか分からない」
「事実と推測がごちゃ混ぜ」


などのメールを送ってしまうと、
時間泥棒として逮捕されます・・・(汗)



そこで今回は、私がサポートデスク業務でメールを書くときに活用している
「PREP法」について、ご紹介しようと思います。

１．PREP（プレップ）法とは何か

以下の順番で構成される、文章のことです。


Ｐ　結論（Point）
Ｒ　理由（Reason）
Ｅ　例（Example）
Ｐ　結論

この順番で文章を展開すると、とてもわかり易い文章になるんです！

２．PREP法を活用するメリット

私が社会人１年目のころ、サポートデスクに配属された当初は
１件のメール作成に、30分程度かけていました。

なぜこんなに時間がかかったかというと、「どんな風に記載すればいいのか正解がわからなかった」ためだと思います。

当時の部署は忙しく、新人へのロープレやメール添削なども行えていなかったので
「その問い合わせ返信しといて～」というノリで頼まれた回答を
自分の中だけで添削を繰り返しながら、メールを作っていました。

完成形のイメージが出来ていないので、何度書き直してもメール作成が終わらないですよね。


その点、PREP法を用いると
「簡単に、早く、わかりやすいメールが作成できる」というメリットがあります。
４つの箱に、それぞれの要素を埋めていけばよいので、簡単です♪

３．PREP法の要素について

Ｐ　結論
まずは結論をばーーーん、と持ってきます。
「このメールを見た相手に何をしてほしいのか」の観点で
記載するのがポイントです。


Ｒ　理由
次に理由です。
「どう伝えれば、相手はメールの内容を受け入れてくれるかな？」と想像しながら記載します。


Ｅ　例
具体例を述べます。補足情報も、ここで述べます。


Ｐ　結論
途中の話が膨らみ過ぎて、最初の結論を忘れてしまう人がいますよね。
はい、私もその1人です・・・
そんな人のために、最後に改めて結論を述べます。

４．メール例文

それでは、PREP法に当てはめて、メールを作ってみます。


例文：顧客からの問い合わせに、回答する場合

ーーー
（社名）　●●様

いつもお世話になっております。
（社名・所属名）の（名前）と申します。

昨日お問い合わせいただいた件について、以下にご案内いたします。

【P　結論】
誠に申し訳ございませんが、不具合の原因が判明いたしませんでした。
つきましては、追加で３点伺ってもよろしいでしょうか。

【R　理由】
弊社にて事象が再現しなかったため、追加調査させていただくにあたり、必要な情報となります。

【E　例】
①ご利用のブラウザとバージョン（Google Chromeなど）
②ご利用のOS（Windows10など）
③ご利用の端末（PC、スマートフォンなど）

【P　結論】
お手数をおかけいたしますが、ご返信いただけますよう、お願い申し上げます。

以上、よろしくお願いいたします。

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５．まとめ

いかがでしたか？

完璧に当てはめなくとも、PREP法を意識してメールを作るだけで、
とてもわかりやすいメールに変身しますので、是非活用してみてください！

必要な情報に絞った、シンプルなメールが出来ると思います。



ーひとことー

私は、メールや文章を書くときはPREP法を意識していても、
話をするときは全然型に沿って話が出来ていません・・・

これは今後の課題です・・・練習あるのみ！