総務DXに役立つおすすめグループウェア７選

グループウェアを導入する企業が、この数年間で急激に増えていますが、その目的は企業によっても様々です。総務に限らずＤＸ化を進める上で、テレワークの普及や生産性向上、業務効率化を実現することは喫緊の課題です。

・組織内での情報共有のためのファイル共有
・従業員同士のコミュニケーション活性化のためのチャットや社内SNS
・バックオフィス業務の効率化を目的としたワークフローやスケジュール管理

など、多彩な機能を搭載するグループウェアシステム。近年は様々な社会情勢から、さらに注目度が上がり、導入に踏み切る企業も増えています。

「情報共有することで、業務効率化を進め、生産性向上を図り、業績の拡大や利益の向上を見込みたい。」

ＤＸ化のゴールとして、また大まかな目的としては決して間違いではありません。しかし、そんな漠然としたイメージだけでグループウェアを導入してしまうと、失敗のリスクが潜んでいます。

また、一度導入すると他のソフトなどへの乗り換えが非常に面倒でコストもかかります。企業規模や業務の内容に適した機能、使用感、費用対効果などをしっかり吟味したうえで、自社に合った適切なものを導入したいですね。

特に組織が大きいと情報共有やコミュニケーションが難しくなるため、ネットワークを活用することも一緒に検討しましょう。

しかし、そもそもグループウェアに対する理解や、導入するメリット・デメリット、各ソフトの違いなど、専門の人材が不足していることが原因による、リテラシー不足からの誤解など、不安や疑問も沢山あるけど、どこに相談すればよいのかすら分からない場合がほとんどだと思います。

そこでこの記事では、ＤＸ化を進める上で重要な、グループウェアの基礎知識や導入のメリット・デメリットについての説明、各特徴、さらに効果的なシステム連携についても説明していきます。

テレワークや生産性向上、業務効率化に課題を感じている総務の方には、グループウェアは強い味方になるはずです。

グループウェアとは

社内ＳＮＳとの違い

グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを行うことに適したツールが複数組み込まれたソフトウェアのことです。社内における情報共有の手段としてメールを活用している企業が多いのですが、リアルタイムの共有は難しいと感じている方も多いと思います。

グループウェア内のチャットを活用すれば、リアルタイムでの情報共有が可能になります。他にも似たシステムとして社内SNSもありますが、社内SNSはメールやチャットなどのコミュニケーションだけに重点を置いたソフトになっています。

例えば、会議の度にメールもチャットも立ち上げるのは面倒だし、ビデオ会議の画面や複数の資料など、あれもこれも準備するのは大変ですし、時間も取られます。

グループウェアには、メールやチャット以外にも複数のコミュニケーションツール（会議室予約やファイル共有といったツール）が含まれているので、グループウェアだけを立ち上げるだけで、離れた場所からでも、複数人でも同じファイルを見ながらチャットで意見を交わし同時編集するなど、より生産性を上げる事が可能になり働き方が変わります。

大半のグループウェアは、マルチデバイス対応で同様の機能を搭載していますが、適した利用規模や拡張性の高さなど異なる部分もあります。

まずは導入目的や利用環境を整理し、さまざまな製品を比較して検討し、操作しやすいグループウェアを導入しましょう。

情報共有の活性化を目的にコミュニケーションを重視するのであれば社内SNSで十分ですが、将来にわたって事業の効率化や働き方改革までを考えるのであれば、グループウェアを検討された方が良いでしょう。

●グループウェアの代表的な機能

グループウェア導入のメリットとデメリット

グループウェアのメリット

グループウェアの最大のメリットは、 組織の情報共有によりコミュニケーションが活性化し効率化が図れることです。

スケジュール管理やファイル共有、会議室予約、また議事録の同時編集などが可能になるなど、生産性向上に役立つ機能が多数備わっていますので、社内SNSより汎用性が高く、組織単位で情報共有を活性化したい場合に適しています。

また、自社のDX状況に応じて、任意で必要なツールを選択できる点もメリットです。プロジェクト管理で情報共有しタスク管理で業務効率化を図るとした場合、作業の可視化が可能になり、個人の主観による報告によって正確な進捗状況が把握できないといったリスクは減るでしょう。

