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札幌オフラインもくもく会の振り返り(運営目線)

さとはる

今月7月13日に、札幌オフラインもくもく会を開催しましたので、
企画・運営をしてみての振り返りを残しておこうと思います🐄



概要

当日の流れ

13:00〜13:30　運営にて会場設営
13:30〜14:00　自己紹介
14:00〜16:45　雑談を挟みながら、各自学習や作業💻
16:45〜17:00　会場復元（17:00完全撤収）
17:15〜　　　　打ち上げ🍻（希望者のみ）

もくもく会会場

経緯

昨年のスクール在学中、スクール内部のみで札幌でもくもく会を開催しました。
その時は北海道在住の同期と2人で企画しましたが、2人とも初めてのオフラインイベントの企画だったため、会場予約の規模や告知から締め切り〜当日までの手順など、苦戦していました。
その際、自分たちより以前に札幌でオフラインイベントを企画した卒業生の方が声をかけてくださり、相談に乗ってくださいました🥹

その後も交流があり、お互い北海道の企業で働いており、企画した経験もあるため、「何か一緒に北海道で企画したいよね」という話になり、
今回薬監枝さんと一緒に企画する運びとなりました。

その後、参加表明してくださったスクール受講生の道民の方が、
元々企画をしてみたいとのこと＆札幌にも詳しいということで運営側に参加してくれました🎉

のすけさんも運営に加わり3人体制で企画・呼びかけましたが、
スクール内からの参加者がほとんど集まらず、 connpass で開催することにしました。


反省点

集客・開催タイミング

最初スクール内で企画しようとして人が集まらなかったですが、
スクール生で北海道の方が（おそらく）ほとんど居なかったです！！！
さらに道外から旅行を兼ねて来てもらう場合には
7〜8月は飛行機・宿がすごく高い！！！

卒業後、現役受講生の方との交流もほとんどできていなかったので
そこまでの負担をしてまで来ようとしてくれるほどの仲の方が
現役生にほとんど居なかったです🥲
（自分の仲の良い同期も就活＆働き始めたばかりで忙しいタイミング…）
逆にそんな中参加してくださった方には感謝しかないです🙇‍♀️

スクール内で道外からも人を集めたい場合は、
飛行機の安い時期を狙う＆事前の根回しが重要だと思いました！

また、 Twitter 上では、「 JOIN ALIVE と被らなければ参加してました…！」という声もあったため（ JOIN ALIVE は北海道で2番目に大きい夏フェスです🎸）
人数を確保したい場合は、エンジニア関係以外のイベントでも、
極力大きめのイベントとは日程を被せない方が良かったと思いました。

お互い働きながらの企画で、開催できる時期が限られてしまったので今回に関してはこうするしかなかったのですが、
特に道外をターゲットにするのであれば、開催日時の選択や告知タイミング（何ヶ月前にするか？）は重要だということを改めて感じました。

打ち上げの取りまとめのミス

connpass 上の仕様で、以下のようにイベントページに記載していました。

申し込み枠の都合上、打ち上げ参加枠を17名、もくもく会のみの参加枠を3名としていますが、打ち上げ参加人数の上限はありません。（前日募集締切時までであれば人数の調整が可能です）
もくもく会のみの枠で申し込みしたが打ち上げも参加したい🍻という方は、
お手数ですが connpass の運営お問い合わせフォームよりご連絡ください。

実際お問い合わせが来た際には、
一旦キャンセルしてもらって、打ち上げありの枠を増やして再度申し込みしてもらうという方法を取りましたが、
その間に他の方から申し込みがあり人数がオーバーしてしまいました🙀

ご連絡してキャンセルさせていただきましたが、仕様上起こりうる問題をあらかじめ予測し、専用枠で確保したり、
また connpass 上での連絡手段も少ないことも踏まえても、
打ち上げのみ別のサービスも併用して管理するなどの対策をしても良かったなと思いました。

延長コードの持参

書いた通りです。すっかり頭から抜けてました…🔌
複数のグループに分かれて作業しましたが、テーブルごとにコンセントが近くにあるわけではないので、延長コードが多数必要でした。

時間管理

受付時間と最後の片付け時間が足りずにバタバタしてしまったので、
開場・受付時間を長く設ける、片付け時間も含めて余裕を持ったスケジュールにする必要がありました🕑

打ち上げ費の徴収タイミング

打ち上げ料金の徴収タイミングは、予定では受付時に徴収する予定でしたが、上記の通り会場設営などで時間がかかってしまったため、
会場内でPayPayのQRコードを貼ったりしっかりと時間を設けたり、
打ち上げの最初に集めておくなど、何が一番スムーズか検討しておく必要あったと思いました💰

