みんなが参加しやすい自治会に。運営のデジタル化にLINE WORKSを選んだ理由とは。
昨今PTAなどの非営利団体で活用が広がっている、ビジネスチャット「LINE WORKS」が、地域の“自治会や町内会”でも活用されています。
年配の方が多いイメージの自治会や町内会で「LINE WORKS」が使えるイメージが湧かない……
自治会や町内会の業務に役立つの？
LINEと名前が似てるけど、何か違うの？
ITツールが苦手な人でも使える？
などなど、疑問は尽きないかもしれません。
そこで今回は、“自治会でのLINE WORKS活用の実態” を取材しました！
実際にLINE WORKSを導入して「自治会運営が楽になった」という、さいたま市白幡瓶尻（しらはたかめじり）自治会の会計担当・岡田裕之さんに、LINE WORKSを選ばれた理由や自治会の活動における便利な使い方を伺いました。
より効率的に自治会を運営していきたいみなさま、必見です！
お話を伺った方：
さいたま市白幡瓶尻自治会 会計担当 岡田裕之さん
自治会運営って実は大変！経験のあるメンバーにやることが集中
ーーまずはじめに、白幡瓶尻自治会について教えてください。
岡田さん（以下略）：白幡瓶尻自治会は、さいたま市南区白幡5丁目にあります。会長をはじめ、監事・理事・班長など19の役割を分担し、地域清掃担当やお祭り担当など、日頃の活動内容に応じてそれぞれが役割を担っています。
民生委員や社会福祉協議会担当もあり、一見すると行政とのつながりがあるように見えますが、独立した形で自主活動をしていますね。
ーーどのような活動をされているんですか？
基本的には、毎月の地域清掃や役員会、地域内イベントなど、いわゆる地域活性化活動を行っています。地域内イベントは以前、500名以上が参加する「白幡瓶尻こどもまつり」を開催していましたが、コロナ禍になって以降は、参加者が密にならない「ウォークラリー」に変更しました。
定期的に開催する役員会では、最近は主にイベントに向けた準備について話し合っています。以前は会議室にて対面で話し合っていましたが、コロナ禍でも集まりやすいようにと、会議用のオンラインツールを導入し、現在はオンラインと会議室を併用した“ハイブリッド開催”をしています。
ーー自治会の役員は忙しいイメージがあるのですが、例えばお祭りを開催する際は、どのように活動されているでしょうか。
コロナ禍より前に500名以上が参加するお祭りを開催していた際には、役員会が約3回しか開催できませんでした。そのため、勝手を知っている理事メンバーが動くしかなく、この数名に負担が集中します。
お祭りの告知ポスター600枚、パンフレット600部、クーポン券1,000枚、当日のサポートスタッフが首から下げるカード150枚……。これら全部をたったの数名で手作り。100名以上いるサポートスタッフの役割分担を書いたシートも、理事メンバーのひとりが必死にExcelで作成していましたね……。
多くの人に使ってもらうため「使いやすさ」を重視してツール導入
ーーなぜ自治会の運営でビジネスチャットを使おうと思ったのでしょうか？
自治会のメンバーに、他の人が行っている業務や困りごとの内容を共有しやすくしたかったからです。
例えば、複数人でチャットができるLINE WORKSのグループトーク内で、いま行っていることをお互い共有しておけば、そのグループトークにいる人は、誰が何をしてるかがわかります。メールだとどうしても「一方通行」なイメージがありますし、自治会は会社ではないのでメンバーをccに入れるような文化もありません。
自治会の役員は、やる気のある人ばかりではなく、億劫に思っている人もいます。自治会での活動内容は他の人から見えにくく、誰がどれだけ苦労しているかがわかりにくいため、中心メンバーの負担が増えてしまいやすいからです。だから「自分は関わらないようにしよう」と思われてしまいがちなんですね。
しかし、みんながいるグループトークで「見える化」しておけば、業務内容が共有できて負荷分散がしやすくなります。その結果「だったら私も手伝おう」「自治会に入ってよかった」という方が増えるのではないかと思いました。
ーーこれまでの連絡手段はどうしていたのですか？
