アイデアを具現化へ、プロトタイプ計画書【始まりの書】
こんにちは、スーパーマーケット事業の会社で教育の仕事に携わるデジタル慣れしていない会社員です。
前回の投稿記事では教育部署で解決したい『単純作業の自働化』について、解決案を関係者に共有してフィードバックをもらいました。
いただいたアイデアをもとに再度整理して最終実装案を考えましたので
書いてみたいと思います。
前回の記事もぜひ見てください。
実装案が決定しました。
前回いろいろな方からフィードバックをもらい、再度考えた実装案は
『研修フローのフォーマット化』にしようと思います。
以下の二つの単純作業を自働化します。
①メールの自動送信（Power Automate Desktopを使用）
②データの集約・管理（Notionを使用）
この二つを合わせてひとつのフローとすることでより導入しやすい
自働化になると考え、実装課題としました。
ストーリーマップです。
今までの流れですとザックリとしたフローの中で各タスクがバラバラに存在しており、研修事務局により作業方法や作業時間も違いがありました。今回2つのツールを使用することでフローが明確化され運用しやすくなるのではと考えています。
やりたいことを具体化します。
①メールの自動送信（Power Automate Desktopを使用）
⇒複数ある研修の案内メール・リマインドメールを対象者を
事前設定しておくことで指定の時間に自動送付をする。
②データの集約・管理（Notionを使用）
●Notionで研修ごとのページを作成する。
●カリキュラムや資料作成、受講者名簿を作成し一元管理する。
⇒必要な資料や動画などは直接埋め込み研修で活用する。
●受講者からの報告書はリンクを貼ってNotion内に直接入力か
Google Formsのリンクを貼って集約データを
Notion上で確認できるようにする。
●集約データをパワークエリで分析し、見える化
必要事項はNotion内で入力し記録する。
⇒このまま報告書として運用
●教育Gメンバー内でリンク共有し、次の研修に向けて
カリキュラムを修正、PDCAサイクルをまわす。
以上が運用フローの具体的イメージです。
関係者へのインタビュー
とはいえ、まだまだイメージが抽象的な部分もあります。
周りのご意見を取り入れるべく誰かに相談したい！
この流れで何か問題があるとしたらどこか？
関係者に聞いてみました。
教育G マネージャー
・現状のセキュリティ問題を解決できるか。
・水平展開できるものか。
情報システム部 部長
・Power Automate Desktopの利用にあたりOffice365のライセンスが必要。
現状、本社マネージャー以上の役職者のみライセンスあり。
貴重なご意見ありがとうございました。
今回は情報システム部にご尽力いただきPower Automate Desktopが
使用できるよう設定いただきました。
自働化による効果がどの程度あるのかを含め、
しっかり検証していきたいと思います。
まずは自部署から水平展開していければと考えています。
実装することで見込まれる効果は？
・作業時間が削減され、新たな仕事を覚える時間できる。
・フォーマット化された業務で水平展開しやすい。
・共通の報告書として記録が残せて、後日分析しやすい。
・オンライン研修でも利用可能
『作業時間の削減』と『データの集約・管理』の2点は
改善できるのではないでしょうか。
ちょっとワクワクしますね。
制作スケジュールです。
6/22～/27
・ 情報を集め、PAD・Notionが適正なツールか判断する。
・ 実装予定の環境下で動くか試してみる。
6/28～7/5
・モデル研修を選定し、実際の研修で運用してみる
・想定した機能が運用できているかチェックする。
7/6～/12
・メンバーにフィードバックをもらい、改良案を出す。
・改良項目を共有し、再度試作を作成する
・進捗を共有する
・最終報告書にまとめる
7/13
・結果報告資料を基に報告のうえ、運用していく。
上記3つのパートで作成・改善を重ね、7/13に実装可能な状態を
目指して取り組んでみたいと思います。
なかなかハードな日程ですが『やってみるのみ』です！
実装に向けて
今回の実装にあたり権限が必要なPower Automate Desktopを使用するか、
現段階でも社内パソコンで使用可能なGoogle Apps Scriptを使用するかを
非常に迷いました。
ですが、せっかくの機会なのであえてPower Automate Desktopを使用して
どうだったのかを共有できればと思います。
とはいえ、途中で変更するかもしれませんが・・・。
また、データ集約では当初はVBAを使って自働化を予定していましたが
デジタルに詳しい方に相談した結果、Notion利用の提案をいただき
早速変更してみました。
（前回の記事でも別の方からグループウエアの提案を
いただいていました。）
悩んだときはためらわず相談することも大事ですね。
とにかく試作品を作ることで周りを巻き込み、たくさんのフィードバックをもらい、どんどん改良していきたいと思います。
この記事を読んでくれた方で他にいいアイデアをお持ちの方が
いましたらぜひ教えてください。
よろしくお願いします。
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