《とりあえずやってみる》仕事編

先日の記事でも触れましたが、人生はゲームのようなものだと思います。とりあえず挑戦してみることで、少しずつ確実にレベルアップしていけると思うんです。実際、職場でもこの考え方は有効で、日々の小さな積み重ねが、やがて大きな成功へと繋がっていくことを私は実際に経験しました。今日はその経験についてお話ししたいと思います。

私が今の職場に入社した当初、業務は全て紙ベースで行われていました。クライアントからの依頼メールをプリントアウトし、手書きで書類に記入、タスク完了後は上司のデスクまで届け、サインをもらい、保管用ファイルに挿入、そして保管箱が満杯になると倉庫へ送る。そんな日々でした。

しかし、私の職場は10数年前からペーパーレス化に着手しました。紙のチェックリストはWord文書に置き換えられ、PDFで保存されるようになり、ファイルの保管場所もパソコンのドライブ内に移行しました。

紙派の同僚たちは、手書きのメモが取れないことに抵抗を感じ、デジタルへの移行に苦労していました。しかし、印刷を止めるだけで、紙代、プリンターのメンテナンス費、インク代といったコストが大幅に削減されました。さらに、書類の手作業が不要になったことで、必要な書類を探すのが容易になり、倉庫の経費も大きく削減されました。

ペーパーレス化の取り組みは数年にわたって続けられ、紙書類はスキャナーでデジタル化され、デジタル署名も導入されました。

この変革は、オフィスのスペースを広げる効果もありました。ファイル収納棚は最終的に撤去され、デスクスペースに変わりました。まさにオフィスの断捨離です。

今では、帰宅時に、キーボード、マウス、モニターのみがデスクに残り、それ以外の物は一切ありません。全社員がこの習慣を守っています。

日本のオフィスでは物が多いことに驚いたことがありますが、地震国であることを考えると、デスク周りを整理しておくことは、何かあった時の片付けを減らすのに役立つのではないかなと思います。

話が逸れましたが、私の職場のペーパーレス化は、数年の努力の末、その後の2つの大きな課題に直面した際、しっかりとした基盤となり、スムーズに前進する助けとなりました。1つ目は「オフショア」プロジェクトで、物価や人件費の安い地域に業務の一部を移し、コスト削減を図りました。必要書類とチェックリストが既にドライブに保存されていたため、仕事の共有は容易でした。もう1つは、コロナ禍で在宅勤務が必要になった時です。紙書類を一切使わない方針がすでに確立されていたため、在宅勤務への移行はスムーズに行われました。

大きな変化を一度に達成しようとする必要はないと思います。まずは、できることからコツコツと始めてみてはいかがでしょうか。小さな一歩が、10年後には予想もしなかった大きな進歩へと繋がるかもしれません。実際、かつて紙ベースにこだわっていた同僚たちも、今ではデジタル化の利便性に慣れ、紙ベースの仕事には戻れないと言っています。変化には、常に抵抗が伴いますが、新しい「普通」に慣れるためには、文句を言いながらでも、少しずつ続けることが重要だと、実際の体験を通して感じました。
皆さんの参考になれば、嬉しいです。