PTAでのLINE WORKS活用が急増中！はじめ方と導入のコツ教えます
こんにちは、LINE WORKS マーケティングチームです。
400万ユーザーさまを突破した（※）ビジネスチャット「LINE WORKS」ですが、最近ではPTAでの活用が広がっています。
50GBを無料で使える「LINE WORKS 非営利団体向け特別プラン」再リリースを記念し、本日は“PTAでのLINE WORKS活用 虎の巻” を公開します。
LINEと何が違うの？どう便利なの？始めるには？運用のコツは？
まとめてご案内しますので、今年こそ運営を効率化したいPTAの皆さま、ぜひお役立てください！
（※ 2022年1月公表値）
「LINE WORKS 非営利団体向け特別プラン」が期間限定リリース
前回大好評だった「LINE WORKS非営利団体向け特別プラン」（以降、特別プラン）。このたび期間限定で再度ご提供することになりました！利用料はもちろん無料です。
前回のキャンペーンでは開始2週間で、利用登録者数が5,000人を突破。多くの非営利団体様にご利用いただいています。
通常のフリープランと特別プランの大きな違いは、ユーザー数の上限とストレージ容量がどちらも10倍にアップすること！
「写真やファイル共有のストレージを気にせず使えるのはスゴイ！」とお喜びの声をいただいています。
前回のキャンペーンでも、実は小学校や中学校、高校の「PTA」の皆さまからたくさんのご応募をいただきました。しかし実際、どのようにLINE WORKSを導入して、便利に使っているのでしょうか？
「最近よく聞くけど、LINEと何が違うの？」「本当にうまく浸透してみんなで使えるの？」そんな声も聞こえてきそうです。
そこで「LINE WORKSでPTA活動がぐっと楽になった」という、千葉市立幸町第一中学校のPTA会長 安藤直裕さんを直撃。
いかにLINE WORKSを活用しているのか、根掘り葉掘り伺いました！
千葉市立幸町第一中学校 PTA会長 安藤直裕さん
3人のお子さんを持つパパ。小学校と中学校で計10期のPTA会長を務める。小学校のPTA会長時代に使用していたツールが廃止になったことから、LINE WORKSの導入を決定。中学校のPTAでもLINE WORKSを活用中。
「仕事を休む必要がほとんどなくなった」。 LINE WORKSを3年以上運用してわかった最大のメリット
安藤さんが会長を務めるPTAでは、LINE WORKSを使用し始めたことで、どのようなメリットが生まれたのでしょうか？まずは大きく改善されたことを聞きました。
安藤さん（以下略）「一番大きかったのは、PTAの会議のために仕事を休む必要がほとんどなくなったことですね。LINE WORKSのおかげで来校する機会が極端に減りました。
理由は2つあります。1つ目は、書類のペーパーレス化が進んだこと。これまでは資料の印刷や、PTA行事に関する資料を配付・受け取るためだけに来校する日がありました。
それがペーパーレス化によって、LINE WORKS内で書類を配布できるようになり、無駄な来校が減りましたね」
もう1つの理由はなんでしょうか？
「2つ目は、会議で集まる機会が減ったこと。トーク画面で意見が活発に交わされるので、相談のために集まらなくても済むようになりました。
もちろん内容によっては、対面での話し合いも大切だと思います。そんなときにはLINE WORKSのアンケート機能で日程を調整し、参加率の良い日に会議を行っています。
最近は共働き家庭が多いので、なるべく来校回数を減らす工夫は大切だと思いますね」
この春先にはPTA役員や係などの引き継ぎも発生しますが、引き継ぎはどのように行っているのでしょうか。
「LINE WORKSにはファイルを保存したり、フォルダ管理できる機能があります。そこに引き継ぎ資料を保存して、新たに役員になった方が自分で引き継ぎ内容を確認できるようにしていますよ。
PTA活動の引き継ぎも来校機会が増える原因なので、極力LINE WORKSを使って負担を軽くしています」
※安藤さん提供資料
LINE WORKSのトークグループでは「フォルダ共有」もできるため、煩雑な引き継ぎも簡単に
このようにLINE WORKSを使った結果、嬉しい結果も出ているようです。
安藤さん「以前小学校のPTAでLINE WORKSを1年間運用した後に、PTAの皆さんにアンケートをお願いしたんです。その結果『LINE WORKSを導入してよかった』という声が約9割に上りました。
