デバイス管理業務を外注した話

デバイス管理業務を外注した話

去年に携帯業務を外注したために備忘録として記載していこうと思います。

まず今までの業務の流れは以下のとおりです。

1. 稟議申請で利用者から携帯の注文が入る
2. メールで業者に注文
3. 情シス宛に届いた携帯をキッティング
4. 情シスから利用者に発送

だいたい月で5〜10件は要望がありました。

キッティングにかかる時間が30分だとすると、30✖︎5＝150時間が掛かっていたことになります。

携帯のキッティングは携帯の初期設定を済ますだけでなく、MDMを有効化したり、MDMのサイトから利用者に合わせた設定を流したりすることもあり、1時間近く設定に時間を要することもありました。

その業務を昨年からベンダーに外部委託しています。

委託内容は次のとおりです。

1. 携帯のキッティング
2. 携帯に関する問い合わせ対応

携帯のキッティングはMDMの有効化もしていただいています。

利用者に結びついた設定を流すのは、利用者のことを知る情シスが対応しています。

今回一番楽になったのは、稟議申請がきてから情シスがベンダーに注文をしていたのを、利用者からベンダーに依頼するようになったことです。

ベンダーの都合で納期ズレが発生した場合、今までは情シスが納期ズレの問い合わせ対応、アフターフォローに走り回っていましたが、今は直接ベンダーに問い合わせていただいております。

そのため納期ズレなどの不備があった場合でも、情シスを通さずベンダーに直接きくことができるので、問い合わせ数はかなり減りました。

また今までは携帯と一緒に設定書の同封マニュアルをつけていたのですが、マニュアルが5枚ほどあるので印刷して梱包するのが大変でした。

今はNotionに説明書を記載し、ベンダーが利用者宛にデバイス発送の連絡をした際、メールにNotionのリンクを掲載していただいております。

設定に関する問い合わせは外部委託した後から連絡が来ていないため、非常に効果が高い取り組みになったと思います。

デバイス業務を自社でされている場合、外注した際の費用対コストは業務時間の短縮として計算することができるため、非常におすすめの取り組みになります。

まずはベンダーに連絡してみて、外注可能なのかどうか確かめてみるのをおすすめします。

課題点としてはMDMを利用者ごとに設定を結んでいるため、一括で設定が出来ない点です。

一括でできればベンダーにあとは任せることができるので、いずれ統一化をしようと思っています。

乱文でしたがお読みいただいてありがとうございました。