プロトタイプ計画書【第2章へ】
こんにちは、スーパーマーケット事業の会社で教育の仕事に携わるデジタル慣れしていない会社員です。
前回の投稿記事では教育部署で解決したい「研修フローのフォーマット化」
について実装計画の作成するところまで進めました。
今回は実装計画のその後について書いてみたいと思います。
前回の記事もぜひ見てください。
まずは計画のおさらいです。
今までは一つの研修を実施するうえで、いくつかのタスクがバラバラに繋がっている状態であるため作業時間も個人差がありました。
これをどうにかスッキリできないかということで２つのツールを使うことで
作業改善に繋げたいと思います。
やりたいこと
※1.メールの自動送信（Power Automate Desktopを使用）
※2.データの集約・管理（Notionを使用）
この２つのツールで研修を完結できれば
だいぶスッキリとしたフローとなり
作業時間のバラつきもなくなるのではと期待しています。
実装までの計画
今回はプロトタイプの運用ですので短期での実装を目指し、
周りからのフィードバックをしっかりともらい
改善・改良をしたいと思います。
①6/22～/27 ツールの調査
・ 情報を集め、PAD・Notionが適正なツールか判断する。
・ 実装予定の環境下で動くか試してみる。
②6/28～7/5 プロトタイプの運用
・モデル研修を選定し、実際の研修で運用してみる。
・想定した機能が運用できているかチェックする。
③7/6～/12 フィードバックによる改善
・メンバーにフィードバックをもらい、改良案を出す。
・改良項目を共有し、再度試作を作成する。
・進捗を共有する。
・最終報告書にまとめる。
④7/13 最終報告
・結果報告資料を基に報告のうえ、運用していく。
なかなかハードな日程ですが計画的に進めて短期的な成果が
出せるよう、いざ実装です。
実装スタート！！
①ツールの調査で早速トラブル発生！
Power Automate Desktop（PAD）が動きません。
どうやらインストールした会社PCでは
メールやドライブを介したフローはセキュリティがかかり
自動化できないようです。
※1のメール自動送信の実装は早くも断念です。
今回の実装は※2の研修実施～報告書の作成までをNotionで運用に絞りたいと思います。
②いざプロトタイプを研修で運用！
まずは2回の若年次向けの育成研修で運用しました。
Notionページで作成した内容として
●各受講者情報と出欠管理
●カリキュラム一覧
●各セッションの時間と担当者の表記
●それぞれのセッションに必要な資料の埋め込み
⇒ネット情報の埋め込み
●受講報告のアンケートの埋め込み
⇒QRコードの表記
●アンケート結果（スプレッドシート）の埋め込み
●事務局報告の入力
これをもとに研修スタート。
順調です。
事務局・講師に事前共有しているのでトラブルなく研修も進みました。
③フィードバックをもらいました。
研修終了後に各関係者からFBをいただきました。
反応としては導入に前向きなご意見を多くいただけた印象です。
具体的にどのように進めていくかなど本導入に向けたご意見なども
いただきました。
Notionに使用にあたり、別の作業もできないかというお問い合わせも
ありました。
興味を持ってもらえるってうれしいですね。
いただいたFBをもとに次月度の研修にてページの修正・運用を目指します。
④実装の効果はどうだったか？
短期日程でのプロトタイプ運用からの
実装効果を上げたいと思います。
今までは研修実施から報告書の作成までで
通常120分ほど時間がかかりましたが
実装後は約20分となり100分の時間削減が可能となりました。
年間の若年次研修は17回ありますので、それだけ見ても
年間28時間の削減が見込める結果となりました。
また、1研修を1ページのNotionで管理することで研修の全体像が見える化
ができ、報告・引継ぎも容易になったことも実装効果として挙げられます。
取り組みを振りかえって
今回の運用までに多くの方からたくさんのアドバイスをいただきました。
当初、自身としては難易度高いと感じていた、GASやVBAの使用で実装を
計画していましたが、皆さんのFBをもとにNotionでの運用に計画が改良
されました。
自ら発信し、周りからFBをもらうことでアイデアは広がる
ということを実感できました。
発信って難しいですよね。でも大事なんです。
いざ第2章へ！？
せっかくだから第2章へ進めたい。
教育部署ではデジタルで改善できることがまだまだあるはず。
自社のある役員の方からいただいたアドバイスに
非常に印象的なことがありました。
「研修をもっと楽しく」
「自主的に学ぼうと思える環境を」
しっかり頭に焼き付いています。
今回デジタルに触れる機会をいただく中で
何があるだろうと調べました。
次に私が実現したいこととして
●仮想空間でのコミュ二ケーションでもっと楽しく
例、（spatial chat）スペイシャルチャット
（Gather）ギャザー
●振り返りテストを楽しく
例、（Kahoot）カフート
このようなツールで運用・改善を繰り返し
楽しく学べる場作りを進めていきたい。
そんな第2章へ進めたらと思っています。
この記事を読んでくれた方で他にいいアイデアをお持ちの方が
いましたらぜひ教えてください。
よろしくお願いします。
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