他にもスケジュール管理機能を付ければ個々の業務内容の把握にも役立ちます。タイムカードや経費精算もどこかの承認フローで止まってしまって・・・みたいなことを防ぐことができるので、組織全体の効率が上がります。

グループウェアのデメリット

シンプルな構成に機能拡張をする海外製、オールインワンを目指す日本製、低予算でも導入できる無料のもの。それぞれ特性をふまえて選びましょう。

無料で利用可能なグループウェアは用途によっては十分に使えますが、機能や利用人数に制限が設けられている場合があります。コストを抑えてグループウェアを導入するためにも、導入の目的と範囲を明確にし、自社に合った機能・要件を満たす製品を選択する必要があるでしょう。

また、折角導入しても、社内に定着しなければ意味がありませんので、グループウェアを導入する目的やメリットについて、実際に利用する従業員の理解を得る必要と、導入後に定着させるためにも活用を促す教育・サポートが大切です。

導入する企業規模にもよりますが、整理しないと大量の情報で溢れててしまい、大切な情報が分からなくなるといった状況も想定され、操作性が悪いと利用しなくなる従業員も出てくるかもしれません。

グループウェアを導入する前に関係各所に確認を行って、本当に必要な機能の選択と運用ルールを決めておくなど、事前準備をしっかり行っておきましょう。

グループウェアの導入形態と選定のポイント

選定する際のポイントは、導入目的の明確化、既存システムとの相性、利用環境や業務フローに適しているか、無駄な機能を省けるか、カスタマイズ性、セキュリティー、海外製・国内製、利用人数と料金、ＵＩ・操作性と色々ありますが、先ずは導入目的を明確にすることから始めましょう。

グループウェアを導入するときのポイントは、 「何のために導入するか」 という目的をはっきりさせておくことです。

さまざまな機能を付加することが可能で、機能を増やせば増やすほど便利にはなりますが、その分だけコストもかかります。自社の課題解決になっているかを考えましょう。優先順位をつけて必要な機能の取捨選択を検討することやコスパも重要になってきます。

次に導入範囲を決めましょう。「どのような範囲で導入するか」 を検討しましょう。企業全体で導入する会社もあれば、特定の部署だけに導入する企業もあり利用範囲はさまざまです。導入の目的とコストのバランスを考えながら検討しましょう。

また、自社システムにカスタマイズすると使いやすくはなりますが、開発期間やコストは大きくなります。クラウド型はあらかじめ用意されているツールを組み合わせて利用しますので、比較的早期に利用できるうえコストも抑えられます。

導入した後でも、導入範囲を徐々に広げられるという点も踏まえて、長期的な視野にたって考えてみましょう。

おすすめグループウェア7選！　　

①kintone

（出典：サイボウズ　https://kintone.cybozu.co.jp/）

kintone（キントーン）とは、表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステムを開発するよりスピーディー＆低コストに、「サクッと」思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特徴の、ビジネスアプリ作成クラウドサービスです。

柔軟なカスタマイズ性で顧客案件管理から交通費申請、日報やプロジェクト管理、受発注管理、そしてお弁当注文アプリまで業務アプリを直感的に作成でき、特別なスキルや知識は必要ありません。

豊富なAPIや、すぐに使えるテンプレートは100種類以上の連携サービスがあるので、「アプリ」や「コミュニケーションスペース」をいくつでも追加できます。チーム内で共有して使えるので、豊富な拡張機能で、あらゆる情報を一元管理することで、業務全体を見える化。仕事の質やスピードがアップします。

kintoneの特徴
・バラバラな情報が一つにまとまる　　　　　
散在するエクセルや、煩雑なメール、紙の書類の山など、バラバラになりがちな情報がーつにまとまります。

・見える化でチームの意識が一つに　　　　
SNSのようなコミュニケーションと、エクセルのようなデータ管理が一画面に集約・共有でき、チームの仕事を見える化できます。

