Googleフォームを使って紙→デジタル化が役に立った話
今までアンケートや注文書を紙で書いてもらっていませんでしたか？
書いてもらったはいいけど１枚１枚パソコンで手入力するその仕事、増えれば増えるほど負担ですよね。
その手間を省けるのが、Googleフォームの一つの機能！
今回はそのGoogleフォームが役に立ちました〜という話をご紹介したいと思います。
1、注文書がデジタル化 お客様は印刷、記入、FAXの手間が無くなった
私が携わっているダリア園では、ダリアの球根の販売を行っています。
販売方法は、開園期間中の注文販売と春先の直売所での販売の２つ。
・注文販売は園地に植えられている品種全てが対象で、越冬した４月からお客様へ順次発送します。
・品種毎の球根の数からお客様の注文数、そして園地に植える数をざっくり引いた余剰分を４月中旬ごろから直売所で販売します。
毎年のように春先に「球根の注文は後からでもできるのか？」「球根は送ってくれるのか？」という電話が事務局にかかってくるので、テストをしてみることにしました。
それが品種を絞った球根注文サービスです。
最初は注文書をダリア園のホームページから印刷できるようにして、FAXで注文を受けられるようにしました。
なぜなら、球根を注文する年齢層は比較的高く、馴染みのあるであろうFAXという方法を採用する方がやり易いと考えたからです。
結果、注文数は0件でした。
この時の反省点は、お客様の手間がかかりすぎること。
まずダリア園のホームページから注文書を印刷し、名前、住所、電話番号、注文品種を手書きした上でFAXで注文書を送っていただくわけですが、プリンターは必要だしFAXが自宅になければコンビニ等にFAX送信しに行くことが必要です。
そういえば私の実家にはFAXは無かったし、初めてコンビニでFAXを使うのも店員さんに声をかけて教えてもらいながらやったっけ。
ハードル案外高かったかも。
次はとにかくお客様の手間を少なくしようと考え、記入した注文書をスキャンしてメールに添付。
これもスキャナがないとそもそも無理、ということで色々と調べていたらオンラインでの注文という方法にたどり着きました。
とはいえ、ショッピングサイトに出品するにはランニングコストがかかり、少量の販売では完全な赤字。
そもそもダリア園の口座情報をどうにかできる権限などありません。
そこで「Googleフォーム」です。
Googleフォームには豊富なテンプレートが用意されており、「注文書」のテンプレートもあったので、それを球根注文仕様にアレンジ。
お客様はダリア園のリンクからこの注文フォームにアクセスし、必要事項を入力するだけ。
結果、0件だった注文は10件に。
47球の販売で37,600円の売上になりました。
２、注文書がデジタル化 スタッフはデータ入力と管理の手間が減った
Googleフォームを使って手間が減ったのは、お客様だけではありません。
スタッフ側にもメリットがありました。
まずはデータ入力の部分ですが、Googleフォームの回答タブからお客様毎の注文が確認でき、それを同じくGoogleスプレッドシートに表示することが可能。
CSV形式で出力もできるので、MicrosoftのExcelで開いて編集することもできます。
コピー＆ペーストで管理しているファイルにデータを追加していけば、打ち間違いもありません。
また、共同編集者を追加することで複数人でデータを管理することが可能。
自分が休みの日に注文が入っても、一緒に働く従業員がいれば任せられます。
また「新しい回答についてのメール通知を受け取る」設定にチェックを入れておけば、注文が入ったらメールが届くので、リアルタイムで在庫の確保をしたい方にはオススメ！
今回は直売所に出している球根を現地だけでなく、WEBでも購入できるようにしたので、在庫数は直売所にあるだけ。
リアルタイムでの在庫確保は大変役に立つ・・・はずでした。
ところがうっかり、「メール通知を受け取る」チェックを入れ忘れ、注文してくださったお客様から役場に電話が入り注文が溜まっていることが発覚。
直売所に急行し現地でスマホで注文を確認、注文毎に在庫の確保ができて出荷もできましたが、最終チェックは忘れずに。
３、Googleフォームってこんな感じで始められます （使い方の流れを動画でご紹介）
良さはなんとなくわかったけど、自分にできるのかな？
という心配な方向けに使い方の流れを動画で撮りました。
また動画の下に、説明で使用した注文フォームのリンクを貼っておきます。
参考にしてください。
（誤って注文を完了させた場合は、こちらでデータを破棄します）
いかがでしたでしょうか。
もちろん紙で印刷もできますから、荷造りの最終チェックに使うこともできます。
使い方に正解は無いので、環境に合わせてアナログとデジタルのいいとこどりをして、手間を減らしましょう。
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