今でも小学校の保護者の方から『あのとき導入してもらえてよかったです』と言われることがあるので、試行錯誤しながら導入してよかったなと思いますね」
PTAでの始め方と、LINEとの違い
LINE WORKSならPTA活動の負担を大幅に軽減できそう。では、どうやって導入し、具体的にどう使えばいいのでしょうか？
はじめに知っておきたいポイントに絞って簡単にお伝えします。
①登録は誰でも簡単！
安藤さんいわく「LINE WORKSの登録手順はとても簡単」。
これから始めるなら期間限定の「非営利団体向け特別プラン」がお得ですので、まずは代表者を決めて、特別プランに申し込みます。
LINE WORKS側で対象審査をしたのち、利用者さん全員のIDと使い方を丁寧に記載したマニュアルをお渡し。それに沿ってログインやメンバーへのID配布を行えば、利用が始められます。
②プライベートのLINEとは別アプリ！PTA連絡用として使い分けが可能
LINE等のプライベートの連絡先でPTAの連絡をやりとりすると、つながりたくないと考える方がいたり、退任後もトークルームから退出しづらい、プロフィールの名前が誰だかわからない、といった問題が生じます。
さらに、トピックが混在しがちで決まったことを探し出すのも一苦労…、膨大な通知に悩まされる…なんてことも、あるあるです。
LINE WORKSなら、PTA用の連絡ツールとして、わかりやすい名前や、タスクに応じたトークグループでのやりとりが可能。またLINEと異なりメンバーの一覧が「アドレス帳」で見られるので、個々人で連絡先交換をする必要がありません。
③普段のLINEのような使いやすさ。コミュニケーションが活発に
LINE WORKSのトーク画面は、通常のLINEとほとんど変わらないので、誰でも自然に使えます。
「対面会議では発言しにくい方も、トークなら気軽に発言できるため、これまで以上に議論が活発化しますよ。」
※安藤さん提供資料
中にはLINE未使用の方もおり、トークルームをタップするとメッセージが開くことを説明したそう。
特徴的な違いは、「誰が既読／未読か」もわかること。不慣れな方へのフォローができたり、大量の了解通知を回避でき、好評です。
④フォルダやカレンダー、アンケートなどを使って、PTA業務をフルサポート！
LINE WORKSには、便利な機能が複数用意されています。まずはフォルダ機能。トークでファイルを送れるだけでなく、さまざまな書類やマニュアルを保存できて、いつでも確認可能です。“学校保管の紙のファイルや、配布資料が手元にないとわからない”というストレスが軽減します。
カレンダー機能もPTA活動に役立ちます。学校行事や会議のスケジュールを登録しておけば、スケジュールのうっかり忘れも防げますよ。
※安藤さん提供資料
その他、トピックごとの記録共有がしやすい「ノート」、日程調整や意見収集に便利な「アンケート」、お知らせ用の「掲示版」などの機能もあり、慣れるごとに活用の幅が広がります。
どうやって導入する？ メンバーの同意を得るための3ステップ
「LINE WORKSは、LINEみたいに使えて便利そうだし、PTA活動も効率化できそう。さっそくPTA会議で提案してみよう」。そう思っても、なかなか自分から言い出しにくいかもしれません。
そこで小学校PTAと中学校PTAの2回の導入経験をお持ちの安藤さんに、スムーズに導入できる3ステップを教えていただきました！
ステップ①まずは会長・副会長・書記から利用スタートしよう
いきなり大人数で始めようとしないことがポイント。まずはごく少人数でトークやファイル送付などを試してみましょう。
慣れてきたらグループ機能のノートやアンケートも使ってみます。いずれも通常のLINEのノートやアンケートと同じ操作感なので、意外と早く慣れるはずです。
ステップ②PTA本部で試運転
続いてPTA本部まで利用人数を広げてみます。「全員」「学年」「役割ごと」など、自分たちのPTAに最低限必要なトークグループを作成します。それぞれのメンバーを招待して追加すれば、自然とやりとりが始まります！
また「使用メンバーを増やす際は、目的を意識するのがポイント」と安藤さん。ペーパーレスの推進や会議の削減、スムーズな情報共有が実現できることを伝えて、「本部運営を少しでも効率化するために、協力お願いします！」と率直に言ってみてください。
※安藤さん提供資料
