PTAや園との連携を強め、アナログ作業をぐっと減らす！LINE WORKS活用法
ビジネス版LINEの「LINE WORKS」は、会社の業務改善だけでなく、PTA運営の効率化にも好評をいただいています。
「LINE WORKSって仕事用のツールじゃないの？」「本当にPTAでも使えるの？」「そもそも、なぜPTAでビジネスチャット？」という方に向けて、この記事では、実際に使われているPTAの方の生の声をお届けします！
今回紹介するのは、岩手県の二葉きらり園PTAさん。
PTA内だけでなく園との連携を強化し、園に出向いて確認していたアナログ作業を削減！今では効率的なPTA活動が実現されたそうです。
もともと感じていたPTA運営の課題や、グッとラクにする活用法、LINE WORKSを選んだ理由などを聞いてみました。
PTAのアナログ作業や情報共有を改善したかった
―― 二葉きらり園PTAはどのような活動をしていますか？
千葉さん：園の会報制作や園庭の草取り、夏祭り会の運営などを行っています。夏祭り会は、おもちゃやゲームの出店をして、子どもたちに楽しんでもらうイベントです。ですが、コロナ禍の影響で、2022年度はPTAは参加せず、子どもたちだけでの開催となっています。
―― PTAメンバーはどのような構成ですか？
千葉さん：会長1名、副会長2名のほか、3～5歳の各学年からそれぞれ役員を7名ずつ選出しています。基本的にはその24名が、役員会に参加するメンバーですね。また、普段の役員会には参加せず、活動報告の監査をする監事という役割の方もいらっしゃいます。
子どもの数が減ったこととライフスタイルの変化があいまって、2022年から役員の数は半分になりました。私は2021年から副会長として運営に携わり、2022年は会長を務めています。
―― PTA運営のどんな部分に不便を感じていましたか？
千葉さん：まずは、役員どうしの連絡のやり取りが大変でしたね。当初は個人のLINEを使っていましたが、メンバーそれぞれのアイコンや名前の設定が自由なので、誰の保護者なのかをすぐに理解するのが難しかったんです。
会長・副会長、総務班、広報班など、役割ごとのグループを各自で作っていたものの、LINEを交換しなければ連絡が取れないので、組織や班をまたいだ情報のやり取りができず苦労しました。
また、園・PTA・一般の保護者の方々という三者間の情報共有をする方法がありませんでした。
予算や活動計画といったお知らせのプリントを園が作ってくれるのですが、内容をチェックするには園へ出向く必要がありました。
わが家は共働きで、妻とお互いの仕事の都合を見ながら子どもの送迎をしています。送り迎えのタイミングが合えば良いのですが、出張が重なると私がほとんど園へ行けない週があったりします。
私が確認できないとプリントを各世帯に配付するのが遅くなってしまうため、PTA会長を引き受けるにあたって、そういったところを何とかしたいなという思いはありました。
私以外の役員さんや親御さんも家事や仕事で忙しいなか、できるだけタイムリーに情報をつかめなければなりませんので、そこを解決することで齟齬を生む原因を解消できるのではないかと考えました。
そのほか、会議の行い方にも課題を感じていました。コロナ禍で対面会議もしづらいなか、いざやっとの思いで会議をするにも参加者やアジェンダが事前に共有されず、当日その場に行ってからじゃないと詳細がわかりませんでした。少しでもデジタル化していくことが、円滑なPTA運営のためには急務だと感じていました。
「使い慣れているLINEに似ている」がLINE WORKS導入の決め手
―なぜ、PTAにLINE WORKSを選んだのですか？
千葉さん：SNSかWEB上で「仕事用のLINE」といった広告を見つけて興味を持ち、まずは仕事に取り入れてみたんです。すると、日頃から身近なLINEと似た使用感で直感的に使えること、さらにグループウェア的な機能が便利で、PTAにも導入したいと感じました。
自分ひとりで使用するものではないため、「みんなが当たり前に使えるLINEと似ている」という点に特に魅力を感じましたね。
LINE WORKSは、一緒に使うメンバーをあらかじめ招待しているので、学年や役割ごとに必要に応じてすぐにトークルームを作成できる点が気に入っています。
――導入にあたり、園への説明はどのようにしましたか？
千葉さん：園があってのPTAなので、PTAでLINE WORKSを使うメリットについて、園に向けたプレゼンをしました。園が気にしていたのは、「年度替わりの引き継ぎなどでサービスを扱える人がいなくなったら、新たな使用料やレクチャーのコストがかかる可能性があるのでは？」ということでした。
私自身も子どもが年長だったため「卒園と同時にPTAからは離れることになりますが、次の役員さんへの引き継ぎも含めて面倒は見ます」とお話ししました。仮にそのあと使われなくなったとしても致し方なしとして、「まずは使ってみませんか」という形でお願いしたんです。
