総務省と東北新社のニュースを見て気がついた

東北新社が総務省の役員さんに行ったとされる報告、総務省の担当者は記憶にないそうです。
東北新社が行った調査では、総務省の担当者に報告を行った様子が記録されているみたいです。

片方は記憶になく、片方は記録が残っているのですから、お互いに認識が一致していませんね。
この事実を知った時、お役所との相談や会議を上手に行う方法を思いつきました。

お役所の担当者、報告書を書くのが面倒なので、相談や会議の内容をメモする習慣は無いのでしょう。
記憶にないのですから、一般的な会社で求められるメモすら記録しないのです。

つまり、メモを取れない相手に対して、相談や会議を行う技能があれば良いのです。
なんとなく新入社員１日目の研修を想像しました。

教えた内容、質問内容とその回答、参加者全員の名前と開始時刻、終了時刻などを紙に書きます。
書いた内容、その場で参加者全員に渡してから解散する方式です。

その場で議事録を作り、手渡すのです。
これなら役所の担当者が記憶にないと言っても、内容や参加者も書いてある議事録がありますよと言えます。

問題があるとすれば、手書きの議事録を参加者全員にコピーすることでしょう。
おそらく、役所の担当者と相談や会議をする時、役所の中で行なわれると思います。

役所に設置してあるコピー機を使えるか、事前に確認することは困難です。
だから、使えない場合を想定して、役所の近所でコピー機を使える場所がないか探しておくべきかなと思います。

さらに役所の人間がコピーしてきますと言われたら、必ずコピーに立ち会うことです。
形に残ることを嫌がる傾向があるみたいですから、コピー機が故障して議事録が駄目になったとか言われそうです。

そして、議事録を参加者全員に配布するまで、相談や会議を勝手に終了できないようにしなければなりません。
つまり、役所の担当者と相談や会議をする時、二人で行動することが大事なのかなと思いました。

もし、役場の担当者と相談や会議を予定している人が居ましたら、参考にしてください。
こういう文章に需要があるとは思えませんけどね。

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