いつまでに回答？社内Formsアンケートの一覧と期限をまとめて知りたい！～実装計画編～

皆さん、こんにちは。
私は現在入社2年目で、旅行会社に勤務しています。最近とあるきっかけを頂き、プログラミングの勉強を始めたので【超初心者】のアウトプットの場としてnoteにシェアしていこうと思います。

今回は、タイトルにある課題ををRPAツールを使って2週間で解決するために考えた実装計画（予定）を記事にしています。この課題決めと実装計画に至るまでに、他にもいくつかの課題と解決策を考えてきましたので良ければこちらもご覧ください。

いつまでに回答？社内Formsアンケートの一覧と期限をまとめて知りたい！

こちらは、自分が困ってることをまず解決しよう＞私の困りが解決できれば部署内の流れもスムーズになる？＞役に立てば他部署にも提案できるかも？　の粒度で考えた時に思い浮かんだ課題です。

現状と問題点

• 社内で回答や提出が必要なアンケートなどの回答依頼が発信された際、特に複数あると見逃してしまうことがある

• 複数ある時には自分が回答済みかどうかも分からなくなってしまうことがある

• 部署メンバー全員が実施済みかを確認するのにも手間がかかる

• Excelに手動入力での管理は確認しに行く手間などを考えるとうまくいかない

課題の選定理由

1. 部署内の課題であるため短期間での検証協力依頼がしやすいから

2. 「システムを導入すれば解決する」ものではない課題を解決したいから

3. 同じExcelを各自で更新しづらいというのはテレワーク時の難点の一つだからよく使うツールであるTeamsと連動すれば自動化の意味があると思ったから

誰の為に解決するのか

• 自分＋部署メンバー　
  →実施漏れがなくなる

• 上司
  →部署メンバーの実施確認集計が楽になる

改善案

1. アンケートなどの実施依頼はTeamsに専用のスレッドを作成して統一

2. 特定のフォーマット通りに依頼を記入（期限、該当者など…）

3. 2.の内容を自動でExcelに転記

4. 回答者はForms送信後自動でExcelに転記

• Teamsはあくまで通知機能として使用しタスク管理はすべてExcel上で行う

• 完了報告後はタスクにもチェックが付く

こちらの課題は、以下のメインの実装計画のサブアイデアとして考えたものです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。