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親しき中にも週報あり!(目標達成:Weekly Report)

質問です。
あなたは同じ部署の斜め前の席に座っている人が、今週何をやっていたかわかりますか?

気にしないと、周りの人がどんな仕事をしていたか、どこまで進んだのか、うまくいかなかったことはないのかなど、わからないものです。今回はロゴスウェアが導入している「Weekly Report」についてご紹介します。

Weekly Reportとは?

いわゆる「週報」です。

入社年次(マネジャーも、メンバーも)、職種(エンジニアも、営業、検証、サポート、総務も)を限定せず、毎週、全員が書きます。書かれた Reportは、全員が、全員分を見ることができます。

方式としては、以下の流れです。
1.各人が Googleフォームで投稿
2.人事がGoogleスプレッドシートの情報を整形、未提出者チェック
3.公開

レポートを書く目的(2つ)

ひとつは、他の人のためです。つまり、自分の状況を他の人に伝えることで、互いに状況を理解できるようにするために書きます。周りの人の動きがわからず動きにくいな・・・、と感じたことはありませんか?自分の状況をレポートして見える化するのは、自律型の組織においては非常に重要で、必須の行動です。状況・行動が見えない人と協同して仕事をするのは、難しいことです。

もうひとつは、自分のためです。つまり、自分自身の状態を把握し、次の一手を決めるために書きます。特に、OKRのステータスを定期的に更新するのは大切です(OKRは目標管理の仕組みです。詳しくはこちら。)。自分が到達すべき場所との差を認識することで、順調ならよし、危険な時は優先度をつけるなどの対応を取れます。意識しないと、対応は取れません。危険を意識することは怖いことではありません。危険に気づかず、致命的なことになることこそが怖いです。Weekly Reportを通して、現実を直視します。

さらに副次的には、あと2つあります(倍になった 笑)

1.
期末に、3か月間で自分がやったことを思い出すのに使います。つまり、成果評価シートを書く時のInputとしてとても役立つということです。「あれ、何やったっけ?」という人の強い味方です。これは、本人が役立つだけではなくて、マネジャーがメンバーの成果が漏れていないか確認するためにも使えます。

2.
社長がグループ横断の問題や、個人では解決できない問題を拾うのに使います。もちろん、気づいている問題点は自力で声をあげてエスカレーションしてほしいですが、全体的な方向を見るのに使います。

こんな報告をしています

目的を達成するためには、この情報が必要では?という試行錯誤の結果、現在は以下のことを書いています。

①まず、OKRシートを更新する
1週間にあった完成・完了したことを記載します。行動と結果を合わせて書くのがポイントです。

小さいのですが中央に「✓」欄があり、Weekly Reportを書くときにちゃんと最新にしたかどうかをチェックしてもらっています。

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経験上「更新してくださいね?」というだけでは更新してくれません。悪気はなくて、つい後回しにされてしまいます。チェックがついていない担当者には「更新されてませんね、なぜ更新が必要かというと(略)」のように協力を要請していきます。Weekly Reportに限らず、あらゆる制度は、運用担当者の熱で血が通うように思います。

①Highlight(良かった点)
「完成した」「課題の解決策が見つかった」「予定通り進捗している」「新しい顧客を得た」「新しく学んだ」などを、自分・チームにとってプラスだった!ということを書きます。(これは意気揚々と書ける)

②Lowlight(良くなかった点)
もう起きてしまったことなので次に生かしていきましょう、というスタンスです。「失敗した」「作業ミスがあった」「顧客とコミュニケーションミスがあった」などを書きます。(これがわりと反省ベース)

③ISSUE(懸念)
まずいことになりそうなことや、対応が必要そうなことを書きます。まだ起きていないことなので、アクションをとれば最善の結果を得られます。「思わぬ障害が出てきた」「競合がすごいものを出してきた」「トラブル報告が増えている」など。(実はこれが一番大事。人事や社長が拾うことも)

④NextPlan(予定)
来週、遂行予定の事柄を書きます。休みの予定もここに書く場合も。チーム内の心構えです。(何かを宣言するのにも意外と使える!)

規律を守る者に、権利は与えられる

・・・というように、Weekly Reportはとても大切です。そのため、ロゴスウェアではこのWeekly Reportの提出遅れは「福利厚生等の権利獲得」に影響します

ディシプリンという言葉を聞いたことがあるでしょうか?
これは、規律・風紀・統制という意味です。会社と社員は、win-winの関係です。自由(働きやすさ)や権利(在宅勤務・書籍購入制度の利用)を手に入れるためには、会社の規律・ルールを守る必要があります。

自律型の組織において、自分の状況をレポートして見える化することは非常に大切です。Weekly Reportの大切さを社員に理解して欲しいという気持ちから、提出を義務としています。4回以上提出が遅れた場合、翌期の福利厚生の権利行使が制限されます。

最後に

人事メンバーは、提出されたWeekly Reportを1枚のスプレッドシートにまとめた後、「ここは重要!」というところを赤字にして公開しています。
そして、ISSUE(懸念)で改善やテコ入れが必要と思うものがあれば、社長までそのISSUEを共有します。
対応が必要なものはしっかりとすくい上げられるような仕組みを整えていきたいと思っています。

日々の業務に追われていると「内省の時間」を取ることは難しいです。
週に1回の短い時間でも、自分の仕事が正しい方向に進んでいるか、向き合う時間を持ち、自身の成長を実感できたら素敵ですよね。

人事 高濱・水木
(そんなロゴスウェアは、メンバー募集中。お気軽にどうぞ


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