総務DXはペーパーレスが鍵！紙の書類をなくしてフルリモート総務を実現する７つのアイデア
総務は会社組織の中核であり門番です。コロナ禍以前は毎日出社することが当たり前で、基本的に会社に在社している安心感、社員に対して困ったときに相談される窓口的な存在でした。そうしたことからコロナ禍になり突如出社をしないことに戸惑いを覚えた方も多かったのではないでしょうか？
今回はそうしたみなさまのモヤモヤ感を少しでも晴らすべく、会社を預かる立場でもある私の視点も踏まえてお伝えできればと思っております。
フルリモート総務に取り組む目的を確認しよう！
・働き方改革に取り組むニューノーマル時代の騎手になろう
コロナ禍は一つ大きな山場を超え新たな局面を迎えようとしてます。ただし、約３年にわたる環境下で働くことに対する考え方は大きく変わろうとしてます。
そうした中でこの局面を一つのきっかけと捉えるのはどうでしょうか？もともと労働人口減少に伴う人手不足と長時間労働の慢性化などが課題にあげられてました。
一人の能力は限られておりその上、担当性に振り分けられている業務体制であったことから、生産性を大きくあげることへの解はなかなか見出せませんでした。
そこで情報を部署で一元共有する必要があるフルリモートに挑戦し、労働生産性向上へトライしてみるのです。
会社の行動規範であるべき総務から取り組めば全社単位での取り組みになりやすいと思いませんか。元々、総務は情報を多く持っておりさらには大きな予算を把握しています。
さらには会社の働く場を創造している部署です。まずはそういう役割を持つ総務が率先して取り組むことでニューノーマル時代の騎手の役割を果たせると思います。
・オフィスの意味を再度確認する
フルリモート体制で働くことになると「オフィスの定義ってなんだろう」とふと考えられると思います。
従来のオフィスとは会社組織があれば出社が伴い当たり前として存在するものであり、会社の人が集まる場所、効率よく業務に取り組むことなく出社すれば仕事をしたことになるなど存在意義を考えることはほとんどなかったのではないでしょうか？
そういう意味だと帰属意識を醸成できるという会社側のメリットもあったと思います。
しかし、リモート出社ということも、有り得る中でオフィスってなんだろうと改めて考えてみてください。少なくとも会社社員が全員当たり前のように出社する環境ではなくなるため、よりオフィスに集うことは機会という意味で希少価値が増すことは確実です。
従来の資料がそこにあるためという意味であれば、それはデータ化してクラウドストレージに格納することで資料を共有化（閲覧権限の付与は必要になるが）できますし、顔を付け合わせる的な意味であればオンライン会議システムの定例ミーティングの場を設定するなどで解決できます。
そういう意味だとオフィスはセレンディピティ（思いがけない幸運な発見をすること）を実現できる場であり、より創造性を実現するクリエイティブな場に進化していく必要性があると言えるでしょう。
決して定例業務をやりやすくする場所、資料を格納する場所ではないことがコロナ禍のリモート出社体制で炙り出されたのではないでしょうか？？
フルリモート総務にはペーパーレスから？アイデア出しの前に業務棚卸しに取り組もう
少しはフルリモート総務に取り組む必要性を感じられるようになってきたでしょうか？
どうやらフルリモート 総務を実現していこうとするとなんとなく机の肥やしになりがちな普段から整理しようと思っている様々な紙の資料を整理整頓しデータ化し、オンラインストレージで共有しなくてはならなそうですね。
・業務の棚卸しの留意点
まずは繁忙期と閑散期を把握しておくことで、繁忙期の前までに業務が多くなることを見越して計画を立てることができます。
逆に経営層や営業などから偶発的に頼まれてやっていたような市場調査や提案資料の調べ物などといった業務を閑散期に事前準備しておくことで業務の平準化もできます。
さらに業務ごとにかかる時間や工数を把握するようにしましょう。各業務に必要なコストを様々な面から弾き出すことで、機械化やBPO（アウトソーシング）を取り入れた方が良いものを明確にすることができます。
これはさらなるコスト削減と効率化に直結するために重要なポイントとなってきます。
・業務棚卸しの具体的な方法
業務の書き出し・洗い出し
まずは業務を全て書き出してみます。実施する範疇（月次・週次・日次の期間別、組織単位ごとなど）を決めるなどするとより取り組みやすいです。
これら書き出した業務はそれぞれに工数と処理時間を合わせて書き出すとより次からの工程に移行しやすいです。
フォーマット作成業務の書き出しが終わったら次はフォーマットの作成に取り組みます。フォーマット作成はエクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算マス目を使うのが便利です。
フォーマットの項目には大項目、中項目、小項目、工数、処理時間などを設けておくと記入しやすいです。右に行けばいくほど詳細内容を記述できるようにすることも大事です。
フォーマットへの落とし込み
フォーマットが作成し終わったらいよいよそこに記入作業を始めます。大項目・中項目・小項目の書き方は（大項目：人事、中項目：教育訓練・研修、小項目：新入社員プログラム）などといったように記入していきます。
社内やチームで共有することも多いと思うので、誰が見てもわかるようにフォーマットとルールを事前に共有しておきます。
業務の見直し
フォーマットへ落とし込むことができたら一度業務を見直します。時間がかかりすぎていないか？、そもそも不要な作業はないのか？などといった観点で見直します。
フォーマット記入で一覧にすることで、省ける作業や工夫次第で時間短縮出来そうな作業、なかには重複した作業などが可視化でき改善する第一歩となります。
フルリモート総務実現へむけたアイデアとは
アイデア① 部門長並びに役員（社長）による社内への周知を徹底しよう
当たり前のことですが、フルリモート体制への移行が全社の中で最初になる可能性もありますし、会社への説明と許可が必要になると思います。
