Notionでタスクを管理する-3
Notionでタスクを管理しています。
捌ききれない仕事量に悩みが深かった5月、6月を経て、やっと状況が落ち着いてきました。
膨大なタスク量になんとか抗おうとしていた6月15日のnote。
溶ける時間を可視化して、防波堤を築き始めた6月25日のnote。
1ヶ月が経過してどうなったか？をまとめておこうと思います。
結論、今とてもコンディションが良いです。タスクは相変わらず多いですし、次から次へと降ってもきますが、対処もできています。
タスク管理の為の三種の神器を記しておきます。
1.SCHEDULE＆TASK
なにより効果的だったのは、すべての案件を1時間単位で刻み、タスク化するDBを作ったことです。
この「SCHEDULE＆TASK」DBのおかげで、未来の工数がほぼ完璧に可視化できていて、「来週、来月、なんかめちゃくちゃ忙しい気がする…！」と不安で押し潰されそうになることも減りました。
おおよそ3ヶ月先のタスクまで、日単位で入力しています。
一日単位の工数管理はしません。案件の「あるべき進行」をただ入力しているだけです。
なので「明日の予定工数、15時間…」ということもあります。そんな時は容赦なく優先順位が低い案件を先送りにします。
効能として、以下の6点があります。
入力の手間はあるけれど、これだけメリットがあるなら何の問題もありません。
工数管理のメリット
案件が重なっていても、工数が多くても、可視化できているので不安がらなくて済む
明日、来週、来月の工数が読めるので、ぶっこみ案件が来た時「引き受けたら別案件が遅れますが良いですか？」と交渉できる
案件の進行を、一度じっくり考えてあるので、変更が発生した際にも動じなくて済む（対処法をすぐにイメージできる）
タスクの抜け漏れが無い
先送りにした優先順位が低い案件は、作業時間が想定より短くなりがちだが、結果としてより洗練された手順で進めることが多くなる（最小の工数で、最大の成果）
チームメンバーに見えるところに置いているので、状況を理解してもらえやすい
2.タイムトラッキング
タイムトラッキングもこまめにログっています。
仕事用DASHBOARDを少々改変し、DASHBOARDからタイムトラッキングの為の入力をできるようにしました。
新機能「サイドピーク」のおかげで、DASHBOARDからページ遷移をせずとも、タブを増やさずとも済むようになりました！
DASHBOARDが一層“あったかい炬燵”状態に…最高…（ノースサンドよーじろーさんのYouTubeより）
3.週次レビュー
工数管理に際し、予定と実際の乖離っぷりを計測したいなと、週次レビュー、月次レビューを始めました。
「週次レビュー」と言いつつ、GTDの作法はほぼ踏襲していなくて、ほぼ我流になりました。。。
週単位のレビュー事項
予定（PJTごとの想定工数）
実際にかかったPJTごとの工数
エビデンスとして：SCHEDULE＆TASKとタイムトラッキングの当該期間をリンクドビューで表示
MTG（チェックボックス形式で管理）予定と実際のスクショを添付
気付きと来週への申し送り（テキスト）
1ヶ月ほど、淡々とレビューをしてみたものの、まだ実になっている感はありません。
ただ、週単位でログっておけば、来年「この時期に、この案件を重ねるとやばい」的な危機察知力が上がりそうなので、淡々と続けていこうと思います。
もうひとつ、タスク管理がうまくいっているポイントに思い至ったので記しておきます。
4.Notionと紙の併用
Notionが母艦なのは間違いないのですが、ここ数ヶ月、アナログ熱が再燃しています。
頭から思考が漏れそう（イメージ）な程に何かに追われている時、企画の骨子を纏めたい時は、必ず紙に書き出しています。
手帳沼も楽しいので、久々にずぶりと浸っていて（PLOTTERのプエブロA5黒の他に、プエブロミニ5ネイビーも買ってしまいました…楽しい）のですが、一方で「なぜNotionに一元化しないのか」と、かるく後ろめたい気持ちもありました。
こんなにNotionを愛しているのに、まるで手帳に浮気をしているような…！
延々と、悶々と考えていたのですが、ついに閃きました。
いわゆる「虫の目」のプラットフォームがNotion。
そして「鳥の目／魚の目」を意識したい時に使いたいのが手帳（PLOTTER）。
この虫の目→鳥の目へ素早くスイッチするには、デバイスを変えるのが一番なんですね。
デジタル→デジタルではダメなようで、紙（手帳）が最も切り替えが早く、上手くいきます。
なので最近、iPadの出番が減りました。この辺は個人差があるんだろうなと思います。
続いて気付いたのが、切迫感に応じて必要な紙のサイズが変わるみたいで、今は結構忙しいのでミニ5サイズだと厳しいです。A5がベスト。
PLOTTERのA5バインダーをオフィスに置きっぱなしにしているので、在宅ワーク中の今は、リフィルをクリップで留めて殴り書きしています。
書きやすいけど、なんとも侘しいので「PAPER JACKET」を注文しました。楽しみすぎる。早く届かないかな！
ペンはuniのLIMEX（ライメックス）がお気に入りです。かっこいいし書きやすい。
デバイスを変えることで、意識的に視点をスイッチできる。
これまで企画ごとをする為に、外出してカフェに行ったり、散歩したりしていましたが、デジタル→アナログに切り替えるだけで視点を変えられるので、より仕事がスピードアップしたというか、自由になれました。よい気付きでした。
仕事を早く進める為の必要経費として、手帳を増やすか…などと考えてしまいそう。沼です。
今週読んで感銘を受けたnote。
他の人が楽になるのなら。いろんなところにとっ散らかっている問題を集めて一気に解決できるなら。がんばろう！
「なんとかする役割」の人は「なんでいつも自分のところに集まってくるんだろう」と思うのではなく、「これで他の人が楽になるならいいことだ」と思って頑張りましょう。
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