妊娠中など様々な状況の方が参加しやすいような配慮

当日は妊娠中の方の参加があり、打ち上げでお刺身が食べられないということがありました。また、地べたに座布団を敷いて座るタイプのお部屋でした。

今回は道外からの参加者の方も居たためお刺身のコースにしていましたが、イベントページ内に注意文を記載してもよかったなと思いました。
打ち上げのお店に背もたれ付きの椅子やせめて掘り炬燵などがあるかどうかうあ、禁煙かどうかの確認をしたり
当日の参加者の体調管理として、検温だけでも行い、他の参加者が感染症を持ち込んでいないことを運営として確認できれば、なお良かったなと思いました。

今後女性向けのイベントを行う機会があれば、そもそも打ち上げの食事内容に生物を避けたり、ノンアルコールのメニューが充実しているところを選ぶのも良いなと思いました😀

開催スタンスのすり合わせ

自分や共同企画者の出身スクール内では、オフラインもくもく会が各地で開催されていましたが、比較的もくもく会と称した交流が多めの会が多い印象でした。
しかし、スクール外の参加者の方はもくもく会というと、静かに作業するイメージで参加してくださった方も多かったと思います。
（実際に弊社から参加して下さった方からも、全然もくもくしてないもくもく会だったとフィードバックいただきました😂）

イベントページに、交流寄りということを最初から書いておけば良かったなと思いました。
ただ、イベントをきっかけに新しい交流が生まれるのは良いことだと思うので、「もくもく会」という名前を使うかどうか、会としてどういう方向で行なっていくかは明文化していくとよかったなと思いました。

名札・名前がわかりやすいような仕組み

こちらも弊社で参加して下さった方から、名前を覚えるのが苦手なため、
名札の用意など、わかりやすいよう工夫がより良くなるのではないかとの意見をいただきました。

名札の用意はコストがかかるため、ホワイトボードに名前を記載するという案を考えていましたが、行なっていませんでした…
当日の準備時間をしっかり取ることは大事ですね😇

開催後のアンケート実施

参加していただいた皆さんからフィードバックをいただき
定量的・客観的に振り返るために、アンケートを行えば良かったと思いました。
行う場合は、会場内でアンケート回答の時間を設けて、QRコードからアンケートに回答してもらうなど、回答が得られる工夫も併せてしていきたいと思いました。


良かった点

会場が安くとれたことで無料参加を実現できた

以前スクール内で企画していた際には、レンタルスペースを借りて、参加者で会場費を割り勘していました。
今回は札幌市の公共施設の貸し部屋を借りることができたため、会場費を安く抑えられ、無料参加を実現できました！

人数がほぼMAX

初めての開催に関わらず、会場の定員の20人中19人集まりほぼ満員で開催することができました✨

スクール受講期間中の方が現役エンジニアと交流できた

普段オフラインイベントにあまり参加していないスクール受講生の方が現役エンジニアと交流する場を作ることができました。
これは、スクール卒でないと出来ない、スクール内と connpass の両方で呼びかけたことによるものだと思います。

新しい交流を増やすことができた

地道に様々な場所で宣伝して来て下さった方、connpass 上から見つけて来てくれた方、元々のつながりで来て下さった方、スクール界隈の方など、
様々な界隈・職種・バックグラウンドの方々が集まり、新しい交流を増やすことができました。

異業種間で起業の話で盛り上がっているテーブルもありました🫢
普段交流の無い界隈の方々を、イベントによって繋げることができたのは良かったのではないかと思いました🤝🏻

共同運営の方々との連携

もくもく会開始時の自己紹介や会の趣旨を説明する際の、薬監枝さんの司会の雰囲気で、ハードルを下げ穏やかな会である雰囲気作りができ、交流が促されたと思いました。
のすけさんの受付時や打ち上げでの気遣いのある行動や立ち居振る舞いは、参加者の方に安心感を与えるものだと思いました。
一人で企画したらこのような会にはならなかったと思います。
一緒に企画して下さりありがとうございました！🙌🏻


さいごに

初めて connpass の企画にしては、総じて成功だったのではないかと思います！
完璧にスムーズな進行はできず反省もありましたが、
企画運営をするということの学びになった貴重な経験でした😊

もしまた何か企画や運営する機会があった際には、
参加者が快適に、参加して良かったと思えるような立ち回りや
環境整備をしたいと思います！

ここまで読んで下さりありがとうございました！


翌日スクール勢での美瑛・富良野観光（激混みだった）

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