ExcelやめてLooker入れたら、毎朝1分で予実比較できるようになった話

こんにちは、米田まりなです。普段こちらのnoteでは片づけメソッドを紹介をしていますが、本業としては株式会社サマリーで経営企画の仕事をしています。この記事は経営企画やデータ解析担当として、事業計画を取り扱う方に読んで頂けると嬉しいです！

事業計画管理、アナログすぎる件

年度初めに、Excelで膨大な事業計画ファイルを作る。
そして月次で、これまたExcelで、予実比較のレポートを作る。

これの繰り返し。確かに大切な業務だとは思いつつも
毎月コピペ作業が発生してるし、レポートがメンバーに読まれる頻度あんまり高くないし、Excelが重いし遅いし、複数人で触りにくいし・・・
と、何かと不満があった訳なんです。

そんな事業計画管理に対するモヤモヤが、
①Excelやめた　②Lookerを導入した
この2つで、霧が晴れたごとく、解消されたのです！（ヤッター）

Lookerくんは賢くて、毎朝自動的に予実比較表を作ってメンバーに配信してくれ、どのKPIが未達なのかリアルタイムで把握できるようになりました。（ありがたや）

Excel→Googleスプレッドシートでここが変わる

元々Excel管理ではこんな問題がありました。

Excel管理の問題点
・バージョン管理が煩雑で、どれが最新か分かりづらい
・複数人で作成しづらい
・ユーザー別に閲覧・編集権限の管理がしづらい
・ファイルが重く、開くのに時間がかかる
・BigQueryとの連携が簡単にできず、実績値更新が手作業（＊）

（＊）マクロを組めば解決するかもですが、私は上手くできず、実績貼り付けの手間が生じていました

これらはGoogleスプレッドシートで大方解消することができました。

Googleスプレッドシートの良いところ
・修正ログが全て残り、すぐ復元できるので、複数人で作業しても安心！
・（バックアップは残りつつ）ファイルは常に最新のものが1つだけ存在するので見やすい！
・ 個人/チーム毎に細やかに権限設定ができる（＊）
・（ネット環境がよければ）一瞬で表示されて挙動が早い
・LookerやBigQueryと簡単に連携ができ、更新を自動化できる

（＊）編集権限に関しては個人毎・タブ毎に設定ができるものの、閲覧権限をタブ毎に設定することができないので、機密情報は別シートで管理が必要です。別シートからはImportrange関数を使えば簡単に数値引用ができます。

各種連携は、スキルがなくても、ポチポチ設定すれば簡単に連携できたのがありがたかったですね。Lookerについては後述します。

一方でデメリットも少々ですがありました。
”参照先・元のトレース”はExcelで人気の機能ですが、Googleスプレッドシートでは使えません。ショートカットキーも覚え直しになります。

またバージョンの関係なのか、一部関数の表現方法が異なり、Excelダウンロードする際エラーが出ることがあります。例えば「自社は使えるが、株主がGoogleスプレッドシートを使えない」等のシチュエーションでは、DLの度に微修正が必要です。（そしてクラウドなので当たり前ですが、Wi-Fiのない会議室ではファイルが開けません）

一部デメリットも書きましたが、私の環境ではGoogleスプレッドシートの利便性が勝りました。現在全社員がGoogleスプレッドシートを閲覧できる状態としており、計画修正や更新は自分＋4人のメンバーで運用中。質問事項などはセルにコメントを付ける形で、いつでも問い合わせしてもらっています。

頼れる相棒、Lookerくん

昨年冬から導入したBIツールのLookerは、予実比較をぐっと楽にした立役者です。

元々Excelベースで、手動で予実比較していた際には、このような問題が生じていました。

手動更新の問題点
・予実比較のレポーティング頻度が月１回程度と少ない
・レポートでは主要KPIのみ扱い、問題がなさそうなら細かいKPIまで見ない
・他チームのメンバーには会議の発表中しかレポートを読んでもらえない
・疑問が生じてもメンバーは自力で深掘りできず、質問しづらい
・QAでは経営企画側も細かい数値まで即答できず、持ち帰りが発生する
・レポート作成者毎に、データ集計の定義に個人差が生じる

集計に手作業を挟んでいたため、頻度は月１回が限界。そのため、月の半ばに「今月の着地見込みでは、予算比どれくらい？」と聞かれると、正確な数字を即答できないこともありました。

これらの問題は、Lookerを導入することでまるっと解決しました！（しかもレポーティング作業時間は大幅減！）

Lookerと連携した事業計画管理の良いところ
・予実比較レポートは、毎日10:00に、Slackに画像付で自動投稿される
・細かなKPIまで網羅的に、好みのビジュアルでチェックが可能
・疑問を感じたら、SQLがかけない人でも、誰でも自力で追調査ができる
・会議中の質問にも、画面共有しながら即座に答えられる
　→持ち帰り質問数、大幅減！
・データと集計方法の定義が一元管理され、定義揺れが起こらない
　＆SQLが読めない人もレビューができる

弊社はLooker導入前は、Redashというツールを使ってダッシュボード作成を行なっていたのですが、「SQLに精通していないと集計ができない」という課題を抱えていました。ビジネスユーザーのデータ利用促進の目的でLookerを導入しました。

ユーザーはSQLがかけなくても、必要な項目や期間をポチポチクリックするだけで、集計や作図が簡単に出来ます。Excelの基本操作と要領は似ていて、ピボットテーブル機能もあります。

（写真はデモアカウントのものです。）

事業計画を全てBigQueryにインポートしておけば、誰でも、予実比較のグラフ・表を作れます。かつ、一度設定した表は、定期的に自動更新することもできます（ここがExcelでの個別集計との大きな違い！）。Slackの更新通知と組み合わせれば、手作業更新＋メール共有の無限ループから、おさらばです！

Lookerのデメリットは特にないのですが、注意点として、SQLが書ける優秀なアナリストさん・エンジニアさんが社内にいないと、運用・定着が難しいと思います。幸い弊社では、優秀なアナリストさん・エンジニアさんがオーナーシップを持って設計してくれたので、導入は大変スムーズでした。導入前に各項目をSQLで定義し、導入後も定義が変わるたび・指標が増えるたび、随時更新をやっていかねばならないので、「Looker契約さえすれば、社内で誰もSQLかけなくっても、余裕だぜ☆★」という訳では決してないです。
（ちなみに導入時の開発支援プランもあるようで、気になる方はLookerさんに問い合わせてみてください。ちなみに私はただのユーザーで、PRや回し者ではございません。）

まとめ

事業計画管理は大変奥深い業務で、突き詰めると経営そのものだと思います。Excelがフリーズしたからといって、どうか予算を嫌いにならないでっ！

GoogleスプレッドシートとLookerを相棒に、サクサク予実管理を始めましょう！

ちなみにサマリーではこんなメンバーで仕事をしています。
個性豊かなメンバーばかりですので、興味を持っていただけた方、ぜひお話しましょう！

普段のnoteでは、お部屋の片づけメソッドを紹介していますので、そちらもぜひご覧ください。読んでいただき、ありがとうございました。