マレーシアへの旅支度②：「公証？公印？？大使館？？？」ってなったから戸籍謄本翻訳・公印取得プロセスをポップにまとめてみた
※本記事は2023年9月に母子留学を目指している家族の備忘録です。
さて、私は法学部出身なんですが、行政手続きが全然得意ではありません。ビザ取得のために避けては通れないお国とのやりとり。そしてそれに伴う沢山の「これとこれ、何が違うの…？」的な言葉。
今回は入学するインターからビザ取得手続きのために「出生証明書・婚約証明書出してよ！」と言われて調べたプロセスを少し大雑把に、そしてポップにまとめてみました。
【本記事で語っていること】
・出生証明書・婚姻証明書を出してねと言われたらやること。
※大雑把に分かりやすくまとめるのが目的なので、ツッコミどころは満載だと思いますがご容赦ください。
５枚くらいでまとめたかったのにもりもり11枚になりました。もっとやることあるだろ私。
おなじみcanvaよりテンプレお借りしています。
すみません、ここまでは完全に蛇足です。
◼︎出生証明書・婚姻証明書とは
ドンピシャの書類がないので、要件を満たす戸籍謄本を代わりに使っていると読んだことがあります。
◼︎取得方法
翻訳・取得外注する場合の費用はかなり企業によります。
日本取得＞翻訳依頼コースの費用が2つある理由は最後にご説明します。
（マレーシアで自力取得の費用がよくわからないのですが、多分5,000円でお釣りがくるのでは…？と思っています。とりあえず交通費を含めなければ最も安いです）
◼︎押さえておきたい用語
今回でいうと戸籍謄本は公文書。
私文書は幅が広いです。会社で作った見積もりも、学校がくれるお便りも、あの子に書いた手紙も全部私文書です。
公証とか公印とか、もうなんなんですかね。ざっくりいきましょう。国からのOKのこと。
あと１つ大切なことがあります。
「アポスティーユ」という言葉を目にすることがあると思います。悪いことは言いません、いますぐ忘れてください。今回においては1mmも関係ありません。
◼︎本題に入る前に…戸籍謄本ってもう公文書だろ…？と思った方へ
公の文書である「戸籍謄本」に「翻訳」という民間人の力が加わったことにより、「翻訳した戸籍謄本」は「私文書」に退化します。
民間人の力＝個人・企業・士業どれでも同じことです。公務員パワーを持っていないので、手を加えると私文書に退化させてしまいます。
◼︎外務省が出している資料
さて、ここからいよいよ必要書類を取得してお国からOKをもらいます。
そして↑これが国が出しているプロセスの資料です。
私にとっては字が細かすぎて読めないし漢字が多すぎるのでざっくりまとめます。
ここから流れをざっくり以下に分けます
STEP1：戸籍謄本を取得・翻訳する作業（上図には記載なし）
STEP2：退化した戸籍謄本を公の書類に戻す作業
STEP3：その書類を「マレーシアで使ってOK！」って認めて貰う作業
国は翻訳作業についてノータッチなのでここには記載がありません。
◼︎STEP1：戸籍謄本の取得と翻訳
戸籍謄本、本籍地の自治体が対応してくれていればマイナンバーカードを使ってコンビニで取得可能です。便利な世の中ですね。400円でした。
翻訳作業は自力でもOKですし、外注してもOKです。
外注した場合、その企業がSTEP1（翻訳）どまりなのかSTEP2（お国にOKを貰ってくれる）までやってくれるのかで手間とお金が変わります。
◼︎STEP2：公文書化
ここだけちょっと長くなりますすみません。
さて、戸籍謄本を英訳して私文書に退化させてしまったので、再度お国から「これ国の書類ってことにしていいよ！」とスタンプラリーしてOKをもらわないといけません。
え、３箇所もいかないといけないの？？？と目が丸くなりますよね、わかります。
しかし北海道・宮城県・東京都・神奈川県・静岡県・愛知県・大阪府・福岡県にあるお国①（公証役場）は①〜③をワンストップでやってくれます！ラッキー！
上記に該当する公証役場にお電話したところ
・受付は予約制（空いてれば翌日でも可能）
・事前に書類をメールで送付
・書類は当日渡せる
とのことなので、場合によっては2日くらいで完了できるプロセスです。当日受付してくれるところもあるという情報も目にしました。
なお、持ち物は以下の通り。
・戸籍謄本
・翻訳した戸籍謄本
・本人確認書類
・11,500円
・宣言書
※宣言書is「私は英日達者で正確な翻訳したぜ！」と書いてある書類。「公証役場」「宣言書」で探すとサンプルが出てくるとのこと。
◼︎STEP3:大使館で「これマレーシアで使っていいよ」認定
最後は自分で在日マレーシア大使館in東京渋谷へ行きます。
依頼・受け取りで２回出向く必要がありますが、出向く場合は翌日に受け取れるというブログを数件拝見しました。
郵送対応もしてくれるとのことです。ただ郵送の場合「書類に不備があってもどこが不備かは言わぬまま返送するね」って書いてありました。逆に斬新です。
参考）在日マレーシア大使館webサイト（英文PDF）
公証サービス - マレーシアで使用するために日本で作成された文書の認証
兎にも角にもこれでインターから求められた書類が完成！お疲れ様でした！
◼︎費用について
さて、日本取得＞翻訳依頼コースのざっくり費用を２種類記載していた補足説明です。
「どこまで外注するの？で費用がかわるので」というのが２種類書いた大きな理由です。ざっくり詳細（？）は以下のイメージです。
STEP2までやってくれる企業さんは「出張費（お国に出向く人件費）」を結構とるので、そこで費用にだいぶ差が出ます。
エージェントさんが「外注すると3,4万かかる」と言いますが、間違った話では全然ありません（ただし、その中には自力取得しても必ずかかる対国・大使館の費用も含まれてます）。
◼︎結局私がとった方法
2.マレーシア取得＞依頼取得
を選びました。
当初は戸籍謄本なんか自分で訳せそう！FMT落ちてるし！と思って1.日本取得＞自力翻訳を検討していたのですが、
・インター訪問でお世話になっているエージェントさんが半額対応してくださった
・自宅から大使館などの交通費を算出したらエージェントさんの金額とほぼトントンだった
・マレーシア入国後は事務手続より家探しを優先したかった
という理由から今回の結論に至りました。
さて、これからまだまだお国と戦うにお力を借りないといけないことがたくさんあるのでしょう。その度にこうやってざっくり理解していきたいと思います。
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