Webサイトの閲覧数を今すぐ知りたい！問い合わせに自動で資料送付したい！【Power Automate Desktopで解決策】を考えました。

皆さん、こんにちは。
私は現在入社2年目で、旅行会社に勤務しています。最近とあるきっかけを頂き、プログラミングの勉強を始めたので【超初心者】のアウトプットの場としてnoteにシェアしていこうと思います。

今回は、学んだばかりの【Power Automate Desktop】を早速活用してみようということで、①Webサイトの閲覧数を今すぐ知りたい！②問い合わせに自動で資料送付したい！という2つの課題に対して解決策を考えました。

課題をこの2つに絞った理由は…

この記事でのアイデア出しを元に、最終的には自分自身で解決策アイデアを実装し、且つ実際に社内導入できることを目標にしています。そのため、

【会社の事業に関わる（会社が予算をかけて解決しようとしている）問題】
→ 規模が大きすぎて作れない・導入できない
→ FBを受けて改善するサイクルを細かく回せない

【自分しか感じていない課題】
→ 社内を巻き込んだ取り組みにならない
→ 自分たちで解決することの継続性を保てない

この2つのちょうど真ん中となるような、自分が困っていて、すぐ隣の同僚や上司も同じ悩みを抱えているような、ほどよい規模感の課題を見つけようと考えた結果、①②の2つに絞ることにしました。

まずは、課題に対する仮説を立てて、同じ課題を感じているだろう方にヒアリング

2つの課題に対する仮解決策を一旦考えた段階で、自分以外の課題保持者にあたる同僚2人にヒアリングを行いました。ヒアリングを行うことで、「考えた解決策は、すぐに現場で使ってもらえそうか？」「解決策を受け入れてくれそうか？」を実装前に確認することができます。

👇私がヒアリングを行った際に参考にした【ヒアリングの質問の指標】3つをご紹介します。

①定量的な質問ではなく定性的な質問をする
「良いと思いますか」→ はい・いいえ …？
　→ × 定量質問だとアイデアを具体的に変化させることができない
「導入難易度についてどう思いますか」→ すぐできそう・難しそう…なぜなら…
　→ ○ 定性質問はアイデアをさらに具体化することができる

②SPIN話法
状況質問(Situation) - 回答者の現況、客観的事実を確認する
問題質問(Problem) - 抱えている問題を洗い出す（潜在的なものも）
示唆質問(Implication) - 問題の重要性を確認、気づいてもらう
解決質問(Need-payoff) - 問題解決したときの状況を尋ねる

③AsIs-ToBe
現状(AsIs) - 誰が何に困っていてどんな不利益がある？
理想状態(ToBe) - どういう状況が理想で、将来どんな良い影響がある？

以上を踏まえて、ここから先は実際に課題とヒアリング内容、解決策をご紹介していきます。

①Webサイトの閲覧数を今すぐ知りたい！

◆状況説明（When&Where）

・【営業部P】と【営業部R】にはそれぞれの提供するサービス専用のWebサイトがある
・Webサイトの閲覧数などの数値集計は、主に【デジタル担当部署】がGoogle Analytics（GA)で行う
・GAログイン者は【デジタル担当部署】に限定している
・集計は、週次や月間、キャンペーンなどごとに行い分析と共に各部署へフィードバック
・各部署は数値レポートをキャンペーンの報告書や効果測定などに活用

◆課題（What)

・フィードバックレポートが有効活用されている一方で、「今すぐ知りたい」部分的な数値は【デジタル担当部署】へ都度問い合わせが必要

◆なぜ解消されない？（Why)

・GAを操作できる担当が【デジタル担当部署】に限定されている上に、知りたい項目によってはGAの操作が複雑だから
・既にレポートとしてまとまっている情報はあるから

◆ヒアリング（Who)

対象者：【営業部P】の同僚
Q:自分で数値が取れないと何が不便？
　→部分的な数値のみ知りたい場合、問い合わせるのに気を遣う
Q:なぜ気を遣う？
　→それを確認してもらうのに必要な作業が分からないため
Q:自分でタイムリーに見れたらどう便利？
　→施策ごとにタームを分けたりお客様との会話にすぐに使える数字を把握しておける
Q:毎日必ず確認するものは？
　→Microsoft Teamsは毎日開く。チャットを見るように数値を見れれば便利

◆解決案・自動化することの有用性（How)

・Power Automate  Desktopのスクレイピングで、担当者が欲しい数値をいつでも拾えるように
・（Power Automate  DesktopよりもGAと相性のいいRPAツールがないかも調べていきたい）
・取得した数値は、Microsoft Teamsに毎日通知を入れる
→GAを起動～特定のページのPV数を目で確認するまでかかった時間（PV数取得手順は他の項目と比べて最も簡単）【約1分】
→Microsoft Teamsを起動～チャットを確認するまでの時間【約5秒】

②問い合わせに自動で資料送付したい！

◆状況説明（When&Where）

・宿泊施設から自社の宿泊予約サイトに新規で掲載希望をいただく場合、電話受けのみで対応をしている
・問い合わせを受けた後に、資料送付先メールアドレスを伺い、手作業でメール作成＆書類を添付し送信
・資料を受け取った施設からは、必要事項を記入した書類をメールで戻してもらう
・Webサイト上に問い合わせボタンを設置した場合、SPIRALフォームやMicrosoft Formsなど問い合わせツールを用意することは可能

◆課題（What)

・問合せ受け～資料送付までに省けそうな人力が多く入っている
・電話受けだとアドレスの聞き取りや、その後の情報管理にも手間がかかる

◆なぜ解消されない？（Why)

・宿泊施設とのやり取りは、これまでも電話受けが主になっているから
・RPAツールの導入が検討されていないから

◆ヒアリング（Who)

対象者：自部署の同僚（直接宿泊施設のご担当者とやり取りをする）
Q:手順の中で特に手間がかかるのは？
　→どの施設から反応があったかの確認のためにメールを探すこと
Q：問い合わせの自動応答に＋αあったらいいものは？
　→資料に対する返信メールを分かりやすく把握したい
Q:電話受けで困っていることは？
　→時間がかかること、口頭での確認

◆解決案・自動化することの有用性（How)

・Power Automate  Desktopで自動応答とエクセル自動転記を設定
　→お問い合わせを受ける～資料を送る～施設から反応（＋記入済み書類が届く）まで基本的に人力がかからなくなる

最後に

冒頭にも書いたように、最終的には自分自身で解決策アイデアを実装し、且つ実際に社内導入できることを目標にしているため次は実装に向けて深堀をしていこうと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。