PTAどうしの連携やノウハウの横展開でPTAがもっと楽しく！PTA連絡協議会のLINE WORKS活用法
皆さん、こんにちは！ LINE WORKS編集部です。
皆さんは、学校でのPTA活動の他に、「PTA連絡協議会」という組織があることをご存じでしょうか？ 実は各エリアのPTAをまとめ上げ、その活動成果をより大きなPTA連絡協議会に共有したり、各PTAどうしの連携を深めたりと、重要な役割を果たしている団体なんです。
今回はLINE WORKSを活用いただいている、神奈川県川崎市多摩区PTA協議会に、PTA連絡協議会とはどんな組織か、そしてLINE WORKS導入の経緯やリアルな活用法などを伺いました。
＜この記事の注目ポイント＞
・連携の多いPTA連絡協議会がオンラインでの情報共有や連絡でより密に！
・ちょっと気になることも、グループトークで気軽に聞けちゃう
・過去の資料を簡単にさかのぼれるから、年次行事もスムーズに運営
・各PTAの業務効率化や新しい行事の円滑な進行も可能に
お話を伺った方：
川崎市多摩区PTA協議会 会長 金丸さん
大きなメリットは「個人のLINEアカウントを教えなくていいこと」
――まず「PTA連絡協議会（またはPTA協議会）」という団体の役割を教えてください。
金丸さん（以下略）：川崎市は7つの区と高校区に分かれていて、協議会ごとに多くの小中高学校が存在しています。その各学校で活動しているのが、いわゆる通常のPTA（通称、単P）。そして、各校のPTAをつなぎ、PTAどうしで連携して子どもたちのためにアクションをとっていくのが、区のPTA協議会（通称、区P）です。私は、川崎市多摩区のPTA協議会で会長を務めています。
ちなみにその上には、川崎市PTA連絡協議会（通称、市P）や日本PTA全国協議会（通称、日P）があり、実はPTAはとても大きなピラミッド構造になっているんです。
――多摩区のPTA協議会には、どのような方々が参加しているんですか？
私のように多摩区PTA協議会の役員を拝命している者や学校の先生方のほか、区内21校のPTAから選出された方が運営委員として参加しています。人数はだいたい30名前後。各校のPTAと違い、学校の枠を越えて活動するため、連携がより大切になるのが特徴です。
各学校から選出されたメンバーが揃っているので、お祭り開催時のコロナ対策や運動会での暑さ対策など、自分の学校で困ったことや「他の学校ではこれをどう解決しているんだろう？」という時に、すぐに相談ができることはとてもメリットです。
――PTA連絡協議会のイメージがつきました。ありがとうございます。多くのメンバーとやりとりを行いながら運営されていると思いますが、なぜLINE WORKSを導入したのでしょうか。
2020年頃、多摩区内の学校がLINE WORKSを導入しているのを見て「使いやすそうだな」と思ったのがきっかけです。「試しにやってみよう」という気軽な感覚で、メンバーの一人が推進役になってグループの設定やアカウントID・パスワードを発行して、他のメンバーの追加などを進めました。そのあとは私も含め役員全員が管理者権限をもち、協力して運営しています。
――他の役員から反対などはありませんでしたか？
特になかったと思います。というのも、メリットのほうが大きかったから。
LINE WORKSはLINEと違って、個人の連絡先を交換する必要がありません。以前から「個人のLINEアカウントを知られたくない」という声が大きかったため、公私のつながりを分けられるLINE WORKSは歓迎されました。
そもそも以前はメールやFAXのやりとりが中心だったので、その時期と比較すると圧倒的に楽になっていると思います。
――導入はスムーズに進みましたか。
最初のうちは戸惑う方もいましたが、LINE WORKSに一緒に使うメンバーを追加さえしてしまえば、グループトークの操作方法はほぼLINEと同じ。使ったことのあるメンバーがフォローして、数ヶ月後にはほぼ問題なく使える状態が整っていました。
グループトークに蓄積された情報が、活動をスムーズにする
――現在の活用方法を教えてください。
日頃よく活用するのはグループトークルームです。「〇〇活動班」「〇〇委員会」といった役割や、「〇〇校区」「小学校」「中学校」といった所属組織などで分けていて、常時20～30個のグループトークがありますね。
加えて、明確な役割やチームで分けずに誰でも自由に質問やディスカッションができるトークルームも設けています。
――トークルームでは、いわゆる連絡事項のほかに、どのようなやりとりが行われていますか？
たとえば「運動会の暑さ対策にミストを設置したいのですが、おすすめのものはありますか？」「校内のバザーが盛り上がるアイデアを教えてください」といったラフな質問が上がっていますね。
連絡協議会の大きな特長は、お互いの学校での事例をシェアして、自校のPTA活動に活かしていくところ。「他校のノウハウを聞いてみたら目からうろこ！」という場面も少なくありません。LINE WORKSではそうしたコミュニケーションが気軽にとれるので、重宝しています。
――とくに便利なのは、どのような点でしょうか。
