リモートワーク（テレワーク）導入にあたってのツールの選び方
リモートワーク（テレワーク）への注目が高まっている！
今年に入ってからコロナウイルスの流行で、リモートワークへの注目が一気に高まりました。
東京ではテレワーク導入に関する助成金も出てきているようです。
（上限250万円で助成率100％とか、なんかすごいですこれ。東京に事業所がないのが残念でならない・・・）
まず最初に気になるのが「ツール」選び
もともとリモートワーク（テレワーク）で業務を続けてきている私たち。
リモートワーク（テレワーク）導入にあたって質問を受けることも多いのですが、その中でよくあるのが「どんなツールを使ってますか？」ということ。
日々のやりとり、業務など。
確かに最近ではクラウドでネット環境さえあれば、どこでも無料で使えるツールもどんどん増えてきて、どれを選べばいいかよくわからないですよね。
ちなみに弊社で主に使っているのは以下のツール。
ここについては興味ある方いれば、後日別記事で詳しく説明させていただきます！
【日々のやりとり】チャットワーク
（オンライン通話もチャットワークライブ使用、近日ZOOMになるかも？）
【ファイル共有】Googleドライブ
【メール】Gmail★
【スケジュール管理】Googleカレンダー
【タスク管理】Todoist★
【会計、見積・請求書発行】MFクラウド
【案件管理】Kintone
【名刺管理】Eight★
★：個人利用
ちなみに選んだ理由は、主に以下の通りです。
・使いやすさ（スマホでも使える、操作が簡単、など）
・他のツールと連動していること、共有できること
・費用対効果（特に有料の場合、ちゃんと使いこなせる？使うことで業務効率化できる？）
選ぶときのポイントは「何を優先したいか？」
例えばやりとりには、チャットワークを使っていますが。
やりとりならメールでも可能だし、LINEやFacebookメッセンジャーでもできる。ビジネス向けのサイボウズやSlackを使う企業も多いですね。LINE WORKSも最近よく耳にするようになりました。
だけどなぜチャットワークを選んだのか？
その理由としては以下の８つが挙げられます。
１）導入しやすい
２）社外の人とやりとりしやすい
３）過去のやりとりの履歴が残る＆時系列で辿りやすい
４）メンション機能がある
５）スマホでも使える（アプリあり）
６）大容量のファイルもチャット内にアップロードできる
７）タスク設定ができる（誰がいつまでに、何を）
８）やりとりがしやすい
１）の導入しやすさという点で言うとLINEですが、LINEにはプライベートのやりとりも多く含まれるのでできれば区別したかったと言うのがあります。
でも初めて在宅ワークを経験する方や、社外の人とのやりとりも多いため、機能がシンプルで「導入してもらいやすい」と言うのは大きなポイントでした。
機能が多すぎるものは、色々とできて便利な反面、使いこなしにくいというのもあるんですよね。
また３）４）はメールとの明らかな違いですね。メールだと過去のやりとりを追うの、結構大変なんですよね・・・。探すのが。特に複数人がCcに入っているメールだと自分宛の用件がわかりづらかったり。
そして地味に便利なのが６）と７）。
共有したいファイルがある時。サイズが大きいとアップロードできないツールも多いんですが、「1ファイル最大5GBまでで、同時に20ファイル」ってすごいな、と。5GBなら動画もいけますね！
あとはタスク設定で「いつまでにこれやっておいてね」と言う指示もしやすく、完了時も完了ボタンを押すだけなのでわかりやすい！
で、実は重要なのが８）の「やりとりがしやすい」こと。
リモートワークって顔が見えないからこそ、日々のやりとりがとても重要になるんですよね。チャットツールだとメールと比べてレスポンスも格段にしやすいですし、雑談も間に挟みやすいのがとてもいい！です。
メンバーだけでなく、外部のお客様が雑談を挟んでくることもしばしば。
ただグループ人数が多すぎると、雑談はしづらいと言う印象はあります。
ちなみに私たちの事例はチャットワークのウェブサイトでも紹介していただいています！
ちなみに弊社ではチャットワークがベストではありましたが、会社によって違ってくるかと思います。
そんな時に「ここは優先したい！」と思えるポイントを見極めておくと、最適なツールを選びやすくなります。
ぜひ色々使い勝手を試して、合うものを見つけてくださいね。
ツールを増やしすぎないことも大事！
あとよくありがちなのが、ツールを増やしすぎて管理できない！ということ。
便利かつ無料で使えるツールがどんどん増えているので、あれもこれも・・・となってしまいがちなんですけど。
増えると情報が分散してしまって「あれ？あの情報どこに書いてあるっけ？」と。
なので、お客様から指定されて増やすことはありますが、できるだけ増やさないということも実は意識しています。
急にプランの内容が変わることがあるので注意！
無料で使えるツールがどんどん増えてきてはいますが、ただサービスによっては急に使える機能が制限されたり、有料でもプランの内容が変わったりすることがあるので、注意する必要があります。
エリアマイスターでは「この業務にはどんなツールを使えばいい？」というご相談も承っています。ぜひお気軽にご相談くださいね。
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