ITツールの活用で「出社が必要」な仕事は激減する
緊急事態宣言が出て以降、在宅勤務の推奨がずっと叫ばれてきましたが。
まだ６割が出社、テレワーク実施率もまだ低い状態であるとのこと。
もちろん出社が必要な仕事というのもまだまだたくさんあるわけですが。
オフィス系のお仕事であれば「出社不要」のお仕事がほとんど。
ITツールで「できないと思っていたけれど、実は出社しなくてもできる仕事」の幅がどんどん広がっているんです。
通常業務にはクラウドツールを活用
おそらく在宅勤務に移行するときに困るのが、
「会社に行かないとあの資料（紙）見られないな・・」
「あのシステム使わないと、データ更新できないな」（特定のパソコンにしかソフトが入っていない）
などといったことではないでしょうか？
それらの問題については、クラウドツールを活用することで解決！
今は業務全般で様々なクラウドツールが用意されていて。
ざっと思いつくものを挙げてみます。
・業務系全般：Kintone
・グループウェア（情報共有）：サイボウズ、G Suite、Office365
・顧客管理：ZOHO、Salesforce
・会計管理：MFクラウド、Freee、弥生会計
・人事労務管理：SmartHR
・タスク管理、コミュニケーション：Slack,Chatwork
・メール：Gmail
上記はおそらく一部。探せばもっと色々あります。
クラウドツールを使うメリットとしては、リモートでできること以外に以下が挙げられます。
・法改正など修正プログラムが即反映される
・IDとパスワードがあればリモートでもアクセスできる
・データ連携がしやすい（設定さえすれば自動反映するものも多い）
・従業員に入力してもらう機能を使えば、紙からの転記などの作業が不要
→作業時間の短縮、ミスの削減にも
メリットも多いですし、今は在宅ワーク移行への補助やIT導入補助金などもあるので、これを機に切り替えていくというのは大いにアリだと思います！
ファイルの共有もクラウドで
社内で共有しているファイルへのアクセス。
GoogleドライブやDropboxのようないわゆるクラウドストレージを用いれば、PC、スマホ、タブレットなど端末とネット環境さえあればどこからでもアクセスできるようになります。
（セキュリティを考えると、会社の専用端末からアクセスしてもらうのが一番望ましいですが）
クラウドにデータを置くことが心配・・・という声も聞かれますが。
PCやデータサーバーがクラッシュする可能性を考えると、逆にクラウドツールに保管しておいた方が安心だったりもします。
またクラウドストレージの場合、バックアップも自動的にされて履歴も残るので、「あのファイル消してしまった・・・！」という時に復元もできます！
またGoogleスプレッドシートやドキュメントを利用すれば、複数人で同じファイルにアクセスして更新することも可能に。
編集者のアイコンも表示されるので「誰かがファイルを開けているから使えない」「間違えて上書きされてしまった」というリスクも回避できます！
定型業務はRPAで自動化
月次の定型業務は、RPAを導入することで解決できることも。
RPAとはRobotic Process Automationの略で、PCで行う事務系一連の作業を自動化できるロボット。
たとえば「必ず毎週日曜日の夜にデータのバックアップを取って、お客様にメールを配信しなくてはならない」という場合、休日出勤をして、その時間にスタンバイをして・・・ということが必要になりますが。
RPAで自動化しておけば出勤しなくてもよくなります。むしろ自動化することでヒューマンエラーも起きにくくなるというメリットも。
上記のような定期業務のほか、反復性の高い業務との親和性が高いとも言われています。
月額費用は50,000円〜/月。
RPA導入につきましては弊社でも承っておりますのでぜひご相談を！
会議や研修はオンラインで
こちらについては以前に記事でも書きましたが。
ZOOMなどのオンラインツールを使えば、会議だけではなく研修などもできるので「その場にいる必要性」がなくなります！
決済や契約も印鑑から電子化へ
テレワークを阻む大きな要因としてハンコ文化が挙げられ、「コロナ禍の中、ハンコを押すために出社を余儀なくされる」などというお話が出ていましたが。
これも改竄できないPDFファイルでのやりとりや電子署名のツールを導入すれば解決。
契約書については以前の記事でも書きましたが、PDFファイルなどの電子媒体にすると印紙が不要になるので費用削減にもつながります。
あとハンコ待ちがなくなれば、やりとりや決定のスピードも圧倒的に早くなりますね！
あと最近では、IT担当大臣（はんこ議連会長）の「しょせんは民間の話」コメント受け、GMO会長が取引における印鑑の廃止を即断したとの記事も。
そもそも「ハンコがない場合は100均で買ってきて」などと、本当にそれでいいの！？と思えることがまかり通っていたハンコ文化。
コロナが収束する頃にはひょっとしたら「まだハンコ使ってるの！？」と言われる日が来るかもしれませんね。
しかも費用もあまりかからない！
ただ、これらを導入していくとなるとかなり費用がかかるのでは・・・と心配される方もいるのではないでしょうか。
実はこれまでに紹介したクラウドツールは無料のものも多いですし、有料でもRPA以外は月額1万円以下のものがほとんど。
ちなみに弊社で使っている有料ツールは以下の通り。
全部合わせても1万円いかないくらいです。
・googleドライブ（追加容量2TB） 1,300円
・MFクラウド（会計、請求書、給与計算） 3,980円
・ZOOM 2,000円
※チャットワークは有料プランですが、フリーランス協会の特典で永続無料
※Kintoneは開発・テスト中
もちろん規模の大きい会社の場合は、もっと費用がかかってくるとは思いますが。無料体験版があったりとまずは手軽に試せるものが多いので、やってみる価値は十分にあるかと思います！
Webカメラで監視・見守りも
余談ですが。
うちの子がまだ赤ちゃんだった頃（13年くらい前）にベビーモニターの存在を知って、「これは便利！」と思った記憶が。
今ではもっと機器なども発達しているはずなので介護や保育など、活用の場がきっと広がっているのではないかと思われます。
極論、オフィスがいらなくなる可能性も？
実際にオフィスにかかる固定費を考えて、オフィスをなくすという選択する企業も出てきているようです。
とはいえ私自身もリアルに会える環境というのも大事だとは考えているので、全てをオンラインで！とは思いませんし、オフィスが無駄とも思いませんし、全てがなくなるとも考えてはいませんが。
今後このようにオフィスの縮小化やシェアオフィスの利用などの動きはどんどん出てくるのではないかと考えています。
フルリモートで組織運営している私たちだからこそお伝えできることがある。
弊社はもともとフルリモートで業務を遂行しています。
会社としては3年半。個人事業から含めると9年。
資金も人出も不足しているからこそ、運営していく中でいかに予算も手間もかけずに、スムーズに業務を進められる環境を作るか？ということにずっと頭を使っていました。
だからこそ、経験からお伝えできることがあるのではないか？と思っています。
「どのようなツールを使えば良いか？」などぜひお気軽にご相談ください！
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