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イベントをつくるために、イベント当日を想像する | イベント運営Tips

Makoto Hanada

こんにちは。花田と申します。
ジャグリングをしたり、イベントをつくったりしています。

これまでたくさんのジャグリングイベントを主催して参りました。

大変ありがたいことに、最近はジャグリングイベントを主催・運営したい方からご相談をいただく機会が多くなりました。月に1件以上のご相談をいただきます。

その中で「ジャグリングの大会をつくりたいが、コロナ禍で自分達の世代がイベントに参加できず、イベント当日をイメージできない」という若手からの相談が増えてきました。

本記事では、これからイベントの主催・運営を始める方がイベント当日をイメージするためのTipsをまとめました。

イベント運営のための記事です。参考になれば幸いです。

↓イベントの相談に応える私


①当日の運営を理解するために

まずは他のイベントに参加してみよう。
参加者としてイベントを楽しむだけでなく、運営の様子も見ておく。

ジャグリングの大会であれば、自分自身が出場してみると運営が何をやっているか、よくわかります。

他の運営に参加してみよう。
運営に参加すると、イベント当日がよく理解できます。
運営メンバーを募集をしていなくても、連絡すれば参加させてもらえる団体が多いので、興味を持ったイベントには連絡してみるのがおすすめ。

②会場を理解するために

下見に行こう。
会場は下見可能な場合があります。下見ができない場合は、その会場で開催されているイベントに参加するのがおすすめ。
写真や動画を撮っておくと、運営メンバーに共有できて便利。

③自分達が何をするか理解するために

運営の練習として、小さなイベントをつくってみよう。
いきなり大きな大会をつくるのではなく、運営の練習として小さめのイベントをつくってみましょう。例えば、交流会、フリーパフォーマンス（発表会）、部内大会などがおすすめ。

自分達で運営を経験してみると「〇〇の準備が必要だった」「本番の進行が思ったよりスムーズではなかった」などのように振り返ることができ、次に活かすことができます。

資料は全体像からつくろう。
コンセプト、当日タイムテーブル、関係者一覧（組織図）、予算案、などの全体像から資料を作成していきましょう。当日のイメージを運営チームで共有しやすくなります。

関係者を洗いだそう。
関係者を洗い出すことで、「誰が何をするか」というタスクを漏れなく抽出しやすくなります。

ジャグリングの大会だと、①運営②出場者③観客④審査員⑤会場⑥協賛が代表的な関係者です。

また、他のイベントのWebサイトを見てみましょう。運営メンバーが役職付きで公開されていることがあります。運営を何人集めるか、参考になります。

運営内部向けのタイムテーブルを早めにつくろう。
公開用のタイムテーブルだけでなく、運営内部用もつくりましょう。
「誰がいつ何を担当するか」が決めやすくなります。たたき台を作成し、更新していきましょう。

内部向けタイムテーブルのテンプレートを公開しているので、必要あればご参照ください。

準備は当日までに済ませ、できる限り運営のリハーサルをしよう。
イベント当日の作業がなくなるように準備しておきましょう。準備の過程で抜け漏れに気づくこともあります。

そして、できる限り運営もリハーサルをしましょう。

ジャグリングの大会だと、①受付の流れ②司会③審査集計④賞状の記名or印刷⑤閉会式を事前にリハーサルしておくのがおすすめ。

④それでもわからないときは？

想定外を想定しよう。
イベント当日を100%イメージすることはできません。どんなに経験豊富な方が運営しても、想定外のことは必ず起きます。「想定外が起きること」を想定しよう。

バッファ（余裕）を確保しよう。
ヒト・モノ・カネ・時間・場所、少しでいいので多めに確保しよう。

二点見積もりを意識しよう。
例えば「閉会式にどれくらいの時間がかかるか？」と見積もるとき「10分くらい」ではなく「8~12分くらい」と幅を持って考えよう。二点見積もりの方が見積もりの精度が高くなります。少しでも想定外を減らしておきましょう。

⑤良いイベント当日を迎えるために

コンセプト（理念）は必ず言語化しよう。
なぜそのイベントをつくりたいか、周りに伝えよう。コンセプト通りのイベントをつくるには？と考えると、イベント当日にしたいこと・すべきことが決まりやすくなります。

参加者に「どんな1日を過ごして欲しいか」を考えよう。
運営の自分が、イベント当日にどんな1日を過ごしたいか、想像してみよう。そして、イベントの参加者にはどんな1日を過ごして欲しいかを想像しよう。運営メンバーで最初に話し合うのがおすすめ。

以上です。

私なりに「イベント当日をイメージするためのTips」をまとめました。主催者だけでなく、運営メンバーも当日をイメージできるようなTipsを集めました。

参考になれば幸いです。
何かあれば、TwitterのDM等でご相談ください。

それでは。

全力でイベントをつくります