・チームのメンバー全員が使いやすい
チームの仕事を見える化でき、立場や視点がバラバラなメンバーも使いやすい環境を整備できます。

・働く場所や時間を自由に
様々なデバイスからアクセスでき時間や場所を気にせず、　いつでもどこでも仕事ができる環境を用意できます。

料金プラン（月額）
• 780円/1名（ライト）
• 1,500円/1名（スタンダード）

②Microsoft　365

（出典：Microsoft　　https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business）

Microsoft365とは、Office製品やクラウド型のグループウェアをまとめて利用できるサブスクリプションサービスになります。チャットとクラウドコラボレーションツールを使用して、どこからでもビジネスを接続できます。

いつでも、どこでも、どのアプリでも作成でき、組織内の誰もが、ドキュメントや、プレゼンテーション、ワークシートをすばやく作成。直感的で簡単な整理ツールを使用して、組織がOneDriveにファイルを整理し、安全に保存できるようになります。

月額課金をすることでExcelやWord、PowerPointといった各種アプリとクラウド型のグループウェアを常に最新の状態でまとめて利用することが可能です。 月ごとの契約変更や解約も柔軟にできます。Microsoft 365 と Microsoft Teams で働き方を再考しましょう

Microsoft　365の特徴
・場所を問わずチャット、通話、会議開催ができるため生産性を発揮
リモートワークでも社内でも、ドキュメントをクラウドで共有しOffice アプリを使用して共同作業すべき仕事を完了。メールや予定表を介してつながりを保ちます。

・サイバー脅威に対する防御は万全
ユーザーとデバイスを管理することでビジネスをセキュリティで保護。ビジネスのデータを安全に守るのに役立つセキュリティ機能が組み込まれています。

・コスト効果に優れたソリューション。
IT によるセットアップ、管理、コストの全てを1つの生産性向上ソリューションで効率化します。自動化と IT のコストを節約とベンダーへの支出を集約、セキュリティ リスクのコストを縮小できます。なんといっても使い慣れたワードやエクセルがそのまま使えるのはgood！

③Google　Workspace

（出典：Google　Workspace　　https://workspace.google.co.jp/intl/ja/）

白紙の段階からチーム一同で作成開始できるドキュメントや、廊下を歩いていても参加できる 高品質なビデオ会議。これまでロスしていた時間を活用できれば、完成までのスピードが上がります。 仕事に必要なものすべてが揃っている Google Workspace は、チームの仕事を促進し、生産性を高めます。

Google　Workspaceの特徴
・業務効率化だけではなく、チームの生産性向上や売上アップを目指せるツール
個々人の業務の効率化のことだけを考えるのであれば、目的に応じて使いたいツールを選び、それを使用すればことは足りてしまうでしょう。

しかし、Google Workspace の活用が実現する、個人ではなくチームでのコラボレーションによる生産性向上やアウトプットの最大化が、企業にとって最重要課題である「売上高の増加」につながると考えているグループウェアです。

例えば、企業向けチャットツール、Google Chatでは、ドライブからアイテムをアップロードすることはもちろん、Google の高度な検索機能を使用して、チャットルームのメンバーや過去の会話、共有されたファイルなどを、ダイレクト メッセージだけでなくチャットルーム横断で検索することもできます。フィルタを指定すれば、必要なものが必要なときに即座に見つかります。

Slack と Google Workspace の連携、万が一の事態や監査に備え、法的義務のある情報やポリシーなどの文書、メールや添付ファイルの内容を、義務化された期間中アーカイブし保存しておける Google Vault等もあります。

また、管理コンソールには、監査ログ機能が備えられており、さらにGmail およびドライブのデータ損失防止（ DLP ）機能が含まれており（プランによる）、うっかりミスによる重要なファイルの削除やメール誤送信を防ぐことができ、情報漏洩対策ですらスピーディーに実現できます。

他にも、組織の働き方を可視化する、ワーク インサイト機能や、非 VPN 環境で働ける Google の BeyondCorpなど現代に必要な機能が盛り沢山です。もちろん、メールは全て高度な暗号方式によるデータ暗号化されますので安心して使用できます。