コロナも経験したので全くノーという会社はなかなかないと思いますが、その際には大まかなイメージとまずは半年間の試験運用という気持ちで説得を試みてください。
その上で、通勤費の削減やオフィススペースの削減といったコスト削減効果も出るようなことも説明に添えると会社としては一歩目のスタートを許可しやすいと思います。
まずは小規模でもいいのでやってみることは非常に大事なことですのでぜひ皆様がその一員になるよう願っています。
アイデア② 郵送物への対応
この物理的に送付される郵便物への対応が最も厄介な課題である。総務のリモート化に成功していてもこれだけは人力で対応している場合も多いのが現状です。その中でも対処し得る方法をいくつか提示します。
郵便局の転送サービス
一番ポピュラーな対処方法です。その際の転送先の設定として会社代表者もしくは総務経理部責任者などがあげられるかと思います。
この方法では小規模企業や郵便物がそもそも少ないような企業であれば成り立つかもしれませんが、他の業務に支障が出る可能性もあることや、転送不可の郵便物もあることはデメリットとなります。
私設私書箱
郵便局以外の民間業者が運営する郵便物や荷物の受け取りを代行するサービスのことです。サービスや業者によって料金体系はまちまちとなります。
またサービスによっては受け取り不要で私書箱に届いた郵便物を設定した住所に転送してくれるサービスを行っているものもあります。
クラウド郵便サービス
これはサービス会社が郵便物をスキャンし、クラウドを通じてユーザーに対応を確認するといったものです。
例えば、サービス会社がユーザー企業に届く郵便物を回収して、郵便物の外見を撮影しクラウドを通じてユーザーに送信したあと、ユーザーに「開封して内容をスキャン」「開封せずに転送」「廃棄」を選択してもらうといった流れでおこなわれています。
ユーザー側からすると郵便物を直接触ることなくメールなどで受け取るような感覚で仕分けることが可能になります。
アイデア③ 代表電話への対応
代表電話にかかってくる電話については電話転送サービスを使えば社用携帯電話などでも対応が可能になる。様々なサービスがあるので機能と料金を見て選ぶ必要があります。
アイデア④ FAXの電子保存
業務の中でFAXを利用している企業の場合、FAXを電子保存することもペーパーレス化につながります。FAXは機種によっては紙に出力せずにデータのまま閲覧できる機能を搭載している物もありますのでぜひ一度検討する価値はあると思います。
アイデア⑤ 紙の契約書への押印
ペーパーレスを実現できていれば、紙の契約書への押印問題は電子押印の導入によって解決できます。電子印鑑を作成して、」PC上で押印できるので電子印鑑を登録して電子証明書を発行すれば、実印と同様に法的効力が認められるようになります。
アイデア⑥ 電子契約・電子決済の導入
システムの大分類
これらのシステムを選択する際は大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の２種類に分けられます。オンプレミス型は自社サーバーを持ってその中にツールを入れておく形になる。
導入の際に初期コストがかかりセキュリティ対策やメンテナンスを自社で行わなくてはならず手間もあるが、その分社内システムとの連携をカスタマイズしやすいなどのメリットもある。
クラウド型はサービスを提供する業者と契約をしてインターネット経由でツールを利用するタイプである。比較的コストが低く始めやすく、近年はカスタマイズの幅も広がっているので比較的導入しやすい背景があります。
導入する際のコツ
まずは導入に当たって調査と根回しをすることが重要になります。例えばアンケートを取るなども有効な手立てとなります。次に必要に応じて研修を行います。ITに精通した法務面がわかる人が適任ですが、ITに明るい弁護士の先生に頼むといいと思います。
その上で、実際に導入する時は範囲を限定して運用します。例えば自社内で完結しやすい雇用契約書に限定していると運用しやすいと思います。
その後はマニュアルを作ったりテンプレートも用意しつつ、社内の相談窓口などを設置することで導入後のアフターケアにも気を付ける必要があるとよりいいと思います。
アイデア⑦ クラウドストレージ上の管理
電子化された書類を管理していくのに社内イントラになるオンラインストレージを上手に運用していく必要があります。その際の確認するポイントを整理します。
使用容量と用途を再確認
導入前にも概算での必要容量などは算出し、それに基づいて導入作業が実施されているはずですが、実際に運用後どれくらい容量が必要なのかの確認は必須です。この時点なら変更への対応もできることも多いからです。
もちろん追加の費用もかかりますが、データ移行中での容量不足などが発覚した場合は最悪の事態を引き起こしますのでこの時点で確認しておくと良いのです。
ファイルの取り扱い規程を策定
作業用の共有フォルダにいつまでもファイルが残ることは業務上あってはならないはずですので、１週間経過したファイルは削除するなどの取り決めを作ると共に、例外に関する規程も検討しておく必要があります。
また、オンラインストレージ上のフォルダ構成を予め決めておき、追加や削除は承認を必要とすることで、フォルダが乱立してファイルが探せなくなるなどの状態を防ぐことになります。オンラインストレージの容量＝費用ですので取扱規程は厳密にしておく必要性があります。
アクセス権の管理方法策定と使用者への手順の周知
セキュリティ面も考慮して、共有フォルダのアクセス権管理は非常に重要になります。アクセス権を与えるための承認手順を厳密に決め、アクセス権の追加や削除などの作業自体が承認がなければ進まないようにする必要があります。
また、共有フォルダの使用方法について、アクセス権を付与すると同時にセキュリティリスクについてしっかり落とし込まなくてはなりません。
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