――保護者の方々には、どのような説明をしたのでしょうか。
千葉さん：保護者への導入はスムーズでしたね。
役員全員が揃う機会がなかったため、まず会長である私から副会長へ伝え、その次に各学年会長及び副会長が集まった席で、概要を説明しました。LINEとLINE WORKSの違いを踏まえて説明し、登録用QRコード入りのリーフレットを作って配布しました。
同席した役員の方からは特に反対意見はなく、「とりあえず使ってみようかな」といった雰囲気を感じました。むしろ、父兄のなかには私と同様に仕事で使っている方もいて、「仕事ですでにインストールしているんですが、新たにPTAで使うことができますか？」と質問されたりもしましたね。（※）
※LINE WORKSはマルチログイン対応のため、1台のスマホから複数アカウントをスムーズに切り替えることが可能。
PTAだけでなく園との連携もスムーズに
――LINE WORKSを実際に活用しはじめて、どのような効果がありましたか？
千葉さん：情報共有が劇的に変わりました！
いままではアナログのプリントで内容チェックをしなければならなかったお知らせも、LINE WORKSを通じて園からデータで共有してもらえるようになり、出先からでもタイムリーな確認が可能です。
また、役員会議のアジェンダも、グループ内のノートに情報をあらかじめ投稿することで、参加者が事前に意見を考えてきてくれるようになりました。有意義な時間の使い方ができるようになって、意見交換の精度も上がったと感じますね。子どものためには何がベストなのか、みんなで知恵を出し合っています。
「子どもたちのためのPTA活動なのに、家庭で子どもといる時間を削って活動するのはやめましょう」と当初にお願いしたこともあり、それを体現できているのは嬉しい限りです。
それから、コミュニケーションがぐっと楽になりました。
LINE WORKSでは誰が既読で誰が未読なのかわかります。役員の方には、義務感を与えないよう「会長からお知らせした内容は、質問や意見などがない限りは”了解”の返信はいりません。既読がついたら、その方は了解したと判断します」と伝えてあるので、ある意味一方的な連絡にはなってしまいますが、タイムリーに手早く連絡できていると思います。
――たとえば夏祭り会の準備は、どのように効率化されましたか？
千葉さん：まず、最初から全役員が連絡が取り合える状態のため、班ごとや役割ごと以外にも横断したグループを必要に応じてすぐに作成できるのがよかったです。
出店準備についても、出店ごとに購入するものの内容や予算、発注先など、細かいことをたくさん決めていかなければならないのですが、各学年会長が必要に応じて連絡を取り合い、自然とやりとりを進めてくれて、とてもスムーズでした。
カタログのPDFデータや画像データを、トーク上で共有しながら話し合えたのも大きかったと聞いています。これが例年だと、話し合うために学年ごとに日取りを決めて、平日の仕事終わりに園で集まり、カタログを見ながら話し合わなきゃいけませんでしたから……。
――PTA主導で使いはじめたLINE WORKSですが、園とはどのように連携させていますか？
千葉さん：最初はPTA役員だけで使うつもりでしたが、PTAを担当する先生方数名もグループに参加してくださいました。今回はPTAとしての利用であり、園としての公式利用ではないため、先生方と私がやりとりするトークルームをまた別に作成しています。そのトークルームで伺った内容を、必要に応じて役員さんとも共有しながら連携を取っている状況です。
――今後、どのようにLINE WORKSを活用していきたいですか？
千葉さん：私は今年度で任期終了のため、LINE WORKSも後任者に引き継ぐ予定です。
来年も円滑に活用できるよう、引き継ぎも含めたレクチャー会のようなものを開こうかと思っています。
ただ、小さい町ということもあり、子どもたちが幼稚園、小学校、中学校と進学していくなかで、PTAに関わる人たちは大きくは変わりません。であれば、幼稚園から小学校、中学校とユーザーを増やしながら活用していくことで、中長期的に関わる人が増え、設定や運用をスムーズに引き継ぐことができるのではないか……とも、個人的には感じています。
引き継ぎ業務が生じるこれからの時期、LINE WORKSを活用して効率化してみませんか？
LINE WORKSは業務用に開発された“仕事用LINE”ですが、PTAの困りごとも解決できる便利なツール。
まずは「アプリを分けられるLINEみたいな連絡手段」として、トークだけでも使ってみてください！格段に使いやすく、この時期、情報共有や引き継ぎがスムーズに進むはずです。
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