Gmail、カレンダー、HangoutsChat、GoogleMeet、GoogleVoiceなどで組織とつながり、ドキュメント、スプレッドシート、フォーム、スライド、サイト、Keep、Jambordなどでスピーディーに共同作成、チームメンバーは常に最新場にアクセスしながら、ドライブやGoogleCloudSearchなど安全な共有基盤から必要なものを探し、管理コンソール、Vailt、モバイルなどで安全に、そしてスマートに管理できます。

・使い慣れたGmailやスプレッドシートが使えるのはgood！
・Microsoftオフィスとの互換性が高く、共有アイテムもドライブで検索性も抜群です。

④J-MOTTO

（出典：リスモン・ビジネス・ポータル株式会社　https://www.j-motto.co.jp/）

J-MOTTOは「グループウェア（desknet's NEO）」をはじめとする組織運営に必要な各種ツールを、クラウドサービスとしてリーズナブルな価格で提供し、様々なビジネスをサポートしています。

J-MOTTOの特徴
・低コスト
グループウェア（desknet's NEO）が月額1人税込165円＋最大3ヶ月の無料お試し可能。圧倒的なコストパフォーマンスで組織運営をサポートします。基本料金が20ユーザー・200MBまで月々3,300円（税込）。１ユーザー当たりたったの165円です。

J-MOTTOなら「グループウェアデスクネッツ ネオ（desknet’s NEO）」を低価格で利用できます。自社でサーバーやソフトウェアを事前にご購入いただく必要はなく、初期費用は一切かかりません。ご契約も1ヶ月単位で見直していただけるため、「グループウェアをまず使ってみたい」という方にはピッタリです。

・多様なサービスラインナップ
J-MOTTOサービスはグループウェアだけでなく、WEB給与明細やWEB勤怠、オンラインストレージ等多様なラインナップを提供。業務に役立つクラウドサービスを拡張的に利用できます。

使いやすい機能の[スケジュール登録・共有]、[情報発信]、[ワークフロー申請・承認]といった日々の業務に 使える25機能が、基本料金内ですべて利用可能。マウスのクリック操作やタブレットのタッチパネルで、直感的に使えます。

使いやすさや画面の見やすさにこだわっているので、パソコンが苦手な方も置いてけぼりになりません。

・安心のサポート体制
通話料無料の電話・メール・チャット・無料セミナーで、専門のスタッフがお客様をしっかりサポート！約4,000社、14万ユーザーの豊富な実績で、導入前・導入後も安心してお任せできます。

経験豊富な専門スタッフによる、充実したサポートがあるので専門知識がなくても安心フリーコールのサポートセンターを設置し、専門のスタッフがお客様をしっかりサポートします！

長年のノウハウに基づき、サーバの運用環境やセキュリティ対策を万全に整えているため、安心して利用できる。

また、一人一台PCを操作できるハンズオン形式での無料セミナーも毎月実施、疑問などに答えてくれます。オンラインデモも体験可能で、会員制のためＩⅮ発行後となりますが最大3か月間無料トライアルもあります。

基本サービス（単独利用が可能）としては、組織の情報共有・業務効率化に役立つスケジュール・掲示板・ワークフローなどの25機能が利用できます。

オプションサービス（単独利用が可能）としては、J-MOTTOワークフローを利用して稟議申請や社内手続きの効率化を促進。グループウェアの基本機能をより大容量・高機能にすべく独自開発されました。

また、J-Web給与明細では、給与明細・賞与明細・源泉徴収票をWeb配信。CSV取り込みなので、各種給与ソフトに対応できます。J-MOTTOファイル共有で大容量100GBから。直観的な操作で社内外とのファイル共有ができるオンラインストレージサービスです。

オプションサービス（基本サービスと併せて利用）となりますがWeb勤怠、有給休暇・残業の申請管理やフレックス等の複雑な勤務体系が設定できる勤怠管理サービスです。その他オプション、企業信用格付けや日報管理システム、請求管理サービスなど、様々なサービスを提供しています。

