小さなサークル的活動を進める準備など

PTAに関わったり、愛好会みたいなのに関わったり、同窓会に関わったりが増えたので、準備を考えつつメモしていくなど。

コミュニケーション

近所でいつでも会えたり、会社で毎日顔を合わせるとかならいざ知らず、この世の中は世界中にいる人とコミュニティができるので、それなりのツールでコミュニケーションを取らないといけない。

結論から言うと、参加者が普段使っているツールに合わせるのが良い。PTAだとLINEを使う人が多いのでLINEグループ、同窓会や会社の人はFacebookグループやFacebookメッセンジャーのグループくらいが多い。それ以外だと、昔ながらのメーリングリストが欲しくなるんだけどfreemlがリタイアしてしまったので、Googleグループくらいがお金もかからずコンパクトに使える。
考慮点はと言われると、PCでもスマホでも使えることが第一。

本部や事務局という代表の人たちの中と、一般会員とには差がある。代表の中の人同士はリアルタイムコミュニケーションが必要なケースもあるから、人によってはSlackなんかでぐりぐりやってもいいかもね。今いるグループではどれも難しそうだけど。一般会員向けは、一斉配信と問い合わせの受付ができれば通常は運営できると思う。

情報管理

人が集まると管理すべき情報が増える。名簿、イベントカレンダー、イベント出席者、イベント当日の写真や資料、タスク、各種案内、利用許諾、問い合わせ、検討事項、外部への依頼・発注、入金・請求、所有品・資産、等々。
加えて、これらの情報に誰がアクセスできるのかの管理。特に名簿なんかの参加者に関する個人情報は50人以上の団体はちゃんと個人情報保護法も気にしなきゃいけないし、ヨーロッパが絡めばGDPRである。

これらは、細かいことを言わないのであれば、事務局的な人に限定されたファイル共有サービスに、Excelで作ったシートを突っ込むのが一番よくあるパターンだと思うけど、それならGoogle ドライブ使ったらいいかもねとも思う。DropboxやBox、OneDriveでもいいんだけど。アクセス管理は、ここに任せる。
もうちょっと構造的にデータを管理したくなったら、サークル向けSaaS/ASPも選択肢かな。サービス母体の規模なんかは気をつけよう。

オンラインでドキュメント作成をするにあたり、Googleドキュメントは必須。個人でちゃんとログインしてドキュメントをリアルタイム更新していこう。どこかのWikiやQuipってのもあるけど、これは一般人には敷居が高そうな気はする。

フォーム、アンケート

グループができれば、アンケートをとることが増える。まあ、Googleフォームを使うか、Getfeedbackなんかのアンケート専用SaaSだろう。

Googleフォームは、回答をスプレッドシートにまとめてくれるので便利。

一斉配信

一般会員への同報メール（この言い方も懐かしいな）である。まあ、メールが送れたらいい気がする。Googleグループに会員を登録しておけばとりあえずはできる。まあ、Googleは携帯アドレスに届かせられなかったりするケースがあるんだけどね…

Web会議

このご時世なので、集まって打ち合わせが難しいことも増えてきた。そこでWeb会議。SkypeやZoomなんかはよく聞く。

入金・請求

会費をきっちりとるところだと、銀行口座を作り、とかとか面倒なことがありそうな気はする。本当はクレジッットカード対応もQRコード決済対応もできたらいいと思うんだけど、団体になっちゃうと手数料が気になる。