総務DXで効率化できる定型業務リスト７選

総務DXによる定型業務を中心とした効率化が求められる背景

効率化するためには、普段行っている業務を見直し、「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ出し、それを減らしたりなくすための業務改善を行う必要があります。

コスト削減が期待できるのはもちろんのこと、より重要度の高い業務に経営の根幹である「ひと・もの・かね」の人というリソースを重要度の高い業務に回すことで、生産性向上をはかり、厳しい経営環境に立ち向かう必要性がよりいっそう求められてます。

従業員の満足度アップも総務DXによる効率化のメリットの一つです。従業員は自社の売上や利益に更に貢献できる仕事に自分の時間やスキルを使えるようになることから、モチベーションの向上にもつながります。

また、従業員のワークライフバランスを実現することにより、優秀な人材確保を実現する好循環を生み出す要因にもなります。

現在の日本は少子高齢化による労働者不足が大きな問題となっており、この傾向は今後もより深刻化することが予想されます。その中で、労働者不足を補い、「働き方改革」を進めるためにも、総務DXによる業務効率化の必要性が求められているのです。

また新型コロナウイルスの感染予防のためにテレワークの導入が余儀なくされている昨今においては、生産性を維持する上でもその必要性がより一層高まっています。

総務DXで効率化する前にありがちな課題

・業務量が多くミスが許されない

総務などの業務は多岐にわたり、業務量が多くなりがちです。また、請求書や契約書の処理、各種手続きなどミスが許されない重要な業務を担ってます。

・業務が属人化しやすい

求められる知識に専門性が高いものが多く、一部の業務担当者に手順やノウハウが集中してしまい、属人化しやすい傾向があります。

業務が属人化してしまうと、担当者しかわからないであるとか、担当者が休むと仕事が止まってしまうという状態になってしまいます。そうしたことがボトルネックとなり、フロントオフィス業務に悪影響が出ることも珍しくありません。

・人手不足に陥りやすい

総務部門では直接的に売上を生み出す部署ではないので、予算の割りあげが低くなりがちで人手を集めにくいケースがあります。

また、業務内容は専門的な知識やノウハウが求められることが多いことからも他部門の人材を割り当てることが難しいという側面もあります。そのため人手不足に陥りやすい傾向があります。

・他部署との連携が多い

総務などは他部署との連携が多い部門です。社内からの様々な問合せに対応することで本来やるべき業務に注力できないといった状態になりがちです。その他にも全社に向けて、各種手続きの手順やツールの使い方を周知する役割を果たすこともあります。

総務DXで効率化にむけた持つべき視点

・RPAの活用

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略でAIや機械学習などのデジタル技術を活用し、人が行う定型的な作業を代替して行う仕組みのことを指します。

現在、IT業界のみならず、あらゆる業界で導入が盛んに行われますが、これには人材不足やデジタル技術・ソリューションの進歩といった理由が背景にあります。RPAを導入することで、その業務は人が関わることなく、決まった時間に決まった操作を自動化できるようになります。

これまで、どうしても避けられないとされてきたヒューマンエラーの防止にもつながり、万が一エラーが起きたときのリカバリーといった手間やコストも削減できます。

・クラウドサービスの活用

近年、車内のシステムやツールにクラウドサービスを採用する企業が増えています。従来、主流とされてきたオンプレミス環境とは異なり、導入コストが抑えられ、気軽にデジタル化を目指せます。

また、新型コロナウイルス感染症対策として昨今定着してきているテレワークにも、クラウドサービスは欠かせません。厳格なセキュリティを確保しつつ、いつでもどこでも業務が行えるネットワーク環境を整えることは、今後も必要不可欠です。

・チャットボットの導入

総務などの業務では社員からの問合せ対応も大切な業務です。電話やメールで対応する社内ヘルプデスクなどを設けて、経理や法務、人事といった問い合わせに対応します。

しかし、それらの業務は煩雑なことが多く、問い合わせが多くなると、本来の業務を圧迫しかねません。それを解決するのが昨今話題にのぼる「チャットボット」です。

チャットボットはAIを活用し、よくある質問を人に代わって回答するシステムです。チャットボットを利用することで人は複雑な質問にのみ回答すればすむようになり、業務量を削減できるメリットが生まれます。

・アウトソーシングの活用

社外のリソースを活用する方法も一つの手段です。アウトソーシングといっても全てを委託する必要はなく、業務内容のうち、必要な部分のみに限定して委託することも可能です。

専門的なノウハウを持ったプロに任せることで、ミスを防げるのはもちろん、即戦力として導入初期から高いパフォーマンスが期待できます。

具体的定型業務リスト７選

・売掛金・買掛金含めた入出金管理（RPA）

売掛金や買掛金は、取引先とやり取りした請求書などの情報から仕訳し、その後に口座の入出金額との付け合せを行わなくてはなりません。

RPAを利用すれば、申込書や請求書の内容をデータ化し、後は書類作成フォームに自動反映して取引先に書類データをメール送信したり、仕訳や入出金データとの付け合せを行うことが可能です。