⑤Knowledge　Suite

（出典：ナレッジスイート株式会社　https://ksj.co.jp/knowledgesuite/service/groupware.html）

組織をつないで情報共有を活性化して、日本企業に合った運用ができるグループウェアの開発をしています。グループウェアの運用において日本企業で課題となる情報の閲覧権限を制御する「動的可視化機能」で、情報の「見せる・見せない」を自動で制御。

また、企業間を飛び越えたセキュアな情報共有が追加費用なしで実現。支社・グループ会社・協力会社との連携・共有が可能になり、 情報・知識共有により、コミュニケーションや業務効率を向上させることができます。

さらに、グループウェアの基本機能であるログの監視に加え、ログを共有することができます。 情報漏洩リスクの軽減、情報の伝達漏れを防ぐことができます。

Knowledge　Suiteの特徴
・スケジュール管理機能
個人や部署（グループ）のスケジュールを共有します。 参加者のスケジュールと会議室等の設備の空き情報を同時に確認し、登録できます。またお知らせメールの自動送信やアラーム通知も設定できます。

・情報共有機能
グループウェアの基本機能であるログの監視に加え、ログを共有することができます。メッセージ機能、レポート提出機能、ファイル共有機能を活用し、指定メンバー間でアクセスログやダウンロード・アップロード履歴を共有することで、情報を伝達漏れをなくします。

・業務管理機能
より効率的な業務運用に有効な機能として、ワークフロー機能や電話メモ機能があります。 管理業務のペーパーレス化を図ると同時に伝達漏れもなくすことができます。

GRIDY SmartPhoneを使えば、外出先からワークフローの承認を行ったり、電話メモを確認したりすることも可能となり、さらなる業務効率アップが実現します。

・電話メモ
登録画面で組織、部署/グループからメンバーを選択し、電話メモを送ることのできる機能です。電話メモが届くとマイページのお知らせ欄に表示されます。

・ファイル
閲覧可能なメンバーを指定し、ファイルをアップロードすることができる機能です。ダウンロード、アップロードの履歴もメンバー間で共有されます。メッセージ、レポート提出に添付されたファイルもここに保存されます。

・グループウェアの活用シーン
スケジュール登録した外出予定がそのまま営業報告に！スケジュール機能で登録した外出予定のデータが、SFAの営業報告にそのまま反映されます。二重登録する必要がないので、業務効率が大幅にアップします。

・連携機能……SFA
外出先でワークフローを確認、スピード決裁を実現！今日中に決裁が必要なのに、上司が外出中…。そんなときGRIDY SmartPhoneを利用すれば、PCから申請したワークフローを外出先で確認、承認・却下の登録をすることができるので、決裁者が外出していても、社外でのスピード決裁を実現します。連携機能……GRIDY SmartPhone

・情報伝達のスピードアップで業務効率大幅アップ！
社内メール機能のメッセージはPCでもスマートフォンでもチャット感覚で利用できるので、意思伝達がスムーズになり、課題・問題の解決スピードが格段に上がります。

電話メモ機能では、伝達内容を登録したメールアドレスに同時に送信することもでき、リアルタイムな情報共有が実現します。連携機能……GRIDY SmartPhone

・IPアドレス制限でよりセキュアな環境に
接続可能なIPアドレスを登録しておくことで、登録しているIPアドレス以外の第三者からのアクセスを防ぐことができます。連携機能……GRIDY Security

・自動閲覧権限設定によるリアル組織の再現
部署やグループ単位、ユーザー単位でのデータ取り扱い権限を柔軟に設定することができます。企業・組織のヒエラルキーをバーチャル上でも持たせることができるので、リアル組織に近い運用が可能です。

まずは必要最低限の機能から。「減らすカスタマイズ」運用の早期定着を目指すためには、少ない機能から運用をスタートさせ、必要に応じて機能を追加していく方法が有効です。企業の課題に合わせて、まずは必要最低限の機能から利用開始することをおすすめします。

⑥Aipo

（出典：TOWN株式会社　https://aipo.com/）

チームのスケジュール共有を素早くかんたんに。チームの予定をひとつのカレンダーでひとつの画面でチームのメンバーや会議室の予定を確認できるので、空き時間がひと目で分かります。 同じ時間帯に予定を登録しようとするとアラートが表示されるため、スケジュールの重複を防げます。