以前はメールと電話を利用したり、他のWeb連絡ツールをいくつか利用していたのですが、思ったより使いこなせない人が多くて……。また、パソコンがなくスマートフォンしか持っていない人や、ITツールが苦手という人も多く、最終的にはそれまで使用していたツールを使わなくなってしまいました。
ーーその状況で、なぜLINE WORKSの導入を決めたのでしょうか？
そもそも連絡手段としてLINEを日常的に使用している人が多いんですね。だからこそLINEと似てるけど別のアプリであるLINE WORKSなら使ってもらいやすいかな、と思って導入しました。
また、LINEを使用すると、個人的なつながりができることを懸念する人がいると感じていました。地域で繋がりがあるとはいえ、プライベートの関係とは違う自治会で、個人情報を教えることに抵抗がある人もいるんです。
その点、LINE WORKSは個人情報の開示が一切いらないので、プライベートで使うLINEと分けて使えて、自治会の連絡手段に向いていると思ったのです。
大人数のイベント運営でも連絡やデータ共有が捗り、業務負荷の分散に成功
ーー自治会内では、LINE WORKSのどのような機能を使っていますか？
主にチャットなどのトーク機能と、ファイル共有のためのフォルダ機能、設備予約を目的にしたカレンダー機能を使用しています。
例えば、これから10月に実施予定である、ウォークラリーイベント」運営で活用をしています。
イベントに向けては、配布物作成班・会場設営班・ゲームコーナー班・景品準備班・ウォークラリーの問題作成班など、5つの班に分かれて活動をしますが、これらの班それぞれにLINE WORKSのグループトークを作ります。
今まで電話やメールで行っていた「道路許可証をいつ取る？」「配布物はどういう内容で作る？」などの相談がグループトークで手軽にできるほか、一斉に班員に連絡ができて、それぞれの対応状況もわかりやすいです。
LINE WORKSは既読や未読といった状況が個人単位で見られるので「ちゃんと情報を見てくれたな」と安心できます。「誰が何をやっているか」がわかりやすくなり、負荷の分散もしやすくなりました。
また、班長は役を退任した後でも、気軽に自治会の活動に関心を持っていただけるようにLINE WORKSに残ってもらっています。こういう途切れない緩やかな関係を作れるのが、LINE WORKSの良いところですね。
地域のお店との連携強化も検討。地域での快適な暮らしをサポート
ーー実際自治会メンバーからどんな声が上がっていますか？
LINE WORKSを導入してから、組織内の8割の人が利用しています。「普段からLINEに慣れているからか、簡単に使うことができた」「コミュニケーションが密になった。気軽に連絡できて便利」など、評判もとても良いですね。
一部の方は「スマートフォンは持っているものの、あまりツールに縛られたくない」という意向があるので、そういった人には電話やメールで連絡しています。使用ツールの強制は本意ではないため、あくまでその人が利用しやすい連絡手段を使ってもらっています。
ーー今後はどのように活用の幅を広げていきたいですか？
引き続き自治会運営に役立てながら、今後は地域の防犯情報や「新しいお店ができたから応援しよう」「こんなおすすめのイベントやキャンペーンがあるよ」といった地域情報を共有するなど、幅広く活用していきたいですね。
また、自治会には地域の法人が「加盟事業所」として在籍しています。加盟事業所の方にもLINE WORKSに登録してもらい、彼らが町内の会員に、新しい商品開発などのアンケートを取ることができたり「地域住民と加盟事業所とのつながり」も生み出せるようにしたいと考えています。
ーーそういう取り組みができてくると、地域での暮らしがますます楽しくなりそうです。
LINE WORKSをより活用できれば、業務が効率化されて、はたらく若い世代は仕事しながらも自治会の活動に参加しやすくなると思います。
今後は現会員の435世帯だけでなく1,222の全世帯に自治会に加入してもらい、より快適な暮らしができるようサポートしていきたいと思っています。
自治会や町内会で活動されてるみなさま、LINE WORKSをはじめてみませんか？まずは「LINEみたいな操作感だけど、プライベートと区別できる連絡手段」として、トークだけでも使ってみてください。
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