請求書確認業務の負荷を半減！【GAS・SpreadSheet】

今回の課題は、「請求業務の負荷のKAIZEN」です。
月末月初だけ発生する業務のため、請求業務を専任するメンバーがおらず、他の業務をメインで担当しているメンバーが月末月初だけ請求業務をプラスして請け負っていました。

ですが、ここ1年で事業が急成長したことで、メインの業務も請求業務も対応量が増え、負荷がかかっている状態でした。
解決方法を考えるところから、まるっとお任せ案件です。ワクワクしますねw

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事業部からの相談事

月末月初だけ請求業務が発生し、通常運用が回らなくなるので助けてほしい。
（今回記載するのは、講師からの請求対応のKAIZENになります。）

やったこと

・請求内容の事前確認（フロー変更）
・請求内容の集計の自動化
・メール送信の自動化

1. 請求内容の事前確認（フロー変更）

業務フローをヒアリングする中で、「受領した請求書のチェックで差異が出て、確認するやりとりに一番コストがかかっている」ことが１番の課題であることがわかった。

そこで、請求内容を事前にメールで伝えることをファーストアクションに置くようにフローを変更した。

一見工数が増えるように見えるが、実際はチェックバックの件数が大幅に減り、作業負荷に貢献できた。

また、手動での作業を削減できるポイントが数点あったので、同時に自動化も行った。主には下記２点となる。
・請求内容の集計の自動化
・メール送信の自動化

2. 請求内容の集計の自動化

元のフロー：
各講師が該当月に何件講座を担当したのか、講座スケジュールがまとまっているシートから目視＆手動で抽出。

自動化した内容：
Query関数を用いて、各講師が該当月に何件講座を担当したのか、自動で抽出されるように変更。該当月をプルダウンで選べる。

3. メール送信の自動化

元のフロー：
全講師へ一斉に請求書提出依頼のメールを送っていた

自動化した内容：
・"&"を使ってセルやテキスト（テンプレート文）を組み合わせた。
・GASを用いてシートに記載されている内容を元に、自動でメールが送信されるようにした。

「1. 請求内容の事前確認」で紹介した通り、請求内容を各講師ごとに記載して連絡する必要があった。
「2. 請求内容の集計の自動化」で抽出した請求内容を該当セルに記入すると、メール本文へ自動で反映される。

請求講座を記入すると、メール本文へ反映される

送信内容が出来上がったら、メール送信ボタンを押すだけでメールが送信される。

シートから必要な情報を拾って、メールが送信される

KAIZEN結果

作業時間が半減し、2人工数を割いていたところを1人で対応できるようになった👏

感想

最初に業務フローをヒアリングした時に、事前準備の際に集計方法が目視・手動であることが課題だと思い、「2. 請求内容の集計の自動化」をメインにKAIZENしたプロトタイプを作成しました。
実際に担当者にレビューしてもらったところ、「請求書のチェックで差異が出て、発生するチェックバックに一番コストがかかっている」という本当の課題を発見することができました。

これにより、「1.請求内容の事前確認（フロー変更）」と「3. メール送信の自動化」のKAIZENが追加発生したわけですが、課題の本質を捉えることの難しさと大切さを学んだ機会でした。

まぁ、プロトタイプを作ったから課題の本質が見えたわけで、アジャイルで進めた今回のやり方は間違ってはいなかったと思うのですが。。

担当者に事前に課題をヒアリングした時には、もっと具体的な作業として回答をもらっていたので、チェックバック自体が課題の本質として捉えられていなかった。という感じです。
課題の言語化って難しいですよね。

詳しい説明（気になる人だけ見てもらえれば）

変更前の業務フロー

・講師情報や講座の開講情報などは、基本的にスプレッドシートにまとめられており、月の後半になると請求対象の講師ごとに、担当した講座を集計してチェックの準備を始めていた。
・月末になると、請求対象の講師へメールで一斉連絡。
・講師から返信がきたら、請求書の内容をチェック。差異がある場合は過不足について確認、修正依頼。
・差異がない場合には、請求書をダウンロードして、フォルダに格納して完了。

自動化の内容

Query関数やGASの内容については、要望があれば書こうかなと思います。