データ入力に細心の注意を！

こんにちは、ヒロです。

数あるブログの中から、僕のブログにお越しいただきありがとうございます。簡単に読める記事を目指していますので、ぜひ最後までお読みください。

このブログでは、デジタルトランスフォーメーション（DX）を促進するための自動化ツールの情報をお届けし、その結果生まれた時間を大切な人との時間や趣味、スキルアップに使っていただければと考えています。

以前、データ入力をしない術についてお話ししましたが、今日は、データ入力に細心の注意を払おうことについてのシェアです。

なぜ、データ入力に過敏なのか？

遡ること、30年以上前、社会人としてメーカーに勤め始めた頃の話しを思い出します。電子機器メーカーのエンジニアとして就職し、商品開発に携わる毎日、開発のステージとして必ず通るステップが部品登録です。
みなさんが毎日使っているスマホもパソコンも、すごい数の部品から構成されています。

新製品開発の過程でエンジニアは電子回路を設計し、部品を選んでいくのですが、30年以上前のこと、どんな部品が既に登録されているかを検索するツールが無かった為に大変なことが起こっていました。それは、同じ部品が異なる名前で登録されていたんです。それもダッシュの有る無しというような単純なもの。

当時でも生産系システムはコンピュータ化されていて、製品を構成する部品を、生産計画を元に発注する仕組みがありました。どの部品が年間どのくらいの数量購入され生産に使われているかというデータもありました。

指定期間で購入した部品数のデータもエクスポートすることができたので、当時データベースのソフトウェア、マイクロソフトのACCESSを使って、簡易サーチを作ってみました。

重複したデータとは？

最初は部品が重複して登録されていないか？検索ツールを作ることが目的でした。第一段階はなんとかできました。できないことができるようになると、こんな機能が追加できないものかと欲が出てきます。

そこで、過去一年間の購入数のデータを紐づけすることができました。因みにリレーショナルデータベースの考え方を学んだのはこのころで、データはACCESS上で紐づけます。

紐づけで得たこと

重複して登録された部品のみならず、似たような部品に対してめちゃくちゃ有効なことが分かったのです。

それは、どの部品が製品に多く使用されているか？　が一目瞭然になったのです。

更なる利点！

検索で類似部品の使用量が分かったら、感の良いひとは分かったと思います。

使用量の多い部品を選ぶことで、その部品の購入量が更に増え、コストダウンにつながるのです。

教育の大切さ

自分ひとりで設計して、部品を購入して、生産するのであれば、ここで伝えることは全く不要なことなのですが、会社、組織、チームで動く場合、この考え方を理解し、必ず検索をして部品を選んでいく。
つまり、できる限り既に登録されている部品を使うこと。

だから、ルールは破るためにあるんだ！
などどは決して思わないでくださいね（笑）

データ入力時に注意することは？

どのようなデータ入力をするにしても注意することは、

• データが間違っていないか？

• 半角、全角どちらで入力？

• 余計な空白が入っていないか？

• 重複していないか？

• 指定されたフォーマットに沿っているか？

まとめ

データ入力は製品開発や業務運営において非常に重要な役割を果たします。正確なデータ入力は、効率的な生産とコストダウンに直結します。従業員全員がこの重要性を理解し、適切なデータ入力を心がけることで、組織全体のパフォーマンスが向上します。デジタルトランスフォーメーションを進める中で、自動化ツールを活用しながら、基本的なデータ入力の重要性を再認識しましょう。これにより、より多くの時間を創出し、その時間を大切な人や自己成長のために使うことができます。

読んでいただき、ありがとうございました。次回の記事もお楽しみに！