Aipoの特徴
・社内外の日程調整がシンプルな運用で高速化
①URLを送る。②相手に候補日を選んでもらう。アイポの日程調整はこれだけの操作で完了です。取引先など相手がAipoを使っていない場合も、カレンダーから日程を選んでもらうだけで日程調整が完結します。

・チームの成長に合わせて機能も成長を
やりたいことが増えてきたら、使いたい機能を追加できます。チームの仕事の幅が増えても、チーム規模が大きくなっても、ずっと使えます。

⑦ベネワン・プラットフォーム

（出典：株式会社ベネフィット・ワン　　https://corp.benefit-one.co.jp/service/platform/）

ベネワン・プラットフォームは、人事部のDXを実現するためのデータ活用プラットフォームとなり、上記までとは少し考え方が異なりますが、従業員の人事・健康データの「⼀元管理」「可視化」で人事領域のDX化を推進することで健康経営につなげて、従業員の満足度と生産性の向上を図ろうとするものになります。

1つ1つのデータを見るのではなく、1人ひとりのデータを可視化することにより、 企業経営の重要な鍵である「個」「組織」のマネジメントをサポートします。

人事領域のDX化で“組織”の活性化と“個人”の最大能力発揮するデータ活用プラットフォーム。企業の生産性向上には、従業員の「働きがい（質）」獲得への働きかけが重要と考え、１つ１つのデータを見るのではなく、1人ひとりのデータの見える化「人」のマネジメントが企業経営の重要なカギです。

個人の最大能力発揮×組織の活性化=働きがい（質）
生産性=働きがい（質）÷仕事に費やす時間

“働きがい（質）”獲得は人事部の担当領域　人事部自体が強い組織となり、企業の生産性向上に期するには人事部のDXを推進する必要がある、人事部のDXを実現するためのデータ活用プラットフォーム。

点在する人事情報データを1個所へ集積、集めたデータを役立てられるように見える化し、データの相関分析で　より高価値な経営資源を入手できます。

ベネワン・プラットフォームの特徴
・健康管理
個人の健診・ストレスチェックの結果管理、産業医による健診・ストレスチェックの管理、労基署向け報告書出力

・タレントマネジメント
人事考課（目標設定、申請・承認)、移動趣味レーション

・従業員サーベイ
独自にアンケート設定・集計・分析・出力（自己申告書、在宅勤務に関するアンケートなどで活用)

・所属長のかた
自分の管理する部門の残業状況や有給取得状況等の可視化、異動シミュレーション、健康ダッシュボード

・人事担当者・健康管理室のかた
健診受診率、面談実施率の可視化、長時間労働のグラフの可視化、ライフスタイル調査、ストレスチェック結果の可視化、コロナ対策（検温）アンケート結果の可視化、ワクチン接種予約管理　NEW！

・健康ダッシュボード機能
健康に関する情報をグラフ表示したダッシュボードの提供

・人事評価
組織間で従業員を異動した際、売上、残業状況、有給など数値データの組織合計の変化を可視化

・従業員のかた
HR情報の可視化＆分析、業績評価の推移、労働時間、スキル、モチベーション、アンケート
健康情報の可視化＆分析、健康診断結果、労働時間（残業時間）、ライフスタイル調査、ストレスチェック、アンケート

「業務」・「システム」の両面から価値が提供され、人事部はコア業務に集中できますので、生産性向上は間違いありません。

まとめ

最適なグループウェアの導入を

今回は、グループウェアの基礎知識や導入のメリット・デメリット、特徴的な各機能についてご紹介しました。グループウェアは組織のコミュニケーションの活性化や円滑化など、さまざまなメリットが期待できます。

業務の効率化や柔軟な働き方への対応に課題を抱えている企業は、グループウェアの導入、そしてその効果をさらに高めることが可能なワークフローシステムの連携を検討してみてはいかがでしょうか。

導入してみるととても便利なことがお分かりいただけるはずです。