増え続けるGoogleフォーム問題の一解決法

こんにちは、ヒロです。

数あるブログの中から、僕のブログにお越しいただきありがとうございます。簡単に読める記事を目指していますので、ぜひ最後までお読みください。

このブログでは、デジタルトランスフォーメーション（DX）を促進するための自動化ツールの情報をお届けし、その結果生まれた時間を大切な人との時間や趣味、スキルアップに使っていただければと考えています。

---

今日は、僕が行きついたGoogleフォームの数を増やさない方法についてシェアします。

Googleフォームが限りなく増える問題

コロナ禍の2021年6月にオンラインコミュニティを作り、翌7月から毎月勉強会を開催していました。Googleフォームを使って参加希望者に回答してもらっていたのですが、3か月目に、Googleフォームを都度作っていたら限りなく増えてしまうことに気づきました。そこで、何か良い方法を探していて、ある結論に行きつきました。思わず、「おれは天才か！」と自画自賛したほどです（笑）。

一つのGoogleフォームで運用

結論は、フォームを一つにして運用することでした。勉強会で考えてみると、毎回異なる項目は開催日とテーマだけです。管理するためには、誰がいつの勉強会に参加したのかが分かれば十分です。

選択肢のある項目も共通のものを用意することで、後の集計などを簡単にすることができます。同じテーマで開催する場合も、開催日が分かれば問題ありません。Googleフォームと連携するスプレッドシートも一つにすることで、管理が楽になります。

データモデリング

勉強会は開催日時という項目がありますから、誰がいつ参加希望を出したのか、そのデータをどのように見たいのか、集計したいのかをもとにフォームを設計します。これも一種のデータモデリングと考えて良いでしょう。

管理や集計はAppSheet

以前の記事でもお伝えしましたが、最近は極力Googleシートを直接触らず、AppSheet上で閲覧、集計、検索を行うようにしています。

おまけ：Zoomでの出席管理

勉強会をZoomで開催する際、当日の出席者を把握するために、出席専用の簡単なGoogleフォームを用意して、Zoomのチャット欄にリンクを貼ったり、画面上でQRコードを表示してフォームに飛んでもらい、出席を記録しています。

デジタル社会のしつけ

デジタル、オンラインの世界に慣れるには、できる限りルールを守ってもらうことが大切です。例外を極力認めないことは、集めたデータの精度を高めます。ただし、マニュアルで修正できる部分も残しておかないと、仕組みに振り回されてしまうこともあるので、その点はバランスが必要です。

まとめ

Googleフォームは無料で簡単に作成できる便利なツールですが、使い方を工夫しないと後で管理が煩雑になることがあります。今回紹介したように、一つのフォームを使い回し、必要な情報を効率的に収集する方法を取り入れることで、管理の手間を大幅に削減できます。

要点をおさらいすると以下の通りです：

• フォームの一元化: 毎回新しいフォームを作成するのではなく、一つのフォームを使い回すことで、管理が容易になります。

• データモデリングの重要性: 必要なデータを整理し、どのように収集・管理するかを計画することが大切です。

• 自動化ツールの活用: GoogleフォームやAppSheetを活用して、データの集計や管理を自動化することで、作業効率を向上させます。

• ルールの徹底: デジタルツールを使う際には、ルールを守ってもらうことで、データの精度を高め、管理をスムーズにします。

この方法を取り入れることで、時間を有効に使い、より重要な活動に集中できるようになります。少しでも皆さんの参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございます。次回もお楽しみに！