トークグループごとに「ノート」「フォルダ」「カレンダー」「タスク」のサブメニューが使えることを解説。
③役員全体で運用
①や②の使い方だけでも、PTA活動やコミュニケーションは相当楽になるはずです。さらにLINE WORKSを活用したいと思ったら、次は役員全体で運用してみましょう。
役員全体で使えるようになると、ペーパーレスの推進や会議の削減といったメリットをより体感できるようになります。
ちなみに安藤さんは役員全体だけでなく、保護者全員でLINE WORKSを使おうと構想しているそうです。役員だけでなく会員全体がストレスなくPTA活動に参加できる未来が、すぐそこまで訪れていますね！
＊おまけのアドバイス
LINE WORKSの管理者のみがアクセスできる「管理者画面」からは、メンバーの一括登録をしたり、会社の組織階層（部署ごと）のようなアドレス帳を作成したり、退任後のメンバー削除を管理者が行う、といったことができます。ITに強い管理者がいる場合は検討してみても。とはいえ管理者画面を使わなくても、充分に活用できますのでご安心ください。
活用歴3年以上の会長秘伝！ メンバーへの説明用マニュアルを大公開
安藤さんはPTA役員全員での運用を開始するにあたり、係の皆さんにLINE WORKSの説明資料や使い方マニュアルを作成しています。
今回はその秘伝マニュアルを特別に公開していただきました！LINE WORKSをPTA本部やPTA全体で利用する際、参考にしてみてくださいね。
◎ポケットマニュアル
このマニュアルは、折りたたむとスマホケースにぴったり収納できるサイズ。いつでも手元で見られて、LINE WORKSの「ちょっと困ったこと」を解決できるよう、コンパクトにまとめています。
※安藤さん提供資料（2019年作成）
※現在のLINE WORKSサービス仕様とは一部異なります
このクオリティで作るのは少々大変かもしれませんが、既出の資料も踏まえると、
・最初の登録方法
・基本的な機能メニューのボタン位置
・通知設定の変更方法
・トークの始め方
これくらいをメンバーの皆さんに共有できれば問題なさそうです。
◎LINE WORKS登録のお願い
PTA役員やPTA全体でLINE WORKSを使う場合は、皆が集まるPTA総会が絶好のチャンス。一緒に使うための招待QRコード付きのマニュアルを配布し、その場で登録してもらえば、全員が確実に使用を開始できます。
※安藤さん提供資料（2019年作成）
※QRコードはダミーです
非営利団体向け特別プランで、サクッとLINE WORKSデビュー！
LINE WORKSは業務用に開発された“仕事用LINE”ですが、PTAの困りごとも解決できる便利なツール。まずは「アプリを分けられるLINEみたいな連絡手段」として、トークだけでも使ってみてください。格段に使いやすく、PTA活動がスムーズに進むはずです。
始めるなら今がチャンス！気軽にお申し込みくださいね。
50GB・1000人まで無料で使える！【期間限定】非営利団体向け特別プランのお申込みはこちら
・取材にご協力いただいたPTAさんのさらに具体的なLINE WORKS活用例はこちら
よくあるQ＆A
Q.すでに会社でLINE WORKSを使っている場合、新たに非営利団体でも使うことはできますか？
A.可能です。LINE WORKSはマルチログイン対応のため、１台のスマホから複数アカウントでログインした場合、ログイン中の全てのアカウントの通知が届きます。（ブラウザ版では、1つのブラウザから複数アカウントの同時ログインはできません。）
【PTA’S監修】LINE WORKSの導入時・説明時に役立つ！
【LINE WORKS活用マニュアル】限定無料配布中！
PTAを運営している保護者のみなさまからの意見をもとに、PTA専用支援サービス「PTA’S（ピータス）」に監修いただきながら、PTAへのLINE WORKS導入時に活用できる資料セットを無料で限定配布しています。
「基本的な操作が網羅的に収録されているので、PTAのユーザー向けマニュアルとして役員や委員に配布して活用させてもらっています。」「導入時は本部側も初めてだったので、わからない事ばかりだったけど、マニュアルがあり説明がしやすかった。」など、ご利用者様からのお声もいただいています。
LINE WORKSをはじめる方におすすめです！
ダウンロードページはこちら
（PTA’S公式サイトに遷移します）