・勤怠管理（RPA）

現場作業員労働者を管理するような業態であっても、タイムカードのような方式では正確な就業時間が把握できず、残業時間の管理なども適切に行われず改善の余地がありました。

そこでスマホでGPS情報を使った打刻システムと入力データの処理にRPAを組み合わせることで、適切な勤怠管理を行えるようにもできます。

その結果として、平均有給消化取得日を増加させつつ、残業の平均時間も減らすことができるなど、目指すべき働きやすい職場作りも可能となりました。

また、RPA導入の際には、自社の他の導入済みシステムとの連携も可能かどうかを確認しながら進めることも必要です。互換性のあるシステムを導入することでデータ連携を可能にし更なる効率化を実現することも目指せます。

・反社チェック（RPA）

基幹システムから「新規取引企業情報」や「新規登録者情報」をロボットから抽出し、社内ルールに基づいたチェック項目をクロールすることで反社の恐れがないかをチェックすることができます。

例えば、「新聞記事DBのスクリーニング」「インターネット検索」「他社サービスとの照合」などを自動で行い、結果を基幹システムに登録します。

また登録した結果をメールで関係者に配信するなどのことも可能になり、担当者への注意喚起に使用することもできます。

上記は、新規登録の企業や登録者の例ですが、RPAを利用すれば、定期的なチェックも可能です。リスク管理のため定期的な全件チェックをすることは人手ではなくロボットならでは可能で是非クロールすることをお勧めできます。

・経費精算（クラウドツール）

経費精算時には、経費精算対象者にとっては自ら勘定科目を指定したりそれを社内でしか入力する必要性があり帰社したタイミングで処理する必要性があるなど作業的にやりにくい部分があり、一方経理処理担当者にとっては精算対象者による手入力項目のチェクやその不具合の修正要請などを月末などの業務集中日に、少ない担当者で対応するなどの業務作業負荷があった。

しかし、クラウドツールを導入することで、経費精算対象者は外出時にも処理できるなど時間的拘束感から開放され、さらに経費処理担当者にとっても、勘定科目の齟齬が少なくなると共に経費精算者の利便性から処理業務の分散が図られ、時間的猶予も確保できるようになりました。

・稟議書決裁（クラウドシステム）

クラウドシステムによる稟議書決裁を実現することで、書面が電子化され、場所に囚われない決裁が可能になり決裁スピードが向上することができます。

そうすることで、経費精算や休暇申請、稟議などの書類の申請、承認・決裁、保管までをすべてオンライン上でおこなえます。パソコンやスマートフォンから決裁できるようになるため、コストの削減につながる他、場所や時間に囚われない働き方ができるようになります。

また、そのような自由度から決裁スピードにも貢献することができます。特に組織が大きくなれば、決裁が通るまで時間がかかるという経験が多くあると思いますが、その理由として、書面紛失などが原因であったりしますが、電子決裁ならオンライン上で決裁状況が一目で確認できるのでこういった心配もなくなります。

・社内からの問合せ対応（チャットボット）

社員から総務などへの問い合わせが多く、本来の業務に支障をきたすケースはよくあります。

問い合わせの内容は社内規程の確認や経費関係などイントラサイトへの社内ポータルを参照するなどすれば解決できることも多く含まれているのが常ですが、用意してあるイントラサイトを社員に活用してもらえず、問い合せが総務などの担当者に負担が集中するという課題があったりします。

イントラサイトが活用されない原因としては、検索性に乏しく得たい情報になかなか辿りつくことができない、そもそも掲載されていない、イントラサイトの存在が認知されていないなどがあり、社員としては疑問が発生した際に直接問い合わせてしまった方が早いという状況ができてしまっていることが多いように思われます。

このような総務担当者の問い合わせ対応の負荷の軽減にAI搭載型チャットボットを活用する方法があります。

チャットボットの活用であればチャットへの質問で回答を導き出してくれるので、社員みずから情報を探す必要はありません。さらには２４時間３６５日対応することが可能ですし、過去レポートの分析により現状イントラなどの改善をすることができます。

このような分析から改善を既存のイントラに施すことで、従来あった求めている情報が探しにくいことへの対応をすることができ、今まで以上にイントラネットを有効活用できるようになるのです。

・アウトソーシング実例

総務系業務の中でアウトソーシングが検討可能な業務としては、組織図や社員名簿の作成、資産や備品の管理、社内規程の草案作成、社内イベントや会議の企画などが検討できます。

人事面でも選考書類の作成、給与/賞与計算、マイナンバー管理、入退社/異動者手続きのサポート、人事評価制度の作成、といった項目があげられます。

これらの業務は一見単純作業に感じますが、業務に必要な法的手続きなどを理解している必要があるので、時間と労力が必要になります。

社内だけで対応しようとすると、社員への負担が非常に大きくなりますので、専門的に対応している会社へのアウトソーシングを検討しやすい業務と言えるでしょう。