社内文書の検索の課題
マジセミ寺田です。
いつもマジセミにご参加いただきありがとうございます！
今回は「社内文書の検索の課題」について解説するセミナーを企画しました！
是非ご参加ください。
2022-06-22（水）10:00 - 11:00
https://majisemi.com/e/c/hulinks-20220622/M1B
参加できなかった方にも、以下のサイトで開催１ヶ月後に資料を公開します！
https://majisemi.com/
もったいない、貴重な時間
日々の企業活動の中で、マーケティング企画書や製品紹介資料、運用提案書など様々なドキュメントが作成されています。情報を集め、裏付けをとり、一生懸命、何時間も（または何日も）かけて完成させた書類で良い仕事ができたときの達成感はひとしおでしょう。ところが、ふと振り返ってみたときに、同僚がそっくりのドキュメントを持っていた、より適切な資料が後から見つかった、という経験はございませんか？ その際、「もっと早くにそれを知っていれば、より速く、より良いドキュメントが提供出来たのに」という後悔もあるかと思います。
ドキュメントの共有/検索は意外と大変
もし、作成されたドキュメントが個人使用のパソコンにしか保存されていない場合、存在自体に気づく機会はほとんどありません。これを回避するためにファイルサーバー上に保存する取り組みもあるでしょう。しかし、あるかどうかわからないドキュメントを探し出すのは至難の業です。場合によっては、「××はサーバーのどこに保存してある？」、「○○のような提案資料、見たことない？」と周囲の人に聞くことが早いかもしれません。必要なファイルを必要な時に素早く探す、ということは意外と難しいものです。
ファイル検索に着目した課題
「ファイルサーバーにある製品Aに関する提案書」を例にとって考えてみます。ファイル名に「製品A」と入っていれば探せる確率は高くなります。もしファイル名に入っていなくても最近のファイルサーバーはドキュメントの内容まで検索対象のものがあるため、見つかるかもしれません。しかし、いずれも時間がかかってしまうことが課題です。また、製品Aというのが子供向けの製品だった場合、「子供」というキーワードでは、「小学生向け」や「児童向け」といった資料は見つからないこともあります。
もう一歩踏み込んだシステム化という選択肢
そこでソリューションとしてデジタルアセットマネジメント(DAM)システムを紹介いたします。デジタルアセット(デジタル資産)とは、あらゆる電子データがその範囲に含まれ、日々作成されているドキュメントも大切なデジタルアセットです。これを管理するためのシステムがDAMシステムです。DAMシステムにより、大切なアセットを一元管理するとともに、メタデータが付与されて検索性が高まるので必要なファイルを見つけやすくなります。また協調作業も考慮されているので、その資料や素材の使用の可否を確認したり、上長の承認を得たりと、素材集め～編集作業～承認～配布、といった一連の作業を効率的かつセキュアに行えます。新たに作成されたデータも資産として今後役に立つことでしょう。
今回のWebinarでは、DAMのデモを交えてイメージを具体化しながら紹介いたします。
★ここでしか聞けない内容です！★
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