みんなが嫌いな議事録係を、私が進んでやる3つの理由

みなさん議事録を取るのは好きですか？
「正直面倒臭い…」「自分に関わる部分だけメモしてる…」といった方が多いのではないかと思います。

議事録とは
議事録を作成する大きな目的は、会議や打ち合わせの中身を記録して、その情報を周知、共有することです。会議の内容や討議の経過、決定事項、誰が出席していたかなどをしっかりと記録することで、その会議に出席していない人にも必要な情報を正確に伝えることができます。

今日は、議事録係は率先してやったほうが効率的にスキルアップできてオススメだよというお話です。

メリット①インプットが増える

会議といってもチームの共有MTGだったり、プロジェクトを議論する会議だったり、様々な目的の会議が存在していると思います。
その全てで議事録係をやりましょうということではなく、自分が知らない領域が出てくる会議はインプットのチャンスだと考えています。

私の場合は、プロダクト担当として週次の営業戦略会議に参加しています。
そこでは自社サービスの営業戦略を議論しているのですが、参加メンバーが社長・営業マネージャー・マーケマネージャー・事業開発マネージャーという、ビジネス側のメンツが揃っています。

プロダクト開発に関わる施策だけ理解していれば、会議に参加する”最低ライン”はクリアできると思います。
が、せっかくビジネス側のマネージャー陣が揃っているので、自分が知らない知識をインプットする時間にしちゃいましょう。
経営者の思考、営業とマーケの手法・トレンド、事業開発の視点、
これらをまとめて学べるなんてラッキー！くらいの気持ちです。

そんな下心を持ちつつ、いまは営業戦略会議の議事録係をやっています。

議事録を書くときに意識しているポイント
・事前に議事録フォーマットをGoogleドキュメントで用意しておき、会議参加者に共有しておく(自分に合うフォーマットを探しておくと良いです)
※私はこちら↓の「議事録3フォーマット」を少しアレンジして使っています。
　https://ferret-plus.com/886

・会議中は議論に集中して、要点だけメモをとる(議事録に集中して議論を聞いていない、ということはないように)

・会議中分からない情報が出てきたら、なるべくその場で質問する。聞きそびれたら後で質問する。(分からないものを分からないままにしない)

メリット②理解が深まる

会議が終わったら、メモを元に「議題・結論・議論した内容」をまとめていくのですが、この段階では、自分が理解することを目的にします。
なので、一旦この時点では自分がわかる書き方で大丈夫です。

また、実際の会議ではアジェンダに無かった話が膨らむことや、時間切れで話し切れなかったことも出てくると思います。
そこで、議事録をまとめるときは会議の内容を時系列に書き連ねるより、
一つの議題に対して、結論と議論メモ(結論に至るまでの過程)をセットで整理していくと頭の中がまとまりやすいと思います。

あと、会議中は理解したつもりでも、いざ議事録にまとめようとすると(あれ…なんのことだっけ…)となったりします。
その場合は、発言者に再度確認して不明点は潰しておきましょう。
分からないことはそのままにしないで聞く、ですね。

メリット③アウトプットの練習になる

最後はアウトプットです。
議事録の目的は「会議に参加していない人にも周知・共有できること」なので、
アウトプットの練習には最適だと思います。

弊社は社内の共有ドキュメントに「esa」を使っているのですが、議事録の内容をesaに書き出していきます。

ここで特に意識したいことは「会議に参加していない人は圧倒的に情報量が少ない」ということです。
つまり、②で整理した議事録をそのまま社内共有しても、5割も伝わらないと思ったほうが良いです。
それくらいテキストのみで情報を伝えるのは難しいということですね。。

営業戦略会議の内容は、全社員に理解して欲しいな〜と思っているので、
「どうすれば伝わる議事録になるか？」を現在模索しています。

ここはまだまだ改善の余地があるな〜と感じているのですが、
社内の情報格差を減らすために、いまは下記取り組みを行なっています。

伝わる議事録にするための取り組み
・議事録を読んだ人にアンケートを実施
　どのくらい伝わっているか、不明点がないか。

・質問をもらったら議事録をアップデートする
　これは基本WIPである思想のesaと相性が良いところ。

同僚からFBをもらうことで、議事録の完成度も上がり、自分のアウトプット力も改善できる。
また、質問に答えられないものは自分の理解が不足しているということになるので、自分の理解度も深められる…という最高のPDCAを週次でまわせます。

もはや議事録係はメリットだらけでは！？と実感しているので、めちゃくちゃオススメしたいです。

今日話したいことはこのくらいです。

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