過去の情報を時系列に沿ってさかのぼれる点です。PTAの活動の多くは年間の実施時期が決まっていますが、細かい内容は年々変化していきます。
たとえば9月の多摩区バレーボール大会に向けた準備は、6月に各校のバレーボール委員に集まってもらい、各校バレーボール部の状況や参加可否を確認、7月には試合形式やルールを決め、8月には大会に向けてのスケジュール確認を実施して……という感じです。
これまでは、過去何年も使っているファイリングされた書類を確認して実施していましたが、その年の委員さんが独自判断書類をファイリングしているので、統一性がなかったりもします。
でもLINE WORKSなら、グループトークから去年の同じ月に遡れば、そのころ何のタスクに取り組んでいてどんな資料が共有されていたか、どんな議論があったのかまで、すぐにわかります。LINEと違ってファイルの閲覧期限もありません。サービス上に情報がきちんと蓄積されていくので、引き継ぎもぐっとスムーズになりました。
――書類のやりとりがデジタルになっただけでも、活動のしやすさが大きく変わりそうです。
そうですね。現在は、年々USBメモリーで受け継がれてきた多くの資料を、少しずつLINE WORKSでの管理に切り替えているところです。必要な資料には役員の誰もがアクセスできるから、リモート会議もしやすくなりました。
それから、広報誌作成などの作業にも便利です。これまでは記事を作るためにテキストや写真を紙で共有するなどアナログでやりとりしていましたが、いまはデータをLINE WORKSのグループトークやフォルダに共有するだけで済みます。途中からデータを差し替えたり、各校の記事を参考にしたりするのもぐっと簡単になりました。
一度こうした体制ができあがると、以降はあらゆる場面で「紙をやめませんか」という議論が出てくるようになりました。もちろん必要な場面では紙の書類も用意するけれど、デジタルの選択肢が生まれたのはよいことですね。
よりよいコミュニケーションの場が生まれ、意見交換が活発に
――そのほか、LINE WORKSによって効率化されたことはありますか？
資料や会話を共有しやすくなったことで、やることの属人化を防げるようになりました。今までは誰か一人が運営担当を任されると、その方に質問ややること仕事が集中しがちでしたが、LINE WORKSなら「グループに属している全員が担当」といった運営にすることが可能です。タスクを複数人で処理できるから、ストレスが集中せずに済みます。
年度替わりの引き継ぎも楽になりました。その年のメンバーでグループトークを新しく作り直して、必要な資料の所在をLINE WORKS上で指示すればOKです。
ちなみに、前年度のグループトークは年度終わりに消すため、本来ならメンバーどうしのつながりもそこで消えてしまいます。ところが、最後には「これからもやりとりがしたい」と個人LINEを交換している場面が多く見られるんです。
――当人たちが納得したうえで交流が続いていくのは、うれしいことですね。組織内の空気にも変化がありましたか？
以前より意見交換が活発になりました。対面の会議だとなかなか発言されない方でも、グループトークでは饒舌に意見を出してくれることもあります。月一回の対面会議も併せて、口頭が得意な方とテキストが得意な方、どちらの意見もちゃんと拾えるのがよいと感じています。
ただ、経験者の方々がグループトークで多く発言をしていると、新しく協議会に入られた方が委縮してしまう場面は見受けられますね。そんな空気を感じたら「続きは対面で話しましょうか」としたり、発言の少ない方に個別にトークをするなどしてフォローを入れたりするようにはしています。
――今後、LINE WORKSで試してみたいことはありますか。
まだフォルダ機能を充分に使えていないので、さまざまな資料を整理したいと考えています。予定共有機能なども、各グループトークでうまく使っていきたいですね。まだまだ使いこなせていないのが現状ですが（笑）。
個人的には、LINEだとプライベートの雰囲気があるけれど、LINE WORKSはビジネス感が強いところを気に入っています。連携や書類管理のしやすさもあって、「仕事モード」にスッと入れるんです。
こうしたサービスによって活動が効率化し、個人情報も守られることで、PTAやPTA連絡協議会に参加するハードルが下がります。そうしたら、学校や学区を越えた横のつながりが、さらに強くなる。そんな環境が実現できれば、子どもたちのために実施できることがもっと増えていくんじゃないかと考えています。
LINE WORKSを活用し、円滑な業務進行やコミュニケーションを実現している川崎市多摩区PTA協議会。これからも地域の子どもたちのために、さまざまな取り組みを実現されることでしょう。
<PTA記事紹介>
・PTAでのLINE WORKS活用が急増中！はじめ方と導入のコツ教えます
・共働き世代のPTA、LINE WORKSが選ばれる理由（イベントレポート）
・「他のところでは、どう使ってる？」LINE WORKS活用中のPTAで情報交換会を開催しました！
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